Sementara kita belum mengendalikan robot humanoid dari kenyamanan rumah kita seperti karakter di film 2009 Pengganti , semakin hari interaksi kita-;baik profesional maupun pribadi-;dilakukan melalui sarana virtual.
Karena pemilik bisnis merangkul acara virtual sebagai metode hemat biaya untuk mencapai segudang tujuan, termasuk webinar, pelatihan, dan konferensi, penting untuk memastikan bahwa komunikasi yang efektif tidak diperdagangkan untuk penghematan bottom-line. Meskipun rapat secara virtual tidak mungkin sepenuhnya menggantikan kebutuhan pengusaha untuk bertemu secara langsung, kemudahan penerapan dan kenyamanannya dapat berfungsi untuk meningkatkan produktivitas bisnis Anda. Namun, rapat virtual tidak ideal untuk setiap situasi, jadi mengetahui kapan dan bagaimana memanfaatkan teknologi ini sangat penting.
Donna Dennis, presiden dari Leadership Solutions Consulting, serta pencipta dan fasilitator dari Asosiasi Manajemen Amerika seminar tiga hari tentang Memimpin Tim Virtual dan Jarak Jauh , mengatakan bahwa teknologi menjadi fokus utama; di suatu tempat antara Blackberry dan e-mail orang, banyak pemimpin kehilangan pandangan tentang hubungan. 'Sekarang fokusnya adalah mengelola tugas, hubungan, dan teknologi,' kata Dennis, yang menguraikan lebih lanjut dalam bukunya yang akan datang Manajemen Pengetahuan dan E-Learning.
Lee E. Miller, pelatih berpengaruh dan penulis author UP: Pengaruh, Kekuatan, dan Perspektif U: Seni Mendapatkan Apa yang Anda Inginkan , menambahkan, 'Kesalahan terbesar yang dilakukan orang adalah menganggap bahwa memengaruhi saat Anda bertemu tatap muka sama dengan memengaruhi saat Anda berinteraksi secara virtual. Ini bukan. Aturannya berbeda karena orang merespons secara berbeda ketika mereka berinteraksi secara virtual.'
Berikut adalah beberapa tips untuk membantu Anda melakukan rapat virtual yang sukses.
5 Tips Melakukan Rapat Virtual: Bagaimana Mempersiapkannya
'Hal pertama yang kami lakukan sebelum memutuskan teknologi dan perangkat lunak apa yang akan dibutuhkan adalah memutuskan siapa audiens yang berpartisipasi dan informasi apa yang dibagikan,' kata Drew Bowers, psikolog riset di Grup Faktor Manusia dari University of Dayton Research Institute. 'Kami telah menemukan bahwa yang terbaik bagi penyaji adalah merancang data atau presentasi mereka sesuai dengan lingkungan tempat mereka akan menyajikan, atau memilih lingkungan terbaik untuk mewakili data yang mereka miliki.' Bowers mengatakan, 'Anda tidak bisa begitu saja mengambil presentasi yang Anda berikan di depan audiens langsung di konferensi dan melemparkannya ke monitor video untuk audiens virtual dan mengharapkan hasil yang sama, karena Anda terbatas, sampai tingkat tertentu. , tentang bagaimana Anda dapat berinteraksi dengan pemirsa virtual Anda.
widget zona pembeli inline
Dennis menunjukkan bahwa ketika Anda menjadwalkan pertemuan di lokasi fisik, Anda bisa lebih santai tentang agenda pertemuan dan menyediakan materi. Anda juga memiliki keuntungan untuk membuat peserta lebih cepat di lorong, di mesin kopi, dll. Namun, rapat virtual yang sukses membutuhkan lebih banyak persiapan di muka. Colric merekomendasikan agar rapat virtual direncanakan jauh sebelumnya. 'Kirim agenda sebelumnya, buat visual untuk memperkuat pesan Anda dan teruskan ke semua orang sebelum rapat, undang anggota setiap tim yang perlu terlibat,' katanya.
Juga, pastikan untuk mengirim informasi log-in (kode akses, URL, dan nomor panggilan) setidaknya sehari sebelumnya sehingga peserta dapat menguji unduhan perangkat lunak apa pun yang diperlukan. Anda mungkin juga ingin meminta peserta untuk masuk setidaknya 15 menit sebelum mulai menguji konektivitas, saran Laura Stack, penulis dan presiden The Productivity Pro, sebuah perusahaan pelatihan manajemen waktu. 'Lakukan panggilan masuk dan verifikasi bahwa semuanya berfungsi. Tinjau garis waktu. Berikan metode untuk menghubungi Anda secara offline jika panelis mengalami masalah, kata Stack.
catatan: Jika Anda menyelenggarakan satu presenter dengan banyak audiens yang mendengarkan, ada baiknya jika Anda memiliki fasilitator yang ditunjuk untuk membantu presenter utama. Fasilitator dapat mendukung peserta dengan masalah teknis serta memantau setiap pertanyaan obrolan yang masuk. Membuat presenter mencoba membaca pertanyaan obrolan memperlambat alur presentasi.
Gali Lebih Dalam: Alat Konferensi Video Baru iMeet
5 Tips untuk Melakukan Rapat Virtual: Alat dan Persyaratan Teknis
Keindahan teknologi pertemuan online adalah bahkan operasi tulang yang paling baru sekalipun, dapat menggunakannya. Yang diperlukan hanyalah koneksi Internet, audio (dari speaker komputer, mikrofon, atau melalui telepon), dan webcam (mandiri atau terintegrasi dengan monitor/laptop Anda). Kelompok yang lebih besar mungkin juga memerlukan layar proyeksi atau monitor TV besar.
Ketika memilih layanan berpikir 'kecil,' kata Susan Colaric, asisten wakil presiden untuk Teknologi Instruksional di Saint Leo University di Saint Leo, Florida. 'Konferensi web yang paling efektif adalah yang hanya menggunakan teknologi yang diperlukan. KIS-;tetap sederhana-; adalah cara terbaik untuk membuat orang fokus pada pesan Anda dan bukan pada teknologinya.' Beberapa produk web online termasuk: Adobe Acrobat Connect , Pergi rapat , Rapat Langsung Microsoft Office dan WebEx .
Pengusaha juga perlu menyadari bahwa tidak semua sistem konferensi video akan bekerja sama. Hindari rasa malu karena penundaan dan gangguan teknis dengan menguji konektivitas semua situs sebelum rapat. 'Mencoba menggunakan sistem video analog di satu ujung dan sistem digital di sisi lain dapat menyebabkan banyak masalah, dan bahkan konferensi digital-ke-digital dapat menjadi masalah jika program perangkat lunak yang lebih lama perlu ditingkatkan sebelum dapat 'berbicara dengannya. ' program yang lebih baru,' kata Bowers.
Gali Lebih Dalam: Zona Dilarang Terbang: Rapat Virtual
lavell crawford kekayaan bersih 2018
5 Tips Melakukan Virtual Meeting: Tetap Fokus
Rick Maurer, penulis Melampaui Tembok Perlawanan dan Mengapa Anda Tidak Menginginkan Apa yang Saya Inginkan? menyarankan pengguna untuk menghilangkan gangguan. Keuntungan dari pertemuan virtual adalah kemampuan untuk mengadakannya hampir di mana saja-; kerugian dari rapat virtual juga adalah kemampuan untuk mengadakannya hampir di mana saja. Peserta rapat online dapat menelepon atau masuk dari kedai kopi lokal, ruang tunggu bandara, kantor pusat, dll. Untuk meminimalkan latar belakang atau 'kebisingan jalan' (Anda tidak ingin anak, hewan peliharaan, atau dering telepon menjadi fokus), Anda dapat memilih untuk 'membisukan semua peserta dan hanya menjawab pertanyaan melalui kotak obrolan,' kata Stack.
Maurer juga menyarankan agar tidak mencoba menyatukan banyak hal ke dalam satu pertemuan. 'Tetap fokus pada satu atau dua topik. Jika Anda harus menutupi lebih banyak barang, maka beri orang waktu untuk meregangkan tubuh, istirahat di kamar mandi, atau mengisi kembali kopi mereka. Buat setiap segmen rapat tetap singkat - tidak lebih dari 30 menit.'
catatan: Kemeja bergaris tidak dapat ditransmisikan dengan baik di depan kamera, begitu pula perhiasan besar yang mengkilap. Keduanya dapat mengganggu secara visual. Usahakan agar gerakan tubuh Anda seminimal mungkin karena gerakan yang berlebihan justru dapat menurunkan kualitas video.
Gali Lebih Dalam: Rapat di Web: Alat Mana yang Digunakan?
5 Tips Melakukan Virtual Meeting: Etiket
berapa tinggi melissa etheridge?
'Kunci konferensi video atau rapat konferensi telepon yang sukses adalah mengingat bahwa Anda sedang rapat,' Colaric menekankan. 'Berikan perhatian penuh Anda kepada para peserta seperti yang Anda lakukan jika Anda berada di ruangan yang sama. Jangan terganggu oleh e-mail, web surfing, atau SMS. Cobalah untuk tidak makan atau minum agar Anda siap jika pertanyaan ditujukan kepada Anda.'
Aturan praktis yang baik? Colaric berkata, 'Selalu asumsikan ketika Anda masuk ke ruangan bahwa mikrofon sudah hidup di lokasi lain! Ini membantu mencegah percakapan pra-pertemuan yang asing agar tidak disiarkan saat Anda mungkin tidak menginginkannya.'
Dia juga menunjukkan bahwa rapat konferensi video seharusnya bergerak sedikit lebih lambat daripada rapat biasa karena penundaan dua hingga tiga detik bagi sebagian besar sistem untuk berkomunikasi. Jika Anda memimpin rapat, pastikan ada jeda yang cukup setelah mengajukan pertanyaan. Jika Anda seorang peserta, perhatikan diri Anda sebelum berbicara kepada kelompok dengan memberi isyarat dengan tangan Anda atau mengatakan 'pertanyaan' atau 'komentar' dan kemudian menunggu beberapa detik sebelum melanjutkan.'
Peserta juga harus melakukan kontak mata dengan melihat ke kamera. Ini akan membuat percakapan di antara para peserta lebih alami. Berikut ini adalah lembar contekan singkat tentang etiket:
8 Tindakan Etiket Konferensi Video
Bersikap sopan kepada peserta lain other
Bicaralah dengan jelas
Jaga agar gerakan tubuh tetap minimal
Bergerak dan beri isyarat perlahan dan alami
Jaga kontak mata dengan melihat ke kamera
Berpakaianlah yang pantas
Buat sesi menjadi animasi
Jadilah diri sendiri dan bersenang-senanglah!
7 Larangan Etiket Konferensi Video
Jangan membuat suara yang mengganggu
Jangan berteriak
Jangan membuat gerakan yang mengganggu
Jangan menyela pembicara lain
Jangan melakukan percakapan sampingan
Jangan memakai perhiasan 'berisik'
Jangan tutupi mikrofon
Sumber: Kantor Teknologi Informasi Universitas St. Leo
catatan: Jika bisnis dong Anda secara global, periksa situs-situs seperti executiveplanet.com dan kissbowshakehands.com untuk sumber daya tentang etiket bisnis internasional.
Gali Lebih Dalam: Kasus, dan Rencananya, untuk Perusahaan Virtual
5 Tips Melakukan Virtual Meeting: Melibatkan Peserta
Dennis mengatakan ada kecenderungan dalam rapat virtual untuk memulai tugas, yang dapat berdampak negatif pada pembangunan hubungan. Dia merekomendasikan untuk memecahkan kebekuan dengan berkeliling ruangan 'virtual' dan meminta semua orang untuk memperkenalkan diri dan berbagi sesuatu tentang akhir pekan mereka, atau berbicara tentang sesuatu yang mereka nantikan, untuk menambahkan elemen sosial ke acara tersebut. 'Semua yang bisa Anda simulasikan dari pertemuan tatap muka itu bagus.'
Stack mengatakan untuk mendorong peserta mengajukan pertanyaan mereka tentang topik tersebut sebelum program dimulai. Dia juga merekomendasikan metode lain untuk membuat audiens tetap terlibat selama webinar, seperti mengambil jajak pendapat atau mengajukan pertanyaan dan meminta jawaban melalui obrolan.
Colaric menyarankan untuk sering mengajukan pertanyaan baik untuk melibatkan peserta jarak jauh maupun untuk menjaga hubungan pribadi tetap berjalan. Tapi, dia menekankan, eksplisit dalam pertanyaan Anda. 'Ajukan pertanyaan spesifik kepada orang tertentu. Mengajukan pertanyaan terbuka kepada audiens jarak jauh yang besar akan sering mengakibatkan 'udara mati' dan kemudian beberapa orang berbicara sekaligus.'
Gali Lebih Dalam: Bagaimana Perusahaan Virtual Berkomunikasi
berapa tinggi jahe zee
Catatan Editor: Mencari Video Conferencing untuk perusahaan Anda? Jika Anda menginginkan informasi untuk membantu Anda memilih salah satu yang tepat untuk Anda, gunakan kuesioner di bawah ini agar mitra kami, BuyerZone, memberi Anda informasi secara gratis:
Pengungkapan Editorial: Inc. menulis tentang produk dan layanan dalam artikel ini dan artikel lainnya. Artikel-artikel ini secara editorial independen - itu berarti editor dan reporter meneliti dan menulis produk-produk ini bebas dari pengaruh departemen pemasaran atau penjualan apa pun. Dengan kata lain, tidak ada yang memberi tahu wartawan atau editor kami apa yang harus ditulis atau untuk memasukkan informasi positif atau negatif tertentu tentang produk atau layanan ini dalam artikel. Isi artikel sepenuhnya merupakan kebijaksanaan reporter dan editor. Namun, Anda akan melihat bahwa terkadang kami menyertakan tautan ke produk dan layanan ini dalam artikel. Ketika pembaca mengklik tautan ini, dan membeli produk atau layanan ini, Inc dapat diberi kompensasi. Model periklanan berbasis e-niaga ini - seperti iklan lainnya di halaman artikel kami - tidak berdampak pada liputan editorial kami. Reporter dan editor tidak menambahkan tautan tersebut, mereka juga tidak akan mengelolanya. Model periklanan ini, seperti orang lain yang Anda lihat di Inc, mendukung jurnalisme independen yang Anda temukan di situs ini.
