Selain rencana bisnis, ringkasan eksekutif mungkin yang paling penting dari semua dokumen bisnis. Dapat dikatakan bahwa hampir setiap keputusan besar di dalam perusahaan apa pun ukuran apa pun melibatkan ringkasan eksekutif selama proses pengambilan keputusan.
Sayangnya, banyak orang salah percaya bahwa ringkasan eksekutif adalah ringkasan dokumen, seperti 'Catatan Tebing.' Tidak.
Tujuan ringkasan eksekutif adalah untuk merekomendasikan keputusan, bukan memberikan informasi. Dokumen yang lebih panjang memberikan bukti penelusuran untuk rekomendasi tersebut.
Secara longgar berdasarkan percakapan yang saya lakukan dengan guru proposal Tom Sant , berikut ini cara menulis ringkasan eksekutif yang akan meyakinkan eksekutif (atau tim eksekutif) untuk membuat keputusan:
1. Jelaskan masalah, kebutuhan atau tujuan.
Di bawah tulisan 'EXECUTIVE RINGKASAN' menjelaskan dalam satu atau dua kalimat (paling banyak) mengapa keputusan diperlukan. Spesifik dan sertakan pengukuran yang dapat diukur, jika memungkinkan.
Salah:
Dokumen ini menjelaskan solusi XYZ secara rinci. Berikut rangkuman isinya...
Baik:
Kami mengalami kekurangan juta dalam pendapatan tahunan karena pemadaman jaringan telekomunikasi.
2. Jelaskan hasil yang diinginkan.
Dalam satu atau dua kalimat (paling banyak) menggambarkan apa yang akan berbeda jika masalah diselesaikan, kebutuhan terpenuhi, atau tujuan tercapai. Jangan berikan detail solusi apa pun.
Salah:
Dalam Bab 1, kami menjelaskan beberapa kapasitor fluks analog yang memenuhi standar...
Baik:
Menurut perkiraan kami (lihat Bagian 1), mengurangi atau menghilangkan pemadaman ini akan meningkatkan profitabilitas kami sebanyak 20%.
3. Jelaskan solusi yang Anda usulkan.
Di bawah kata 'PROPOSAL', jelaskan dalam serangkaian paragraf pendek elemen solusi Anda untuk masalah (seperti pada Langkah 1) yang akan menciptakan hasil yang diinginkan (seperti pada Langkah 2).
Di setiap paragraf, lihat bagian dalam dokumen yang lebih besar di mana bagian dari solusi Anda dijelaskan secara rinci. Buat setiap paragraf renyah dan mudah dibaca. Hindari jargon, biz-blab dan abstraksi yang tidak perlu. Jika memungkinkan, susunlah paragraf-paragraf menjadi rencana langkah demi langkah.
Salah:
Memanfaatkan infrastruktur kami yang ada akan memanfaatkan investasi teknologi masa lalu sambil mengoptimalkan persyaratan pelatihan ulang. Keandalan yang ditingkatkan akan menyebabkan produktivitas penting misi kami meledak, sehingga menciptakan keunggulan kompetitif yang dimonetisasi.
Baik:
Untuk mengatasi masalah di atas, kami mengusulkan sebagai berikut:
1. Beli dan pasang sistem percontohan. Ini akan memungkinkan kami untuk menguji perangkat lunak baru tanpa membahayakan operasi kami sehari-hari. Persyaratan untuk sistem percontohan ini dijelaskan dalam Bagian 4.
[langkah lagi]
4. Jelaskan bagaimana Anda akan mengatasi risiko.
Setiap keputusan bisnis yang bukan tanpa otak melibatkan beberapa tingkat risiko. Oleh karena itu, di bawah judul 'RISIKO' jelaskan secara singkat risiko-risiko tersebut dan bagaimana Anda mengusulkan untuk mengatasinya (atau mengapa risiko tersebut sebenarnya bukan risiko).
Sekali lagi, jaga agar paragraf ini tetap ketat. Gunakan bahasa yang sederhana. Seperti langkah sebelumnya, ikat setiap paragraf ke bagian yang relevan dari dokumen yang lebih panjang.
Salah:
Solusi yang diusulkan adalah agnostik vendor dan terintegrasi ke dalam beberapa arsitektur sistem melalui penggunaan skrip siap-eksekusi yang disesuaikan...
Baik:
Untuk mengubah seluruh departemen layanan pelanggan, kami perlu melatih kembali personel layanan kami, yang dapat mengurangi waktu respons departemen. Namun, kami berencana untuk mengurangi kemungkinan itu dengan menulis manual pelatihan yang disesuaikan.
5. Mintalah keputusan yang ingin Anda buat.
Di bawah judul 'REKOMENDASI', jelaskan dalam kata-kata sesedikit mungkin, keputusan yang Anda ingin eksekutif buat. Jadilah spesifik.
Jika keputusan melibatkan uang sertakan jumlahnya. Jika ada alasan bahwa keputusan harus dibuat pada waktu tertentu, kemukakan.
Salah:
Kekhawatiran kami yang berkelanjutan tentang pemadaman sistem telepon terus berdampak pada perusahaan kami dan oleh karena itu harus ditangani dengan cara yang cepat.
Baik:
Untuk menyelesaikan proyek ini pada akhir tahun fiskal berjalan tanpa mengganggu operasi kami saat ini, kami membutuhkan Anda untuk menyetujui peningkatan juta dalam anggaran TI kuartal berikutnya.
Contoh Ringkasan Eksekutif
Di bawah ini adalah dua ringkasan eksekutif yang dijelaskan di atas karena mereka benar-benar muncul. Jangan sampai Anda berpikir bahwa contoh pertama tidak jelas secara artifisial, saya jamin bahwa saya pribadi telah melihat yang lebih buruk. Jauh lebih buruk.
Salah:
RINGKASAN BISNIS PLAN
Dokumen ini menjelaskan solusi XYZ secara rinci. Berikut rangkuman isinya:
Dalam Bab 1, kami menjelaskan beberapa kapasitor fluks analog yang memenuhi standar...
[lebih banyak ringkasan bab]
Memanfaatkan infrastruktur kami yang ada akan memanfaatkan investasi teknologi masa lalu sambil mengoptimalkan persyaratan pelatihan ulang. Keandalan yang ditingkatkan akan menyebabkan produktivitas penting misi kami meledak, sehingga menciptakan keunggulan kompetitif yang dimonetisasi. Solusi yang diusulkan adalah agnostik vendor dan terintegrasi ke dalam beberapa arsitektur sistem melalui penggunaan skrip siap-eksekusi yang disesuaikan.
Kekhawatiran kami yang berkelanjutan tentang pemadaman sistem telepon terus berdampak pada perusahaan kami dan oleh karena itu harus ditangani dengan cara yang cepat.
Baik:
RINGKASAN BISNIS PLAN
Kami mengalami kekurangan juta dalam pendapatan tahunan karena pemadaman jaringan telekomunikasi.
Menurut perkiraan kami (lihat Bagian 1), mengurangi atau menghilangkan pemadaman ini akan meningkatkan profitabilitas kami sebanyak 20%.
USUL
Untuk mengatasi masalah di atas, kami mengusulkan sebagai berikut:
- Beli dan pasang sistem percontohan. Ini akan memungkinkan kami untuk menguji perangkat lunak baru tanpa membahayakan operasi kami sehari-hari. Persyaratan untuk sistem percontohan ini dijelaskan dalam Bagian 4.
[langkah lagi]
RISIKO
- Kemungkinan waktu respons yang lebih rendah . Pada Tahap 3 dari rencana di atas, kita perlu melatih kembali personel servis kita, yang untuk sementara dapat mengurangi waktu respons rata-rata departemen. Namun, kami berencana untuk mengurangi kemungkinan itu dengan menulis manual pelatihan yang disesuaikan.
[lebih banyak risiko]
REKOMENDASI
siapa ibu camille winbush?
Untuk menyelesaikan proyek ini pada akhir tahun fiskal berjalan tanpa mengganggu operasi kami saat ini, kami membutuhkan Anda untuk menyetujui peningkatan juta dalam anggaran TI kuartal berikutnya.
Serius, mana dari dua ringkasan eksekutif tersebut yang menurut ANDA akan menghasilkan keputusan terbaik?
