Sementara komputasi awan bukanlah konsep yang benar-benar baru, Google Apps tentunya telah menyempurnakan teknologinya sehingga bisnis di mana pun dapat memanfaatkan kecepatan, aksesibilitas, dan penyimpanannya. Rangkaian Google Apps, yang mencakup merek dagang populer seperti Gmail, Google Kalender, dan Google Documents, dapat membuat alur kerja di antara karyawan Anda lebih lancar, dan bahkan menyediakan metode interaksi yang lebih baik dengan klien dan pelanggan. Panduan berikut akan menyoroti alasan dan cara Anda menerapkan Google Apps untuk meningkatkan operasi perusahaan Anda.
Cara Menggunakan Google Apps untuk Meningkatkan Bisnis Anda: Mengapa Menggunakan Google Apps?
Salah satu manfaat langsung yang dimiliki Google Apps untuk bisnis dibandingkan perangkat lunak desktop tradisional, seperti Microsoft Office, adalah hemat biaya. Dengan hanya $50 per tahun, rangkaian Google Apps mencakup akun pengguna dalam jumlah tak terbatas, akses ke semua aplikasi Google, penyimpanan email 25 GB per karyawan, dukungan pelanggan 24/7, dan jaminan waktu aktif jaringan 99,9 persen. (Ada juga versi gratis dengan jumlah terbatas keamanan jaringan dan akun pengguna, serta lebih sedikit aplikasi dan penyimpanan.) Dibandingkan dengan sebagian besar perangkat lunak bisnis dan TI, yang sering kali datang dengan jumlah lisensi terbatas per pembelian (belum lagi diperlukan server eksternal untuk meng-host sistem), Google Apps mungkin hanya menjadi kunci untuk memeras beberapa sen ekstra dari anggaran Anda.
'Jika kami membeli salinan Microsoft Office untuk semua orang di perusahaan, kami telah menghemat puluhan ribu dolar,' kata Brian Wyrick, wakil presiden operasi di Raidious, sebuah perusahaan pengembangan konten yang berbasis di Indianapolis. Seiring dengan penghematan biaya, Wyrick mengatakan Raidious mengadopsi suite Google Apps karena aksesibilitas yang diberikannya kepada desainer dan produsen mereka di berbagai bagian negara.
'Utilitas baik untuk setiap perusahaan start-up,' kata Wyrick, 'dan untuk dapat berbicara dengan karyawan baru di telepon, dan mengaturnya dengan program Web tanpa seorang IT harus memberikan akses kepada mereka adalah hal yang hebat.'
Manfaat lain dari Google Apps adalah kemampuan setiap aplikasi untuk berintegrasi satu sama lain – fitur yang disyukuri oleh Ken Hayes, pemilik perusahaan periklanan Internet yang berbasis di Danau Toluca, California. 'Apa yang baik tentang Google Apps adalah kenyataan bahwa saya dapat membuat satu akun utama untuk bisnis saya – dan email, kalender, dan situs web saya semuanya terikat bersama,' katanya. 'Tentu, ada email yang lebih baik di luar sana, tetapi tidak ada yang menemukan cara untuk menyatukan semuanya seperti Google.'
Gali Lebih Dalam: Google Apps dalam Game
Cara Menggunakan Google Apps untuk Meningkatkan Bisnis Anda: Memperlancar Komunikasi Internal dengan Gmail
Ketika Gmail pertama kali muncul, klien email pribadi dipuji karena kapasitas penyimpanannya yang tampaknya tak berdasar dan kemampuan pencarian kotak masuk yang secepat kilat. Namun dengan integrasi Google Apps, banyak fungsi Gmail bekerja sama efisiennya untuk bisnis. Sekali lagi, salah satu karakteristik Gmail yang paling menguntungkan adalah faktor cloud – karena tidak ada perangkat lunak yang rumit yang perlu dikhawatirkan, Gmail dapat diakses oleh karyawan Anda dari mana saja, tanpa harus mengunduh kontak atau pesan ke dalam perangkat.
'Salah satu hal hebat tentang Gmail adalah berbasis browser,' kata Wyrick. 'Kami terhubung melalui ponsel dan klien IMAP kami. Ini adalah kemampuan untuk tidak harus mengatakan, 'inilah instalasi Outlook Anda.''
Percakapan berulir Gmail juga membantu menyederhanakan pesan di antara rekan kerja. Misalnya, jika beberapa pihak di-CC dalam satu email, atau jika beberapa email memiliki baris subjek yang sama, semua pesan tersebut dikelompokkan bersama dengan setiap email baru yang dikirim, diletakkan sempurna di bagian atas kotak masuk dan menghilangkan kerumitan karena harus memeriksa pesan sebelumnya.
Selain itu, setiap lingkungan kantor harus memiliki metode untuk mengirim pesan per menit dengan cepat, dan jawaban Gmail adalah Google Chat, yang dibangun langsung ke antarmuka kotak masuk. 'Kami benar-benar telah mengurangi kebutuhan akan sistem telepon internal kami,' kata Wyrick tentang penggunaan Raidious dari messenger. Fitur obrolan juga memiliki komponen konferensi video yang dapat berguna ketika kolega dan karyawan perlu berkorespondensi dari lokasi yang jauh.
Meskipun Gmail adalah klien email yang hebat, Wyrick menyarankan untuk menetapkan beberapa administrator akun untuk akun bisnis bersama Anda. 'Setelah Anda mendaftar, Anda tidak pernah ingin memiliki semua telur Anda dalam satu keranjang,' katanya. 'Suatu hari Anda akan perlu melakukan sesuatu ketika administrator itu tidak ada.'
Gali Lebih Dalam: Jangan Pernah Membayar untuk Hosting Email Lagi
Cara Menggunakan Google Apps untuk Meningkatkan Bisnis Anda: Menyinkronkan Rapat dan Acara melalui Google Kalender
Bergantung pada jenis bisnis Anda, menjadwalkan janji temu bisa sangat memusingkan. Beberapa karyawan (atau, hanya satu) biasanya bertanggung jawab untuk melacak dan menyampaikan tanggal dan waktu, sebuah metode yang kondusif untuk kesalahan dan pertemuan yang terlewatkan. Dengan Google Kalender, beberapa karyawan dapat memposting acara pada satu kalender yang dapat diakses dan diedit oleh seluruh perusahaan. Selain itu, kalender ini dapat diberi kode warna sehingga pemirsa mengetahui perubahan pada janji temu. Administrator juga dapat mengatur izin ke kalender, sehingga hanya karyawan tertentu yang dapat melihat atau mengedit item.
Greg Cross, pendiri Cross Creative, perusahaan pemasaran digital yang berbasis di Greenfield, Indiana, mengatakan baru-baru ini dia mendorong salah satu klien utamanya untuk mengadopsi Google Kalender untuk membantu menyortir dan melindungi janji temu. '[Dia] memiliki pusat konseling, dan dia datang kepada saya dan berkata, 'Kami memiliki empat konselor dan kami sedang mencari cara agar klien kami dapat menjadwalkan janji temu secara online dan merahasiakannya,'' kata Cross. 'Anda dapat mengaturnya agar tidak menunjukkan bahwa Anda sedang menjalani sesi konseling dengan 'John Doe' tentang depresi.'
Fitur lain yang berguna dari Google Kalender adalah kemampuan untuk membuat acara melalui Gmail. Saat Anda menambahkan alamat email karyawan ke acara di kalender, karyawan tersebut akan dikirimi undangan untuk mengonfirmasi kehadirannya. Setelah mengonfirmasi, setiap karyawan dapat melihat dan menambahkan catatan ke acara tersebut.
Gali Lebih Dalam: Bicara Teknologi: Biro Iklan Bermigrasi ke Aplikasi Web
Cara Menggunakan Google Apps untuk Meningkatkan Bisnis Anda: Meningkatkan Kolaborasi dan Manajemen Proyek dengan Google Documents
Google Documents adalah aplikasi yang memungkinkan banyak pengguna membuat dan mengedit dokumen, presentasi, dan spreadsheet – semuanya di Web. Biasanya, rekan kerja berbagi dokumen dengan mengirim lampiran melalui email satu sama lain, yang sering kali menghasilkan versi file yang salah dan salinan yang tersebar dan salah tempat. Dengan Google Documents, file diedit di awan, tempat revisi disimpan dan dipulihkan secara otomatis.
Seperti kebanyakan Google Apps lainnya, administrator dapat mengatur izin di Google Documents sehingga hanya pekerja tertentu yang diizinkan untuk melihat dan berbagi file. Fitur nyaman lainnya adalah kemampuan untuk mengekspor dokumen ke berbagai jenis ekstensi file, yang dapat membantu pada saat klien atau pelanggan membutuhkan file PDF secepatnya.
'Saya menggunakan Google Documents secara internal,' kata Cross. 'Saya memiliki seorang desainer grafis yang hanya bekerja paruh waktu, jadi saya memposting perkiraan dan proposal klien di sana.' Menggunakan Google Documents untuk mengedit file umum lainnya seperti rencana perjalanan, buletin, dan artikel dapat membantu menyelesaikan masalah umum yang muncul di antara karyawan saat berkolaborasi dalam proyek.
Meskipun Google Docs bermanfaat bagi banyak pemilik bisnis, Wyrick dari Raidious mengatakan bahwa satu hal yang perlu diingat adalah kenyataan bahwa orang-orang di staf Anda akan memiliki berbagai tingkat keterampilan komputer. Jadi, jika dan ketika Anda menerapkan Google Documents untuk membuat dan mengedit file terpenting Anda, kata Wyrick, mungkin membantu untuk menunjuk seorang juara proyek yang memahami aplikasi tersebut.
'Mungkin ada beberapa pengguna yang kurang tertarik dengan perubahan ini,' kata Wyrick. Dia juga menyarankan pendatang baru untuk sering mengunjungi panduan bantuan di situs Google Apps.
Gali Lebih Dalam: 10 Tips untuk Bootstrap Teknologi Anda
Cara Menggunakan Google Apps untuk Meningkatkan Bisnis Anda: Berbagi Pengetahuan Perusahaan dengan Google Sites
Google Sites adalah alat pembuatan situs dasar yang dapat digunakan perusahaan untuk membuat pusat informasi intranet pribadi bagi karyawan, atau bahkan domain publik yang berfungsi sebagai wajah bisnis Anda. Google Sites memungkinkan Anda mengimpor informasi dari aplikasi lain, seperti kalender janji temu atau formulir klien standar, dan mempostingnya ke situs Anda agar karyawan atau pelanggan dapat mengaksesnya dengan mudah.
'Google Sites seperti sistem wiki,' kata Hayes, yang menggunakan aplikasi tersebut sehingga dia dan mitra bisnisnya di Denmark dapat melacak proyek, ide, dan kontraktor perusahaan. 'Saya memiliki bagian yang disiapkan untuk ide pesaing yang ingin kami tingkatkan, dan bahkan masalah yang ingin kami perbaiki dalam bisnis kami.'
Anda hanya dapat menunjuk karyawan tertentu untuk memiliki kemampuan administratif, yaitu mengedit dan memposting informasi situs, atau memberikan akses ke seluruh tim Anda (terutama jika Anda bekerja dengan staf yang erat).
Gali Lebih Dalam: 10 Aplikasi dan Layanan Gratis Teratas untuk Bisnis
Cara Menggunakan Google Apps untuk Menjalankan Bisnis Anda: Menemukan Sumber Daya Tambahan di Google Apps Marketplace
Jika aplikasi yang dibuat secara eksklusif oleh Google tidak memenuhi semua kebutuhan Anda, jangan lupa untuk memeriksa Google Apps Marketplace, di mana Anda dapat menemukan banyak aplikasi pihak ketiga – beberapa gratis – yang melayani berbagai fungsi dan terintegrasi dengan aplikasi standar lainnya. Penggajian Online Intuit, misalnya, memungkinkan Anda membayar karyawan langsung dari Google Kalender dan memberi mereka akses online ke slip gaji. Zoho CRM adalah alat manajemen hubungan pelanggan yang membantu meningkatkan interaksi klien dalam beberapa cara, seperti melacak dan menyortir percakapan email.
Untuk meningkatkan kemampuan Google Kalender, Greg Cross dari Cross Creative menggunakan Tungle.me, sebuah aplikasi yang memungkinkan anggota untuk mempublikasikan jadwal publik, menerima permintaan janji temu, dan mengurangi pemesanan ganda. 'Ini benar-benar membantu arus utama alur kerja saya,' kata Cross. 'Ketika orang tersebut mengonfirmasi janji temu, itu masuk ke kalender [Google] saya, dan saya diperingatkan di ponsel saya. Jadi di antara kolaborasi dua fitur itu, ini sangat cocok untuk saya.'
Menurut Cross, Google Apps untuk bisnis dengan cepat menjadi kebutuhan dan produk yang kurang menarik untuk dicoba. Interoperabilitas aplikasi, bersama dengan aksesibilitas cloud, katanya, memberi banyak orang kesempatan untuk memanfaatkan teknologi kantor secara efisien untuk pertama kalinya. 'Akan menarik untuk melihat bagaimana perusahaan perangkat lunak lain bertahan di masa depan, karena aplikasi berbasis web lebih dari sekadar mode,' kata Cross. 'Ini bukan 'gelombang masa depan' – ini sekarang.'
Gali Lebih Dalam: 5 Paket Perangkat Lunak Hebat untuk Bootstrappers
