Hampir dua puluh tahun yang lalu, salah satu perusahaan pertama tempat saya bekerja di luar perguruan tinggi memutuskan untuk mengadakan pertemuan kantor tahunan di luar ruangan.
Dan tidak hanya di apa saja lokasi luar ruangan. Untuk menaikkan dial ke '11' pada tingkat suasana hati yang menginspirasi?--meminjam 'metafora' yang sekarang klasik dari rockumentary kultus tahun 1980-an, 'Ini adalah Ketukan Tulang Belakang' ?--pertemuan perusahaan kami akan terjadi di tempat indah yang terletak di tepi jurang di tempat yang sangat indah Taman Ngarai Taroko di pantai timur Taiwan.
jesse bradford menikah dengan julie roberts
Saya telah menawarkan diri untuk membantu mitra pengelola kami menyiapkan presentasinya, yang dengan ambisius ingin diproyeksikannya pada layar yang ditempatkan di luar, dengan pegunungan hijau subur dan air terjun yang menderu sebagai latar belakang alam yang menginspirasi.
Saya tidak akan pernah melupakan rasa was-was yang saya miliki tentang rencananya. Ya, itu menginspirasi! Namun, meskipun saya baru saja bergabung dengan firma tersebut, saya sudah sangat akrab dengan masalah teknis yang sering kami temui. Kerusakan yang akan melumpuhkan presentasi kita, bahkan di ruang konferensi yang seharusnya aman di kantor kita, atau di kantor klien kita--tempat yang dapat diprediksi di mana kita dapat dengan mudah menemukan seseorang dari departemen TI yang dapat memperbaiki masalah kita dan membuat semuanya bekerja kembali .
Jadi, sebagai 'Rencana B', saya memutuskan untuk mencetak hardcopy presentasi pada malam sebelum perjalanan kereta dua jam kami keesokan paginya. Sementara semua orang telah meninggalkan kantor pada jam yang jauh lebih sehat, saya terjebak di ruang percetakan pada pukul 3 pagi, membuat salinan presentasi. (Untuk berjaga-jaga, tentu saja.)
Keesokan harinya, setelah perjalanan kereta api lintas negara dan satu jam perjalanan dengan bus melewati jalan pegunungan yang sangat sempit dan berkelok-kelok, kami tiba di tempat peristirahatan yang indah di tepi Ngarai Taroko.
Benar saja, proyektor.
Tidak.
Kerja.
(Tampilan tertekan di wajah mitra pengelola.)
(Isyarat Glenn dan kotak cetakannya!)
(Tampak kelegaan dan rasa syukur di wajah mitra pengelola.)
Saya telah mengalami lebih banyak kejutan, kesalahan, kecelakaan, dan, terkadang, kegagalan total, selama karier saya. Hari ini, kejutan tak terduga dan sangat tidak menyenangkan masih terjadi. Rencana yang disusun dengan baik dibuang ke luar jendela. Hal-hal terkadang benar-benar salah.
Berikut adalah beberapa pelajaran yang saya pelajari di sepanjang jalan yang telah membantu saya menavigasi banyak situasi sulit:
1. Berhati-hatilah dalam membuat asumsi.
Rencana mitra pengelola kami kreatif dan menginspirasi, tetapi juga didasarkan pada beberapa asumsi yang ternyata salah. Seperti proyektor bekerja. Saya terus melihat orang membuat asumsi yang didasarkan pada dosis optimisme yang berlebihan, pada informasi yang salah, atau hanya ketidaktahuan. Anda mungkin tidak dapat menghilangkan semua risiko yang mungkin terjadi, tetapi Anda pasti dapat menguranginya, dan mempersiapkan diri Anda untuk menghadapinya dengan lebih baik jika Anda melakukan apa yang saya sarankan di poin berikutnya.
2. Memetakan skenario potensial dan keputusan kunci.
Cobalah untuk memvisualisasikan acara yang Anda coba atur, atau produk yang Anda coba buat ('produk' ini bisa berupa laporan yang sangat kuantitatif, desain kreatif, komunikasi, atau apa pun yang sedang Anda kerjakan ). Kemudian plot beberapa kemungkinan skenario dan urutan kejadian yang bisa terjadi antara sekarang dan kejadian sebenarnya, atau saat Anda mengirimkan produk jadi Anda. Dalam 'Skenario A', apa yang mungkin terjadi? Tindakan apa yang perlu Anda dan orang lain ambil? Lakukan hal yang sama untuk 'Skenario B' dan 'Skenario C.' Namun, jangan lakukan semua ini, kecuali jika Anda juga melakukan apa yang saya sarankan di poin berikutnya.
3. Komunikasikan skenario Anda--dan dapatkan dukungan untuk mereka.
Hal terakhir yang ingin Anda lakukan adalah menyusun set cerdas 'Bagaimana jika?' dan keputusan penting, hanya untuk mengetahui bahwa tidak ada orang lain yang setuju dengan rencana Anda. Pastikan Anda mengomunikasikan 'Rencana A' dan 'Rencana B' Anda dengan pemangku kepentingan utama dan pembuat keputusan, sehingga mereka memahami apa yang diharapkan ketika segala sesuatunya tidak berjalan seperti yang direncanakan semula.
4. Jangan percaya teknologi (setidaknya tidak sepenuhnya).
Seluruh kehidupan profesional dan bahkan pribadi kita terikat erat dengan teknologi, kita tidak punya pilihan selain mempercayai kemampuannya untuk memberikan apa yang dijanjikannya.
Tapi kita semua tahu teknologi itu melakukan gagal, dan gagal cepat, dan gagal keras. Pastikan Anda memiliki rencana redundansi, bahwa Anda tahu cara memecahkan masalah dasar, dan bahwa Anda memiliki seorang ahli untuk dihubungi saat Anda membutuhkannya. Karena Anda akan melakukannya.
