Di zaman internet , Anda mungkin mendapati diri Anda mengeklik 'balas', mengetik tanggapan cepat, dan menekan 'kirim' tanpa terlalu memikirkan apa yang baru saja Anda tulis. Tetapi para ahli setuju bahwa perilaku email Anda berpotensi merusak reputasi Anda baik secara pribadi maupun profesional. Inc.com menghubungi beberapa pakar email paling berpengalaman di industri ini dan meminta mereka mempertimbangkan cara menyempurnakan etiket email Anda.
1. Hanya membahas masalah publik. Kita semua pernah mendengar cerita tentang email 'pribadi' yang akhirnya disebarkan ke seluruh perusahaan, dan dalam beberapa kasus, di seluruh Internet. Salah satu hal terpenting yang perlu dipertimbangkan dalam hal etiket email adalah apakah masalah yang Anda diskusikan adalah masalah publik, atau sesuatu yang harus dibicarakan di balik pintu tertutup. Tanyakan pada diri Anda sendiri apakah topik yang sedang dibahas adalah sesuatu yang akan Anda tulis di kop surat perusahaan atau posting di papan buletin untuk dilihat semua orang sebelum mengklik 'kirim'. -- Judith Kallos ,
penulis dari E-Mail Etiket Menjadi Mudah, E-Mail: Manual, dan E-Mail: Panduan Menulis Dengan Baik
2. Perkenalkan diri Anda secara singkat. Jangan berasumsi bahwa orang yang menerima email Anda tahu siapa Anda, atau ingat pernah bertemu dengan Anda. Jika Anda tidak yakin apakah penerima mengenali alamat email atau nama Anda, sertakan pengingat sederhana tentang siapa Anda terkait dengan orang yang Anda hubungi; biografi diri Anda yang formal dan ekstensif tidak diperlukan. -- Peggy Duncan , pakar produktivitas pribadi dan penulis Taklukkan Kelebihan Email dengan Kebiasaan, Etiket, dan Outlook yang Lebih Baik 2007
Catatan Editor: Mencari Layanan Email Marketing untuk perusahaan Anda? Jika Anda menginginkan informasi untuk membantu Anda memilih salah satu yang tepat untuk Anda, gunakan kuesioner di bawah ini agar mitra kami, BuyerZone, memberi Anda informasi secara gratis:
3. Jangan 'mengemail dengan marah'. Mengirim email dengan berita buruk, memecat klien atau vendor, mengungkapkan kemarahan, menegur seseorang, meremehkan orang lain dalam email (terutama jika Anda mengatakan sesuatu yang kurang baik tentang bos Anda) adalah hal-hal yang tidak boleh dilakukan. Karena e-mail bisa terlihat sangat informal, banyak orang jatuh ke dalam perangkap ini. Selalu ingat bahwa korespondensi email berlangsung selamanya. -- Lindsey Pollak , pakar karir dan tempat kerja, konsultan etiket email, dan penulis Dari Perguruan Tinggi ke Karir
4. Gunakan tanda seru dengan hemat. Jumlah maksimum tanda seru dalam email bisnis? Satu. Jika tidak, Anda berisiko terlihat kekanak-kanakan dan tidak profesional. -- Pollak
5. Berhati-hatilah dengan informasi rahasia. Menahan diri dari mendiskusikan informasi rahasia dalam email seperti informasi pajak seseorang atau rincian kesepakatan bisnis yang sangat sensitif. Jika e-mail sampai ke tangan orang yang salah, Anda bisa menghadapi konsekuensi serius - bahkan hukum. -- Peter Post , direktur Emily Post Institute yang berbasis di Burlington, Vermont, yang menawarkan saran etiket dan jawaban atas pertanyaan tata krama seperti tata krama pernikahan, masalah pengasuhan anak, dan tata krama makan.
6. Menanggapi secara tepat waktu. Kecuali Anda bekerja dalam beberapa jenis kapasitas darurat, itu tidak perlu tersedia segera setelah e-mail tiba. Tergantung pada sifat email dan pengirimnya, merespons dalam waktu 24 hingga 48 jam dapat diterima. -- Duncan
7. Menahan diri dari mengirim one-liners. 'Terima kasih' dan 'Oh, oke' tidak memajukan percakapan dengan cara apa pun. Jangan ragu untuk mencantumkan 'No Reply Necessary' di bagian atas email jika Anda tidak mengharapkan balasan. -- Duncan
8. Hindari menggunakan jalan pintas ke kata-kata nyata, emoticon, jargon, atau slang. Kata-kata dari orang dewasa, pebisnis yang menggunakan cara pintas seperti '4 u' (bukan 'untuk Anda'), 'Gr8' (untuk hebat) dalam email yang berhubungan dengan bisnis tidak dapat diterima. Jika Anda tidak ingin memasang wajah tersenyum atau emotikon pada korespondensi bisnis Anda, Anda sebaiknya tidak memasukkannya ke dalam pesan email. Semua hal di atas berpotensi membuat Anda terlihat kurang profesional. -- Duncan
9. Jaga kebersihannya. Tidak ada yang lebih mengganggu penerima selain ketika orang membalas dan membiarkan pesan berantakan, misalnya, rantai email yang menyertakan tanda sisipan berlebihan (>>>), atau halaman dan halaman alamat email yang tidak dilindungi menggunakan Bcc. Anda dapat menghilangkan tanda sisipan dengan memilih teks, Ctrl+F untuk menggunakan perintah Temukan dan Ganti untuk menemukan tanda sisipan dan ganti semuanya dengan tidak ada apa-apa. Anda dapat menghapus semua alamat email hanya dengan menghapus. Bersihkan, lalu kirim. -- Duncan
10. Jelaslah dalam baris subjek Anda. Dengan kotak masuk yang tersumbat oleh ratusan email setiap hari, sangat penting bahwa baris subjek Anda langsung ke intinya. Itu harus cukup sederhana dan deskriptif tentang apa yang telah Anda tulis. Harapkan bahwa email apa pun dengan subjek yang lucu, tidak jelas, atau tidak jelas akan dibuang. Juga, buktikan baris subjek Anda dengan hati-hati seperti Anda akan membuktikan sisa email. -- Pos
11. Jangan salah mengira Spam. Hindari baris subjek yang menggunakan huruf besar semua, huruf kecil semua, dan baris yang menyertakan URL dan tanda seru - yang cenderung terlihat seperti Spam bagi penerima. -- Judith Kallos ,
penulis dari E-Mail Etiket Menjadi Mudah, E-Mail: Manual, dan E-Mail: Panduan Menulis Dengan Baik
12. Baris subjek Anda harus sesuai dengan pesan. Jangan pernah membuka email lama, tekan Balas, dan kirim pesan yang tidak ada hubungannya dengan email sebelumnya. Jangan ragu untuk mengganti topik segera setelah utas atau konten rantai email berubah. -- Peggy Duncan , pakar produktivitas pribadi dan penulis Taklukkan Kelebihan Email dengan Kebiasaan, Etiket, dan Outlook yang Lebih Baik 2007
13. Berikan peringatan saat mengirim lampiran berukuran besar. Mengirim lampiran besar tanpa pemberitahuan dapat menyumbat kotak masuk penerima dan menyebabkan email penting lainnya terpental. Jika Anda mengirim sesuatu yang lebih dari 500KB, pengirim harus bertanya, 'Apakah Anda keberatan jika saya mengirimi Anda lampiran? Kapan waktu terbaik untuk Anda?' -- Kallos
14. Tidak lebih dari dua lampiran, dan berikan nama yang logis. Kecuali jika diminta secara khusus, jangan mengirim pesan dengan lebih dari dua lampiran. Juga, beri file terlampir nama yang logis sehingga penerima tahu sekilas tentang subjek dan pengirimnya. -- Duncan
15. Mengirim atau menyalin orang lain hanya berdasarkan kebutuhan untuk mengetahui. Sebelum Anda mengklik Balas Semua atau memasukkan nama pada baris Cc atau Bcc, tanyakan pada diri Anda apakah semua penerima memerlukan informasi dalam pesan Anda. Jika tidak, mengapa mengirimnya? Luangkan waktu untuk mengirim pesan Anda ke orang yang tepat. -- Duncan
16. Waspadalah terhadap 'balas semua'. Jangan tekan 'balas semua' kecuali setiap anggota di rantai email perlu mengetahuinya. Anda ingin memastikan bahwa Anda tidak mengirimkan semua orang dalam daftar jawaban Anda-;apakah mereka perlu tahu atau tidak. -- Duncan
17. Angkat telepon. Ketika sebuah topik memiliki banyak parameter yang perlu dijelaskan atau dinegosiasikan dan akan menimbulkan terlalu banyak pertanyaan dan kebingungan, jangan menanganinya melalui email. Juga, e-mail tidak boleh digunakan untuk pembatalan rapat, makan siang, wawancara, dan tidak pernah untuk berita yang menghancurkan. Jika Anda memiliki karyawan atau teman yang ingin Anda sampaikan kabar buruk, panggilan telepon lebih disukai. Jika berita harus Anda sampaikan ke grup besar, email lebih praktis. -- Duncan
18. Evaluasi pentingnya e-mail Anda. Jangan terlalu sering menggunakan opsi prioritas tinggi. Jika Anda menggunakan fitur ini secara berlebihan, hanya sedikit orang yang akan menganggapnya serius. Solusi yang lebih baik adalah dengan menggunakan baris subjek deskriptif yang menjelaskan dengan tepat tentang apa pesan itu. -- Duncan
19. Menjaga privasi. Jika Anda mengirim pesan ke sekelompok orang dan Anda perlu melindungi privasi daftar Anda, Anda harus selalu menggunakan 'Bcc.' Selain itu, hindari memberikan alamat email kepada pihak ketiga (seperti Evite, buletin, dll). Pastikan bahwa alamat yang Anda berikan dengan sukarela kepada pihak ketiga tetap bersama mereka, terutama jika layanan yang mereka tawarkan gratis. -- Duncan
20. Tetap singkat dan langsung ke intinya. Email yang panjang adalah sesuatu dari masa lalu. Tulis dengan singkat, dengan banyak ruang kosong, agar tidak membebani penerima. Pastikan ketika Anda melihat apa yang Anda kirim tidak terlihat seperti beban untuk dibaca - jangan ragu untuk menggunakan poin-poin. Orang yang membaca email Anda tidak perlu menggali beberapa paragraf untuk mengetahui apa yang Anda tanyakan. Anda harus menyatakan tujuan email dalam dua kalimat pertama. Jadilah jelas, dan berada di depan. -- Lindsey Pollak , pakar karir dan tempat kerja, konsultan etiket email, dan penulis Dari Perguruan Tinggi ke Karir
21. Kenali audiens Anda. Salam dan tanda tangan email Anda harus konsisten dengan tingkat rasa hormat dan formalitas orang yang berkomunikasi dengan Anda. Juga, tulislah untuk orang yang akan membacanya - jika mereka cenderung sangat sopan dan formal, tulislah dalam bahasa itu. Hal yang sama berlaku untuk penerima yang cenderung lebih informal dan santai. -- Lindsey Pollak , pakar karir dan tempat kerja, konsultan etiket email, dan penulis Dari Perguruan Tinggi ke Karir
22. Selalu sertakan tanda tangan. Anda tidak pernah ingin seseorang harus mencari cara untuk menghubungi Anda. Jika Anda paham media sosial, sertakan semua informasi media sosial Anda di tanda tangan Anda juga. Tanda tangan email Anda adalah cara yang bagus untuk membuat orang tahu lebih banyak tentang Anda, terutama jika alamat email Anda tidak mencantumkan nama lengkap atau perusahaan Anda. -- Pollak
23. Gunakan auto-responder hanya jika diperlukan. Respons otomatis yang mengatakan, 'Terima kasih atas pesan email Anda. Saya akan menanggapi Anda secepat saya bisa 'tidak berguna. Namun, satu hal yang hebat dari pesan ini adalah memperingatkan spammer bahwa email Anda asli dan mereka dapat menambahkan Anda ke daftar spam mereka. -- Peggy Duncan , pakar produktivitas pribadi dan penulis Taklukkan Kelebihan Email dengan Kebiasaan, Etiket, dan Outlook yang Lebih Baik 2007
24. Latih staf Anda. Pemilik bisnis harus memastikan staf mereka terlatih dalam komunikasi email - jangan berasumsi bahwa mereka tahu apa yang mereka lakukan, dan apa yang dianggap profesional. Tetapkan standar email yang harus dipatuhi oleh semua orang di perusahaan. -- Pollak
25. Email Anda adalah cerminan diri Anda. Setiap email yang Anda kirim menambah, atau mengurangi reputasi Anda. Jika e-mail Anda berserakan, tidak teratur, dan penuh dengan kesalahan, penerima akan cenderung menganggap Anda sebagai pebisnis yang tercerai-berai, ceroboh, dan tidak teratur. Pendapat orang lain penting dan di dunia profesional, persepsi mereka tentang Anda akan sangat penting bagi kesuksesan Anda. -- Peter Post , direktur Emily Post Institute yang berbasis di Burlington, Vermont, yang menawarkan saran etiket dan jawaban atas pertanyaan tata krama seperti tata krama pernikahan, masalah pengasuhan anak, dan tata krama makan.
Catatan Editor: Mencari Layanan Email Marketing untuk perusahaan Anda? Jika Anda menginginkan informasi untuk membantu Anda memilih salah satu yang tepat untuk Anda, gunakan kuesioner di bawah ini agar mitra kami, BuyerZone, memberi Anda informasi secara gratis:
Pengungkapan Editorial: Inc. menulis tentang produk dan layanan dalam artikel ini dan artikel lainnya. Artikel-artikel ini secara editorial independen - itu berarti editor dan reporter meneliti dan menulis tentang produk-produk ini bebas dari pengaruh departemen pemasaran atau penjualan apa pun. Dengan kata lain, tidak ada yang memberi tahu reporter atau editor kami apa yang harus ditulis atau untuk memasukkan informasi positif atau negatif tertentu tentang produk atau layanan ini ke dalam artikel. Isi artikel sepenuhnya merupakan kebijaksanaan reporter dan editor. Namun, Anda akan melihat bahwa terkadang kami menyertakan tautan ke produk dan layanan ini dalam artikel. Ketika pembaca mengklik tautan ini, dan membeli produk atau layanan ini, Inc dapat diberi kompensasi. Model periklanan berbasis e-niaga ini - seperti iklan lainnya di halaman artikel kami - tidak berdampak pada liputan editorial kami. Reporter dan editor tidak menambahkan tautan tersebut, mereka juga tidak akan mengelolanya. Model periklanan ini, seperti orang lain yang Anda lihat di Inc, mendukung jurnalisme independen yang Anda temukan di situs ini.
