Survei, survei demi survei, demi survei setuju -- pertemuan adalah buang-buang waktu dan semua orang membencinya.
Tetapi jika setiap jiwa yang hidup di kantor Anda mengeluh ketika undangan rapat baru masuk, mengapa Anda masih menghabiskan sebagian besar minggu Anda dengan duduk di ruang konferensi?
foto istri pertama todd chrisley
Sebagian dari jawabannya mungkin adalah praktik rapat yang tidak efisien. Beberapa masalah bisa diringankan dengan belajar menjalankan rapat yang cepat dan produktif. Tetapi beberapa dari pertemuan ini tidak dapat diperbaiki dan seharusnya tidak terjadi -- setidaknya untuk Anda.
Jenis pertemuan terakhir ini tidak dapat diperbaiki dengan logistik yang lebih baik. Mereka hanya perlu dihilangkan dari jadwal Anda. Di situlah Anda mengalami alasan besar lain untuk kegigihan pertemuan mengasapi -- sulit untuk mengatakan tidak kepada mereka. Jika undangan itu dari bos Anda, Anda tidak ingin menghina kegunaan pertemuan itu. Hal yang sama berlaku untuk seorang kolega, dan klien bisa menjadi yang paling sulit untuk ditolak.
Tapi jangan putus asa, Anda bisa keluar dari rapat dengan sopan tanpa menyinggung siapa pun atau terlihat malas. Di HBR baru-baru ini, Liane Davey, salah satu pendiri 3COze, menawarkan saran khusus berdasarkan masalah pertemuan umum .
1. Saat Anda belum siap untuk rapat
Bukan karena Anda pemalas, tentu saja, tetapi karena tim tidak memiliki cukup waktu untuk meneliti, berpikir, mempersiapkan, dll. tentang topik yang akan dibahas. Dalam hal ini, Davey menyarankan untuk mencoba menunda pertemuan dengan menggunakan bahasa seperti: 'Ini adalah topik yang menarik. Berdasarkan prioritas tahun kami saat ini, saya tidak yakin kami siap untuk percakapan yang produktif. Apakah mungkin untuk menunda pertemuan ini dan membiarkan kelompok kerja membuat sedikit kemajuan sebelum kita bertemu?'
2. Saat dibutuhkan orang hilang
Terkadang Anda dapat melihat pertemuan yang membuang-buang waktu satu mil jauhnya. Misalnya, ketika semua pihak terkait yang diperlukan untuk membuat keputusan tidak hadir, Anda tahu bahwa Anda pasti tidak akan pergi dengan item tindakan di tangan.
Soroti masalah ini kepada pengundang dengan mengatakan sesuatu seperti ini: 'Saya menantikan untuk membuat beberapa keputusan tentang masalah ini. Dari undangan rapat, sepertinya tidak ada Production [atau siapa pun] yang terlibat. Saya ingin menunggu sampai seseorang dari Production bersedia bergabung. Jika tidak, kami tidak akan dapat membuat keputusan apa pun.'
3. Ketika Anda adalah orang yang salah untuk berkontribusi
Terkadang masalahnya bukanlah sesuatu yang melekat pada pertemuan yang direncanakan -- tetapi Anda. Anda tidak cukup tahu atau tidak terlibat dalam masalah dengan cara yang benar untuk berkontribusi secara bermanfaat. Davey menawarkan contoh skrip ini untuk situasi ini: 'Saya tersanjung bahwa Anda tertarik dengan masukan saya. Saya tidak percaya bahwa saya adalah yang terbaik dalam topik ini. Saya melakukan sedikit penggalian dan sepertinya Pat akan memiliki konteks yang diperlukan. Apakah Anda akan lebih nyaman mengundang Pat daripada saya?' (Maaf, Pat.)
Sebagai alternatif, Anda dapat menendang tanggung jawab untuk mengurus bawahan atau atasan Anda. Di postingan lengkap , Davey juga menawarkan bahasa yang disarankan untuk kasus ini.
4. Ketika waktunya sangat tidak nyaman
Dalam kasus lain, rapat diatur dengan baik dan Anda dapat berkontribusi, tetapi waktu rapat sangat buruk bagi produktivitas Anda. Apakah Anda terjebak? Tidak, kata Davey, yang menyarankan Anda memilih keluar tetapi 'luangkan beberapa menit untuk mengumpulkan beberapa catatan dan memberi pengarahan kepada kursi atau peserta yang sesuai.'
Dalam menanggapi undangan, dia menawarkan bahasa yang disarankan ini: 'Ini akan menjadi diskusi penting. Saya tidak dapat hadir, tetapi saya akan meluangkan waktu untuk membagikan pemikiran saya sehingga Anda dapat memasukkannya ke dalam diskusi.'
berapa tinggi lil debbie?
5. Ketika sebagian besar pertemuan tidak relevan bagi Anda
Bagaimana bila hanya satu dari lima atau sepuluh item agenda pada pertemuan mendatang yang relevan bagi Anda? Jangan hanya duduk di sana memutar-mutar ibu jari Anda melalui 80 persen diskusi, saran Davey. Alih-alih, jelaskan bahwa Anda akan menghindar lebih awal, dengan menanggapi undangan seperti ini: 'Apakah mungkin untuk meliput diskusi rebranding sebagai item agenda pertama? Saya tidak bisa tinggal untuk seluruh pertemuan tetapi saya benar-benar ingin berkontribusi pada yang satu itu.'
Tentu saja, mengatakan tidak tidak hanya sulit dalam rapat. Anda kemungkinan akan mengalami masalah yang sama dengan permintaan yang salah atau salah arah di area lain dalam kehidupan kerja Anda juga. Untungnya, ada saran yang sama baiknya di luar sana tentang cara yang tepat untuk mengatakan tidak dengan baik pada permintaan kantor umum lainnya juga.
