Karyawan AS menghabiskan, rata-rata, sekitar seperempat dari minggu kerja menyisir ratusan email .
Terlepas dari kenyataan bahwa kami terpaku pada tombol balasan kami, pelatih karir Barbara Pachter mengatakan banyak profesional masih tidak tahu bagaimana menggunakan email dengan tepat.
Karena banyaknya pesan yang kita baca dan tulis, kita mungkin lebih rentan membuat kesalahan yang memalukan, dan kesalahan itu bisa berakibat serius.
Pachter menguraikan dasar-dasar etiket email modern dalam bukunya ' Esensi Etiket Bisnis .' Kami berbicara dengannya, dan mengeluarkan aturan paling penting yang perlu Anda ketahui.
Vivian Giang dan Rachel Sugar berkontribusi pada versi sebelumnya dari artikel ini.
1. Sertakan baris subjek langsung yang jelas
Contoh baris subjek yang baik mencakup 'Tanggal rapat diubah', 'Pertanyaan singkat tentang presentasi Anda', atau 'Saran untuk proposal'.
'Orang sering memutuskan apakah akan membuka email berdasarkan baris subjek,' kata Pachter. 'Pilih salah satu yang membuat pembaca tahu bahwa Anda sedang menangani masalah atau masalah bisnis mereka.'
2. Gunakan alamat email profesional
Jika Anda bekerja untuk sebuah perusahaan, Anda harus menggunakan alamat email perusahaan Anda. Tetapi jika Anda menggunakan akun email pribadi -- apakah Anda wiraswasta atau hanya suka menggunakannya sesekali untuk korespondensi terkait pekerjaan -- Anda harus berhati-hati saat memilih alamat itu, kata Pachter.
Anda harus selalu memiliki alamat email yang menyampaikan nama Anda sehingga penerima tahu persis siapa yang mengirim email. Jangan pernah menggunakan alamat email (mungkin sisa-sisa masa sekolah dasar Anda) yang tidak sesuai untuk digunakan di tempat kerja, seperti 'babygirl@...' atau 'beerlover@...' -- tidak peduli seberapa besar Anda menyukai sebuah minuman dingin.
3. Berpikir dua kali sebelum menekan 'balas semua'
Tidak ada yang mau membaca email dari 20 orang yang tidak ada hubungannya dengan mereka. Mengabaikan email bisa jadi sulit, dengan banyak orang mendapatkan notifikasi pesan baru di ponsel cerdas mereka atau pesan pop-up yang mengganggu di layar komputer mereka. Menahan diri dari menekan 'balas semua' kecuali Anda benar-benar berpikir semua orang dalam daftar perlu menerima email, kata Pachter.
4. Sertakan blok tanda tangan
Menyediakan pembaca Anda dengan beberapa informasi tentang Anda, saran Pachter. 'Umumnya, ini akan menyatakan nama lengkap Anda, jabatan, nama perusahaan, dan informasi kontak Anda, termasuk nomor telepon. Anda juga dapat menambahkan sedikit publisitas untuk diri Anda sendiri, tetapi jangan berlebihan dengan ucapan atau karya seni apa pun.'
Gunakan font, jenis ukuran, dan warna yang sama dengan email lainnya, katanya.
5. Gunakan salam profesional
Jangan gunakan ekspresi santai dan sehari-hari seperti, 'Hai kalian,' 'Yo,' atau 'Hai teman-teman.'
'Sifat santai tulisan kita seharusnya tidak mempengaruhi salam dalam email,' katanya. ' Hei adalah salam yang sangat informal dan umumnya tidak boleh digunakan di tempat kerja. Dan Saya juga tidak apa-apa. Menggunakan Hai atau Halo sebagai gantinya.'
Dia juga menyarankan agar tidak memperpendek nama siapa pun. Ucapkan 'Hai Michael,' kecuali Anda yakin dia lebih suka dipanggil 'Mike.'
6. Gunakan tanda seru dengan hemat
Jika Anda memilih untuk menggunakan tanda seru, gunakan hanya satu untuk menyampaikan kegembiraan, kata Pachter.
'Orang terkadang terbawa suasana dan menempatkan sejumlah tanda seru di akhir kalimat mereka. Hasilnya bisa terlihat terlalu emosional atau tidak dewasa,' tulisnya. 'Tanda seru harus digunakan dengan hemat dalam menulis.'
7. Hati-hati dengan humor
Humor dapat dengan mudah hilang dalam terjemahan tanpa nada atau ekspresi wajah yang tepat. Dalam pertukaran profesional, lebih baik tinggalkan humor dari email kecuali Anda mengenal penerima dengan baik. Juga, sesuatu yang menurut Anda lucu mungkin tidak lucu bagi orang lain.
Pachter mengatakan: 'Sesuatu yang dianggap lucu ketika diucapkan mungkin terlihat sangat berbeda ketika ditulis. Jika ragu, tinggalkan saja.'
8. Ketahuilah bahwa orang-orang dari budaya yang berbeda berbicara dan menulis secara berbeda
Miskomunikasi dapat dengan mudah terjadi karena perbedaan budaya , terutama dalam bentuk tulisan ketika kita tidak bisa melihat bahasa tubuh satu sama lain. Sesuaikan pesan Anda dengan latar belakang budaya penerima atau seberapa baik Anda mengenal mereka.
Aturan yang baik untuk diingat, kata Pachter, adalah bahwa budaya konteks tinggi (Jepang, Arab, atau Cina) ingin mengenal Anda sebelum berbisnis dengan Anda. Oleh karena itu, mungkin umum bagi rekan bisnis dari negara-negara ini untuk lebih pribadi dalam tulisan mereka. Di sisi lain, orang-orang dari budaya konteks rendah (Jerman, Amerika, atau Skandinavia) lebih suka langsung ke intinya dengan sangat cepat.
9. Balas email Anda -- meskipun email tersebut tidak ditujukan untuk Anda
Sulit untuk membalas setiap pesan email yang pernah dikirimkan kepada Anda, tetapi Anda harus mencobanya, kata Pachter. Ini termasuk ketika email secara tidak sengaja dikirimkan kepada Anda, terutama jika pengirimnya mengharapkan balasan. Balasan tidak diperlukan tetapi berfungsi sebagai etiket email yang baik, terutama jika orang ini bekerja di perusahaan atau industri yang sama dengan Anda.
Berikut ini contoh balasan: 'Saya tahu Anda sangat sibuk, tetapi saya rasa Anda tidak bermaksud mengirim email ini kepada saya. Dan saya ingin memberi tahu Anda agar Anda dapat mengirimkannya ke orang yang tepat.'
10. Tambahkan alamat email terakhir
'Anda tidak ingin mengirim email secara tidak sengaja sebelum Anda selesai menulis dan memeriksa pesan,' kata Pachter. 'Bahkan saat Anda membalas pesan, tindakan pencegahan yang baik adalah menghapus alamat penerima dan menyisipkannya hanya jika Anda yakin pesan siap dikirim.'
11. Koreksi setiap pesan
Kesalahan Anda tidak akan luput dari perhatian penerima email Anda. 'Dan, tergantung pada penerimanya, Anda mungkin akan dinilai karena membuatnya,' kata Pachter.
berapa banyak anak biologis yang dimiliki ricky smiley?
Jangan mengandalkan pemeriksa ejaan. Baca dan baca ulang email Anda beberapa kali, sebaiknya dengan suara keras, sebelum mengirimnya.
'Satu supervisor bermaksud menulis 'Maaf atas ketidaknyamanan ini,'' kata Pachter. 'Tapi dia mengandalkan pemeriksaan ejaannya dan akhirnya menulis 'Maaf untuk inkontinensia.''
12. Periksa kembali apakah Anda telah memilih penerima yang benar
Pachter mengatakan untuk berhati-hati saat mengetik nama dari buku alamat Anda pada baris 'Kepada' email. 'Sangat mudah untuk memilih nama yang salah, yang dapat memalukan bagi Anda dan orang yang menerima email secara tidak sengaja.'
13. Jaga agar font Anda tetap klasik
Purple Comic Sans memiliki waktu dan tempat (mungkin?) Tetapi untuk korespondensi bisnis, pertahankan font, warna, dan ukuran Anda klasik.
Aturan utama: Email Anda harus mudah dibaca orang lain.
'Umumnya, yang terbaik adalah menggunakan tipe 10 atau 12 poin dan font yang mudah dibaca seperti Arial, Calibri, atau Times New Roman,' saran Pachter. Sedangkan untuk warna, hitam adalah pilihan yang paling aman.
14. Jangan menyingkat nama penerima kecuali mereka meminta Anda untuk
' Nama saya Barbara. Saya tidak suka menerima email yang dialamatkan sebagai 'Hai Barb,'' katanya kepada Business Insider. 'Hal yang sama berlaku untuk menggunakan nama panggilan. Jangan panggil aku Barbie!'
Kecuali orang tersebut telah memberi tahu Anda bahwa mereka lebih suka nama panggilan, jangan memaksakan diri untuk menggunakannya. Anda mungkin hanya mencoba bersikap ramah atau informal, tetapi itu tidak pantas dan dapat mengganggu penerima.
15. Pastikan Anda mengeja nama penerima dengan benar
'Jika Anda menyinggung seseorang dalam salam, orang itu mungkin tidak akan membaca lebih jauh,' katanya.
Bersikaplah hormat dan eja nama penerima dengan benar. 'Banyak orang dihina jika namanya salah eja. Periksa ejaan yang benar di blok tanda tangan orang tersebut. Anda juga dapat memeriksa alamat email mereka. Seringkali, nama depan dan/atau belakang orang ada di alamat mereka.'
Jika Anda mengirim email ke klien potensial, mereka mungkin menganggap Anda kurang memperhatikan detail, atau terlalu sibuk atau terganggu untuk membuat nama mereka benar, dan itu bukan pesan yang ingin Anda kirim.
16. Awasi nada Anda
Sama seperti lelucon yang hilang dalam terjemahan, nada mudah disalahartikan tanpa konteks yang Anda dapatkan dari isyarat vokal dan ekspresi wajah. Oleh karena itu, mudah untuk dianggap lebih mendadak dari yang Anda inginkan. Maksud Anda 'terus terang'; mereka membaca 'marah dan ketus.'
Untuk menghindari kesalahpahaman, Pachter menyarankan Anda membaca pesan Anda dengan keras sebelum menekan tombol kirim. 'Jika kedengarannya kasar bagi Anda, itu akan terdengar kasar bagi pembaca,' katanya.
Untuk hasil terbaik, hindari penggunaan kata-kata negatif yang tegas ('gagal', 'salah', atau 'diabaikan'), dan selalu ucapkan 'tolong' dan 'terima kasih'.
17. Tidak ada yang rahasia -- jadi tulislah sesuai dengan itu
Selalu ingat apa yang tampaknya dilupakan oleh mantan Direktur CIA David Petraeus, Pachter memperingatkan: Setiap pesan elektronik meninggalkan jejak.
'Pedoman dasar adalah berasumsi bahwa orang lain akan melihat apa yang Anda tulis,' katanya, 'jadi jangan menulis apa pun yang Anda tidak ingin semua orang melihatnya.' Sebuah interpretasi yang lebih liberal: Jangan menulis apa pun yang akan merusak Anda atau menyakiti orang lain. Lagi pula, email sangat mudah diteruskan, dan lebih baik aman daripada menyesal.
Ini cerita pertama kali muncul di Orang Dalam Bisnis .
