Dengan segala hormat untuk olahpesan dan jejaring sosial, email tetap menjadi bentuk utama komunikasi bisnis. Sudah dikenal untuk membuat atau menghancurkan kesepakatan. Seringkali, itu bukan isi email, melainkan etiket pengirim (atau kekurangannya).
Saat menggunakan email begitu sering sepanjang kehidupan bisnis kita, terkadang kita mengabaikan aturan dasar komunikasi: bersikap sopan, menyapa orang dengan benar, merespons tepat waktu, dan banyak lagi.
BCC adalah contoh sempurna tentang bagaimana email dapat digunakan secara efektif atau sepenuhnya disalahgunakan. Saat menggunakan BCC, apakah kita memikirkan apa yang sedang kita lakukan dan bagaimana hal itu berpotensi menjadi bumerang?
Itu terjadi pada saya lebih dari sekali. Untuk menyelamatkan Anda dari rasa malu yang serius, saya ingin membahas masalah ini di sini dan sekarang.
Hanya ada dua situasi untuk BCC.
Pertama, email massal. Jarang mereka dibenarkan.
Jika Anda perlu mengirimnya - Anda memiliki buletin, misalnya, atau Anda mengirim undangan ke bar mitzvah putra Anda - membiarkan semua orang melihat alamat email setiap penerima adalah hal yang sangat dilarang. Gunakan BCC.
Sebagai penulis online, saya sering mendapatkan penawaran di kotak masuk saya, yang dikirim ke ratusan (bahkan ribuan) blogger dan jurnalis. Jika Anda seorang PR, perhatikan: Ini bukan cara melakukan PR, bahkan tidak dekat. Jika, karena alasan apa pun, menurut Anda email itu adalah ide yang bagus, gunakan BCC. Tidak ada jurnalis yang ingin emailnya diberikan kepada ratusan orang lain yang tidak dikenalnya.
Jika Anda tidak menggunakan BCC dalam skenario itu, Anda dapat berharap untuk masuk daftar hitam oleh banyak jurnalis. Atau anggota keluarga yang tidak setuju dengan daftar undangan bar mitzvah Anda.
Kedua, Anda benar-benar harus menggunakan BCC ketika seseorang memperkenalkan Anda kepada orang lain. Orang yang membuat intro melakukan hal yang baik, dan tidak harus menderita melalui setiap tanggapan terhadap email asli itu.
Dengan BCCing orang itu, dengan demikian Anda melepaskan mereka dari email yang akan mengikuti. Ini adalah kesopanan umum dan harus dilakukan 1-2 email setelah intro mereka.
Di luar itu, jangan pernah biarkan orang lain menguping dengan menggunakan BCC.
Dalam setiap kasus lain, ketika Anda mengirim email kepada seseorang dan BCC orang lain, Anda tidak jujur--suka atau tidak.
Anda mengirim email kepada Orang X dan tanpa mereka sadari, membiarkan Orang Y menguping percakapan Anda. Orang X tidak tahu bahwa orang lain sedang membaca email ini, padahal kenyataannya, Anda diam-diam mengirimkannya ke orang lain juga.
Mungkin ini terdengar seperti masalah kecil. Ini bukan.
berapa umur kenny wormald
Dalam bisnis, integritas dan transparansi adalah karakteristik Anda yang paling penting. Jika Anda adalah tipe orang BCC di semua email Anda, Anda bukan tipe orang yang ingin saya ajak berbisnis.
Ketika orang-orang BCC saya di email, saya segera membalas mereka dan memberitahu mereka untuk tidak pernah menggunakan BCC seperti ini lagi.
Yang membawa saya ke poin saya berikutnya: bahaya BCC.
BCC dapat menyebabkan situasi yang sangat canggung.
Saya pernah mengirim email kepada eksekutif tingkat yang sangat tinggi di Google untuk merekomendasikan seorang teman untuk pekerjaan. Saya membuat kesalahan dengan mengirim BCC ke teman itu untuk memberi tahu dia bahwa saya mengirim email itu.
Coba tebak apa yang teman saya lakukan? Dia tidak sengaja menjawab semua, mengatakan, 'Terima kasih.' Itu berarti eksekutif mendapat email ucapan terima kasih dari seseorang yang bahkan tidak dia sadari ada di utasnya.
Siapa yang akhirnya terlihat sangat buruk? Saya. Siapa yang tidak mendapatkan pekerjaan? Temanku.
Jika Anda benar-benar harus, gunakan tombol Forward.
Jika Anda merasa email yang Anda kirimkan mutlak harus dilihat oleh orang lain selain penerima, teruskan setelah Anda mengirimkannya. Ini sedikit lebih baik daripada menggunakan BCC. Saya masih tidak merekomendasikannya, meskipun.
Dengan meneruskan, Anda menghindari risiko Balas Semua--tapi itu bukan langkah yang lebih jujur. Anda masih berbagi email pribadi tanpa diketahui oleh salah satu pihak di utas.
Etika bisnis adalah segalanya. Mereka mulai dengan cara kita berkomunikasi. Jadilah tipe orang yang ingin Anda ajak bekerja sama--bukan tipe orang yang membuat Anda berkeringat dengan setiap email.
