Email adalah mata uang komunikasi bisnis di dunia saat ini. Dan meskipun ada layar dan kabel antara pengirim dan penerima, menjaga kesopanan dan etiket yang tepat tetap penting. Bertele-tele atau mengetik frasa yang tidak relevan sama buruknya dengan melontarkan omong kosong di depan klien atau manajer. Meningkatkan keterampilan komunikasi Anda dengan cara ini sangat penting jika Anda ingin sukses dalam bisnis.
Lebih dari 100 miliar email dikirim setiap hari, dan rata-rata waktu yang dihabiskan untuk membaca setiap email adalah 15-20 detik. Singkat saja, terutama karena 65 persen dari semua email dibuka terlebih dahulu di layar ponsel yang lebih kecil. Salah satu cara untuk memastikan pesan Anda diterima--dan reputasi Anda tidak terganggu dalam prosesnya--adalah dengan segera menghilangkan 10 frasa tidak berarti ini dari email Anda.
1. 'Mohon diperhatikan ...'
Frasa ini sering digunakan karena terdengar profesional, tetapi selalu tidak perlu. Sebaliknya, langsung dan ringkas. Jika Anda meluangkan waktu untuk menulis email, penerima sudah tahu bahwa maksud Anda adalah untuk memberi tahu mereka tentang sesuatu. Memberitahu mereka bahwa Anda akan melakukannya secara tidak sadar menghina kecerdasan mereka.
2. 'Jangan ragu untuk menghubungi saya ...'
Saat Anda menggunakan frasa ini, Anda sekali lagi menyatakan yang sudah jelas. Orang-orang akan menghubungi Anda jika mereka tertarik dengan apa yang Anda kirim, atau jika mereka memiliki pertanyaan tentang pesan Anda. Karena mereka dapat menggunakan kebebasan berbicara digital mereka sendiri, mereka tidak perlu Anda mengundang mereka atau memberi mereka akses untuk merespons.
3. 'Saya hanya ...'
Baru-baru ini, Ellen Leanse, pendiri Karmahacks, mengacak-acak beberapa bulu ketika dia menyebut wanita terlalu sering menggunakan kata 'adil' dalam komunikasi profesional. Dalam sebuah posting di LinkedIn, Leanse menentang kata - yang dia klaim digunakan wanita tiga hingga empat kali lebih sering daripada pria - dengan mengatakan:
Saya mulai memperhatikan bahwa 'adil' bukan tentang bersikap sopan: itu adalah pesan subordinasi yang halus, rasa hormat. Kadang-kadang itu menonjolkan diri. Bahkan terkadang bermuka dua. Ketika saya mulai benar-benar mendengarkan, saya menyadari bahwa mencoretnya dari sebuah frasa hampir selalu memperjelas dan memperkuat pesannya.
Apakah Anda setuju dengan kesimpulannya atau tidak (dan beberapa suara terkemuka lainnya tidak setuju), diskusinya tentang 'hanya' sebagai kata 'anak-anak', menurut model Analisis Transaksional yang diterbitkan oleh Eric Berne, layak untuk dieksplorasi. Sementara itu, jauhi frasa ini dan pilih bahasa yang lebih definitif.
4. 'Saya pikir ...'
Pengirim sering memasukkan 'Saya pikir ...' untuk meminimalkan potensi pukulan penolakan di masa depan, tetapi dalam menggunakan frasa ini, Anda memberi tahu penerima bahwa Anda tidak yakin dengan diri sendiri. Kapan pun Anda berkomunikasi--dalam email atau dalam kehidupan nyata--Anda harus tampil percaya diri dengan pesan Anda. Jika tidak, Anda berisiko penerima mengabaikan pendapat Anda dan bergerak maju dengan ide yang berbeda. Menggambarkan kepercayaan diri di tempat kerja adalah kunci kesuksesan.
5. 'Terlampir tolong temukan ...' atau 'Terlampir tolong temukan ...'
Ini mungkin tampak kecil, tetapi tidak ada yang benar-benar dapat disertakan dalam email. File dapat dilampirkan, tetapi tidak ada yang benar-benar dapat ditempatkan di dalam email. Dalam menggunakan salah satu dari frasa ini, penulis menghindari penggunaan kata ganti 'I', tetapi itu membuat kalimatnya terdengar kuno. Cukup beri tahu pembaca, 'Saya telah melampirkan ...'
6. 'Saya harap Anda baik-baik saja ...'
Frasa ini biasanya ditulis dalam dua kesempatan. Dalam satu contoh, itu muncul tepat sebelum Anda memukul penerima dengan sesuatu yang tidak diinginkan. Yang lainnya adalah ketika Anda ingin berpura-pura memiliki hubungan dekat atau minat yang tulus pada seseorang padahal sebenarnya tidak ada. Jika Anda benar-benar tertarik pada kesejahteraan seseorang, bicarakan secara langsung daripada menggunakan frasa pengisi ini.
7. 'Saya pikir saya akan menjangkau ...'
Saya tidak tahu tentang Anda, tetapi frasa ini membuat saya membayangkan seorang balita menggenggam sesuatu di luar jangkauan dari sandaran kursi mobil. Itu juga tampak sangat pemalu dan menggambarkan rasa tidak aman. Sebaliknya, cukup tuliskan pesan atau pertanyaan Anda dan berterus terang. Daripada mengatakan 'Saya pikir saya akan menghubungi,' katakan 'Saya ingin mentraktir Anda makan siang untuk mendiskusikan ide bisnis saya.' Berputar-putar tidak menguntungkan siapa pun. Alih-alih, buat maksud Anda jelas untuk dilihat penerima.
8. 'Bisakah saya memilih otak Anda?'
Ini pada dasarnya memberi tahu siapa pun yang Anda kirimi pesan bahwa Anda ingin meluangkan waktunya tanpa menawarkan imbalan apa pun yang berharga. Alih-alih, buat poin untuk berbagi wawasan yang menarik atau bermanfaat dengan penerima, biarkan orang itu tahu bahwa Anda menginginkan jalan kolaborasi dua arah antara Anda berdua di masa depan.
berapa umur jack barakat
Ketika saya menyusun janji temu, saya menemukan bahwa pendekatan blak-blakan ini bekerja paling baik--menghasilkan tingkat keberhasilan 52 persen untuk mendapatkan pesan tindak lanjut, dibandingkan dengan tingkat respons 20-27 persen dengan metode lain yang saya coba.
9. 'Kepada Siapa Yang Dipedulikan ...'
Ada beberapa skenario di mana frasa ini tepat, tetapi jumlahnya sedikit dan jarang. Jika Anda tahu siapa pesan Anda, hubungi orang itu secara langsung alih-alih bersembunyi di balik pengantar ini. Menggunakan frasa di atas alih-alih menyebutkan nama individu membuat Anda tampak tidak percaya diri dan tidak perlu formal. Tekan tombol hapus sebelum Anda mengirim email yang menyertakan kata-kata ini.
10. 'Hormat kami ...'
Di masa lalu, frasa ini adalah kependekan populer dari penutupan yang lebih terpengaruh, tetapi dalam komunikasi email hari ini, kedengarannya sangat formal dan tidak tulus. Umumnya, Anda dapat menutup email dengan sederhana 'Terima kasih' atau hanya nama Anda. 'Cheers' adalah pilihan menyenangkan lain yang menyampaikan harapan baik tanpa terlihat pengap atau macet. Hari-hari ini, kita semua mengerti ketika sebuah pesan telah berakhir. Tidak perlu berlama-lama dengan penutupan formal.
Melangkah ke piring dan menulis email yang lebih baik. Rekan Anda akan menghargai singkatnya pesan Anda, dan Anda akan mendapatkan respons yang lebih baik ketika permintaan Anda lebih jelas. Tidak perlu fluff dan filler dalam email. Cukup katakan apa yang Anda maksud. Hasilnya akan berbicara sendiri.
Frasa apa yang paling mengganggu Anda dalam email? Bagikan kekesalan hewan peliharaan email terbesar Anda di komentar di bawah.
