manual karyawan , manual kebijakan dan prosedur, buku pegangan karyawan -- apa pun sebutannya -- sering dianggap sebagai kejahatan yang perlu dilakukan baik oleh karyawan maupun pemberi kerja. Mereka biasanya menimbulkan kekhawatiran dari karyawan, terutama jika mereka tidak jelas, ditulis dengan baik, dan spesifik untuk bisnis dan jika mereka sebagian besar berfokus pada hal negatif -- dengan kata lain daftar, hanya apa yang tidak boleh dilakukan. Pengusaha, sementara itu, biasanya melihat manual ini dalam hal bagaimana menutupi ... aset mereka ... jika ada tuntutan hukum potensial.
Namun, ada cara yang lebih baik.
Para ahli mengatakan bahwa usaha kecil dan menengah dapat membuat manual karyawan yang melindungi mereka dari litigasi dan membuat anggota staf merasa nyaman dengan menguraikan secara positif kebijakan perusahaan. Untuk memiliki manual kebijakan yang efektif, pemberi kerja harus meluangkan waktu untuk mengidentifikasi apa yang penting bagi bisnis, baik dalam menjaga informasi dan kebahagiaan karyawan, serta mencapai tujuan bisnis perusahaan. 'Ini dapat berfungsi sebagai buku pedoman dan menjelaskan aturan permainan bagi karyawan tentang apa yang diharapkan dari mereka,' kata Nancy Cooper, ketua kelompok tenaga kerja dan pekerjaan Garvey Schubert Barer , sebuah firma hukum yang berbasis di Portland, Oregon.
'Nilainya adalah karyawan dapat memahami apa yang diharapkan dari mereka dan apa yang dapat mereka harapkan dari perusahaan,' tambah Paul Rowson, direktur pelaksana di Dunia di Tempat Kerja , asosiasi sumber daya manusia global yang berfokus pada kompensasi, tunjangan, kehidupan kerja, dan penghargaan total terintegrasi. 'Ini termasuk bagaimana keputusan gaji dibuat, bagaimana mereka dinilai berdasarkan kinerja mereka, bagaimana perusahaan memperlakukan hal-hal seperti cuti sakit dan tunjangan lainnya, bagaimana perusahaan memandang program kehidupan kerja dan bagaimana mereka akan diperlakukan dalam perselisihan.' Memiliki semua masalah yang dijabarkan dalam buku pegangan dapat membebaskan seorang karyawan untuk melakukan pekerjaan terbaik mereka, tambahnya, tanpa khawatir bahwa majikan akan memperlakukan mereka secara tidak adil.
Tetapi iblis ada dalam detailnya, seperti yang mereka katakan. Keberhasilan buku pegangan karyawan bergantung pada apa yang Anda sertakan dan bagaimana Anda menyampaikan kebijakan. Aturan pertama untuk menulis buku pedoman yang menang adalah bahwa itu harus ditulis dengan cara yang jelas, dapat dimengerti, dan mencerminkan budaya bisnis. Kebijakan tertentu perlu ada dalam buku pegangan oleh hukum. Ini berarti Anda harus meluangkan waktu untuk mempelajari tentang persyaratan lokal dan negara bagian, serta persyaratan federal, kata Cooper. Kebijakan lain harus ada dalam buku pegangan untuk melindungi majikan. 'Tidak peduli alasan di balik kebijakan, semua harus ditegakkan secara konsisten,' tambahnya.
Catatan Editor: Mencari HR Outsourcing untuk perusahaan Anda? Jika Anda menginginkan informasi untuk membantu Anda memilih salah satu yang tepat untuk Anda, gunakan kuesioner di bawah ini agar mitra kami, BuyerZone, memberi Anda informasi secara gratis:
Panduan berikut akan menguraikan apa yang harus Anda sertakan menurut undang-undang, klausul yang menurut para ahli hukum harus disertakan dalam setiap buku pegangan karyawan, dan kemudian ketentuan opsional lainnya yang mungkin ingin Anda sertakan dalam buku pegangan karyawan untuk membuatnya bekerja untuk Anda dan karyawan Anda.
Apa yang Harus Disertakan Dalam Buku Pegangan Karyawan: Ketentuan Buku Pegangan yang Diwajibkan oleh Hukum
Sebelum mulai menulis buku pegangan karyawan, para pemimpin bisnis perlu memahami apa yang perlu mereka sertakan dalam undang-undang. Itu juga dapat menentukan bagaimana Anda memutuskan untuk mengatur buku pegangan karyawan.
Langkah pertama adalah membiasakan diri dengan undang-undang ketenagakerjaan federal, negara bagian, dan lokal yang harus Anda patuhi -- beberapa bahkan diwajibkan untuk dicantumkan dalam buku pegangan karyawan perusahaan. Departemen Tenaga Kerja A.S. merinci informasi untuk pengusaha tentang undang-undang federal yang memengaruhi masalah tempat kerja di situs webnya di www.dol.gov . Jika bisnis Anda beroperasi di lebih dari satu negara bagian, Anda mungkin memiliki alasan hukum untuk menulis buku pegangan yang berbeda untuk karyawan di setiap negara bagian. 'Setiap negara bagian memiliki undang-undang ketenagakerjaan yang unik,' kata Cooper. 'Banyak undang-undang di tingkat negara bagian mengatakan bahwa Anda harus memilikinya dalam buku pegangan.'
brandi dari storage wars bio
Masalah lain juga dapat memengaruhi cara Anda mendekati buku pegangan karyawan. Misalnya, jika Anda memiliki unit bisnis yang berbeda, seperti fasilitas manufaktur dan fasilitas penjualan dan penelitian, Anda mungkin ingin agar buku pegangan inti sama untuk setiap kelompok karyawan tetapi Anda mungkin ingin menyertakan kebijakan khusus untuk unit bisnis tertentu. , seperti jika satu unit bisnis memiliki serikat pekerja atau karyawan yang dibayar per jam, kata Cooper.
Setelah menentukan bagaimana Anda akan mendekati buku pegangan karyawan, Anda perlu menentukan kebijakan mana yang perlu Anda sertakan secara hukum. Beberapa perusahaan menawarkan perangkat lunak atau template yang dapat menjadi awal yang baik untuk memandu Anda melalui proses tersebut. Tetapi kebijakan dapat bervariasi dari satu negara bagian ke negara bagian lainnya. Jika Anda tidak yakin kebijakan mana yang diwajibkan oleh hukum, Anda harus menghubungi organisasi sumber daya manusia atau pengacara ketenagakerjaan Anda. Banyak departemen tenaga kerja negara bagian juga memiliki daftar di situs web mereka untuk majikan tentang undang-undang yang harus mereka patuhi ketika melakukan bisnis di negara bagian dan ini dapat membantu dalam menentukan apa yang harus disertakan dalam buku pegangan karyawan.
Kebijakan yang perlu Anda sertakan dalam buku pegangan karyawan menurut undang-undang dapat mencakup hal-hal berikut:
- Kebijakan cuti medis keluarga . Undang-undang Cuti Medis Keluarga pemerintah federal mengharuskan majikan dengan ukuran tertentu harus memberi karyawan cuti hingga 12 minggu tanpa dibayar selama periode 12 bulan untuk kelahiran atau perawatan anak, untuk merawat anggota keluarga dekat dengan kondisi kesehatan yang serius. , atau jika karyawan memiliki kondisi kesehatan yang serius. Banyak negara bagian juga memiliki kebijakan mereka sendiri mengenai cuti keluarga yang tidak dibayar.
- Kebijakan kesetaraan pekerjaan dan non-diskriminasi . Departemen Tenaga Kerja A.S. mewajibkan banyak bisnis untuk memposting informasi yang menyatakan bahwa bisnis tersebut mengikuti undang-undang non-diskriminasi dan kesempatan kerja yang setara dalam perekrutan dan promosi.
- Kebijakan kompensasi pekerja . Banyak negara bagian mengharuskan karyawan diberitahu tentang kebijakan kompensasi pekerja secara tertulis.
Di antara undang-undang lain yang mungkin memerlukan penyertaan dalam buku pegangan karyawan adalah kebijakan mengenai akomodasi penyandang disabilitas, kebijakan cuti militer, kebijakan akomodasi menyusui, dan kebijakan cuti korban kejahatan.
Menggali lebih dalam: Cara Merakit Buku Pegangan Karyawan
Apa yang Harus Disertakan Dalam Buku Pegangan Karyawan: Klausul Setiap Buku Pegangan Karyawan Harus Disertakan
Ada beberapa penafian umum yang harus dimiliki setiap buku pegangan karyawan.
teri nelson putri david nelson
- Bukan kontrak . Sangat penting untuk menunjukkan bahwa buku pegangan hanya itu -- sebuah buku pegangan -- dan tidak menjanjikan apapun tentang kelanjutan pekerjaan. Cooper merekomendasikan kata-kata berikut: 'Buku pegangan ini bukan kontrak, tersurat maupun tersirat, juga tidak menjamin pekerjaan untuk jangka waktu tertentu. Meskipun kami berharap hubungan kerja kami akan bersifat jangka panjang, baik Perusahaan atau Anda dapat mengakhiri hubungan kapan saja, dengan atau tanpa pemberitahuan, dengan atau tanpa alasan, sejauh diizinkan oleh hukum.'
- Buku pegangan mengalahkan dokumen kebijakan sebelumnya . Buku pegangan ini harus menjelaskan bahwa itu adalah kata pamungkas tentang kebijakan perusahaan. Cooper menyarankan Anda untuk menggunakan bahasa berikut: 'Buku Pegangan Karyawan ini menggantikan dan menggantikan semua kebijakan dan prosedur sebelumnya termasuk, namun tidak terbatas pada, semua memorandum atau kebijakan tertulis yang mungkin telah diterbitkan tentang pokok bahasan yang tercakup dalam buku pegangan ini.'
- Kebijakan dalam buku pegangan dapat berubah . Sangat penting untuk meninggalkan sedikit ruang gerak karena waktu berubah, masalah baru muncul, dan Anda mungkin perlu melakukan revisi. Beginilah cara Cooper menyarankan Anda untuk mengatakan ketentuan ini: 'Kebijakan yang tercakup dalam buku pegangan ini hanyalah pedoman dan dapat berubah sewaktu-waktu jika dianggap tepat dan perlu oleh Perusahaan. Dari waktu ke waktu Anda mungkin menerima pemberitahuan tentang kebijakan, prosedur, manfaat, atau program baru atau yang dimodifikasi.'
- Halaman pengakuan karyawan . Untuk melindungi bisnis Anda, dan memverifikasi bahwa karyawan Anda mengetahui bahwa perusahaan Anda mematuhi undang-undang ini, penting untuk menyertakan halaman pengakuan yang ditandatangani dan dikembalikan oleh karyawan. Pengakuan harus menyatakan bahwa karyawan memahami bahwa adalah tanggung jawab mereka untuk membaca dan mengikuti kebijakan. 'Anda ingin agar halaman pengakuan dapat dilepas dari buku pegangan,' kata Cooper. 'Setelah ditandatangani, itu harus masuk ke arsip personalia karyawan.'
Menggali lebih dalam: Alat: Pengakuan Tanda Terima Buku Pegangan Karyawan
Apa yang Harus Disertakan dalam Buku Pegangan Karyawan
Sebelum Anda menulis buku pegangan karyawan Anda, Anda juga harus meluangkan waktu untuk menentukan apa yang penting bagi Anda sebagai sebuah bisnis. Apakah Anda peduli dengan penampilan karyawan Anda saat mereka bekerja? Apakah Anda ingin mereka menahan diri dari mengirim pesan teks saat bekerja? Apakah Anda peduli jika mereka membuat blog tentang perusahaan? Jika masalah tersebut penting bagi Anda, dan Anda memiliki ekspektasi terhadap perilaku karyawan, Anda harus mengatasinya dalam sebuah kebijakan.
'Masalah penting dapat berupa hal-hal seperti kemampuan karyawan untuk menggunakan ponsel di tempat kerja atau saat mengemudi; berurusan dengan cara yang tepat (atau cara yang tidak pantas) bahwa karyawan mendiskusikan majikan di ruang obrolan atau di blog setelah jam kerja; atau bahkan kemampuan pemberi kerja untuk mengatasi masalah yang ditimbulkan oleh cara karyawan menggunakan komputer, email, dan pesan suara mereka,' kata Cooper. 'Salah satu hal yang paling penting untuk diingat adalah bahwa buku pegangan Anda perlu mencerminkan cara Anda melakukan bisnis. Jika Anda menulis kebijakan, bersiaplah untuk menegakkan kebijakan -- apakah itu batas penetapan kebijakan atau tujuan pendukung kebijakan. Anda perlu membuat buku pegangan Anda menjadi cerminan sejati dari bisnis Anda.'
Anda juga perlu memutuskan nada apa yang ingin Anda ambil dari buku pegangan Anda. Banyak buku pegangan ditulis dari sudut pandang negatif 'tidak boleh'. Beberapa manual yang paling efektif, bagaimanapun, adalah yang ditulis dari perspektif positif. 'Tentu karyawan perlu mengetahui perilaku seperti apa yang akan menyebabkan masalah, seperti ketidakhadiran yang berlebihan, tetapi kebijakan tersebut tidak harus ditulis dengan fokus pada hukuman,' kata Cooper.
Berikut adalah panduan untuk bagian apa yang mungkin ingin Anda sertakan dalam buku pegangan karyawan:
1. Sejarah Perusahaan . Meskipun tidak diperlukan, bagian singkat yang membahas sejarah perusahaan dan misinya dapat membantu mengatur nada untuk buku pegangan karyawan. Rowson mengatakan bagian ini dapat mencakup diskusi tentang pernyataan misi perusahaan, apa alasannya, siapa pelanggannya, apa posisinya di pasar, dll. 'Anda dapat berbicara tentang pendiri untuk memahami sejarah perusahaan. atau budaya,' kata Rowson. 'Anda dapat menambahkan diskusi tentang tim kepemimpinan sehingga orang merasa seolah-olah mereka tahu untuk siapa mereka akhirnya bekerja.' Cooper memperingatkan untuk tidak membuat janji apa pun di bagian ini, seperti berjanji untuk membayar karyawan dengan harga terbaik di bidang Anda, yang mungkin sulit dipertahankan jika perusahaan mengalami masa sulit ekonomi.
2. Kebijakan Waktu Libur Berbayar . Bagian ini menjelaskan kebijakan liburan perusahaan, seperti bagaimana waktu liburan diperoleh, dan bagaimana menjadwalkan waktu libur. Itu juga harus menjelaskan hari libur mana yang diamati perusahaan, termasuk hari libur mana perusahaan tutup dan, jika perusahaan adalah restoran atau bisnis lain yang tetap buka pada hari libur, bagaimana karyawan akan diberi kompensasi untuk bekerja pada hari libur. Anda mungkin juga ingin menangani cuti sakit, cuti medis keluarga, dan jenis cuti lainnya, seperti cuti pasangan militer.
3. Perilaku Karyawan . Di bawah judul ini, Anda dapat mendiskusikan kebijakan kehadiran, istirahat makan dan waktu istirahat, serta ekspektasi umum tentang perilaku karyawan. Ini dapat mencakup menyatakan kebijakan terhadap diskriminasi pelecehan karyawan, larangan merokok, kebijakan penyalahgunaan zat, bagaimana karyawan dapat menggunakan Internet atau email, dan aturan berpakaian -- jika Anda memiliki yang terakhir. Anda mungkin ingin membahas bagaimana karyawan harus menangani resolusi konflik. Jadikan bagian ini bersifat sangat umum. 'Jangan terlalu detail,' kata Cooper. 'Sudah menjadi sifat manusia untuk menginginkan daftar cucian dari semua hal yang dapat diterima, tetapi sudah menjadi sifat manusia bahwa Anda akan melupakan sesuatu juga.'
4. Bayar dan Promosi . Jelaskan metode pembayaran Anda dan beri tahu karyawan apakah mereka akan dibayar setiap minggu atau setiap dua minggu atau apa pun. Di sinilah Anda menyatakan kebijakan lembur Anda, menentukan jam kerja, dan mendiskusikan struktur nilai gaji Anda sehingga orang tahu di mana mereka cocok dalam hierarki, kata Rowson. 'Hal terakhir yang ingin Anda lakukan ketika Anda mempekerjakan seseorang adalah mengejutkan mereka tentang kapan gaji mereka akan tiba,' kata Rowson. 'Anda ingin memberi tahu orang-orang seberapa sering mereka akan dibayar dan bagaimana mereka akan dibayar, apakah Anda menawarkan setoran langsung, dan berapa periode pembayaran dalam setahun.' Anda juga dapat berbicara tentang jenis paket kompensasi yang Anda tawarkan, termasuk apakah karyawan memenuhi syarat untuk bonus atau opsi saham dan bagaimana proses penilaian kinerja bekerja. Cooper memperingatkan bahwa jika Anda menguraikan kebijakan perusahaan untuk kemajuan, Anda perlu mengingat bahwa perusahaan dan manajernya semua harus setuju dengan kebijakan itu. 'Di situlah kebanyakan perusahaan membuat kesalahan,' katanya. 'Mereka berjanji terlalu banyak dan mereka tidak mengikuti kebijakan mereka sendiri.'
5. Manfaat . Di bagian ini, berikan gambaran umum kepada karyawan tentang manfaat yang Anda tawarkan dalam hal perawatan kesehatan, gigi, penglihatan, asuransi jiwa, dll., tetapi jangan membahas kebijakan khusus dengan perusahaan tertentu. 'Manfaat Anda mungkin sering berubah - mungkin lebih sering daripada buku pegangan,' Cooper menunjukkan. Bicaralah tentang siapa yang memenuhi syarat, apakah hanya karyawan penuh waktu atau jika karyawan paruh waktu ditawari paket tunjangan pro-rata, sampaikan juga. Buat daftar kriteria kelayakan, kapan Anda dapat mendaftarkan diri untuk menerima tunjangan, dan peristiwa penting dalam hidup di mana Anda dapat mengubah tunjangan -- seperti pernikahan atau kelahiran anak.
Setelah semua informasi dirangkai menjadi buku pegangan karyawan, pastikan untuk memeriksa dokumen tersebut sebelum mendistribusikannya kepada karyawan. Jika memungkinkan, seorang pengacara harus dilibatkan dalam mempersiapkan buku pegangan. 'Jika seorang majikan mencoba menghemat uang,' kata Cooper, 'minimal yang harus mereka lakukan adalah memeriksanya oleh seorang pengacara setelah disatukan.' Tinjauan itu, tambahnya, mungkin membantu bisnis Anda menghindari tuntutan hukum di masa depan yang melibatkan perilaku karyawan yang -- atau tidak -- didefinisikan dalam buku pegangan karyawan.
Menggali lebih dalam: Apakah Anda Membutuhkan Kebijakan Media Sosial?
tanggal lahir ian somerhalder
Apa yang Harus Disertakan Dalam Buku Pegangan Karyawan: Tautan yang Direkomendasikan
Masyarakat untuk Manajemen Sumber Daya Manusia
http://www.shrm.org
SHRM adalah asosiasi terbesar di dunia yang didedikasikan untuk manajemen sumber daya manusia, yang mewakili lebih dari 250.000 anggota di lebih dari 140 negara.
Departemen Tenaga Kerja AS
http://www.dol.gov
Panduan undang-undang perburuhan federal di situs web departemen tenaga kerja dapat membantu Anda memastikan bahwa Anda mencakup dasar-dasar dalam buku pegangan karyawan Anda.
Buku Pegangan Bisnis Kecil
http://www.osha.gov/Publications/smallbusiness/small-business.html
Buku pegangan Administrasi Keselamatan dan Kesehatan Kerja Departemen Tenaga Kerja untuk usaha kecil dapat membantu pengusaha menyediakan tempat kerja yang aman dan sehat bagi karyawan mereka.
Buku Pegangan Model Gratis
http://www.smallbusinessnotes.com
Smallbusinessnotes.com menawarkan buku pegangan model gratis. Buku Pegangan Kebijakan Lengkap Alexander Hamilton Institute (0) adalah CD-ROM dengan kebijakan yang dapat diedit dengan pedoman negara bagian demi negara bagian. Dan Policies Now adalah program mewah (hrtools.com; 9) yang menggunakan panduan Tanya Jawab untuk membantu Anda menyesuaikan manual
Dunia di Tempat Kerja
http://www.worldatwork.org
Asosiasi sumber daya manusia global ini berfokus pada kompensasi, tunjangan, kehidupan kerja, dan penghargaan total terintegrasi untuk membantu organisasi menarik, memotivasi, dan mempertahankan tenaga kerja berbakat.
Catatan Editor: Mencari HR Outsourcing untuk perusahaan Anda? Jika Anda menginginkan informasi untuk membantu Anda memilih salah satu yang tepat untuk Anda, gunakan kuesioner di bawah ini agar mitra kami, BuyerZone, memberi Anda informasi secara gratis:
Pengungkapan Editorial: Inc. menulis tentang produk dan layanan dalam artikel ini dan artikel lainnya. Artikel-artikel ini secara editorial independen - itu berarti editor dan reporter meneliti dan menulis tentang produk-produk ini bebas dari pengaruh departemen pemasaran atau penjualan apa pun. Dengan kata lain, tidak ada yang memberi tahu reporter atau editor kami apa yang harus ditulis atau untuk memasukkan informasi positif atau negatif tertentu tentang produk atau layanan ini ke dalam artikel. Isi artikel sepenuhnya merupakan kebijaksanaan reporter dan editor. Namun, Anda akan melihat bahwa terkadang kami menyertakan tautan ke produk dan layanan ini dalam artikel. Ketika pembaca mengklik tautan ini, dan membeli produk atau layanan ini, Inc dapat diberi kompensasi. Model periklanan berbasis e-niaga ini - seperti iklan lainnya di halaman artikel kami - tidak berdampak pada liputan editorial kami. Reporter dan editor tidak menambahkan tautan tersebut, mereka juga tidak akan mengelolanya. Model periklanan ini, seperti orang lain yang Anda lihat di Inc, mendukung jurnalisme independen yang Anda temukan di situs ini.
