Bagi sebagian pengusaha, rapat setara dengan berolahraga, tidak menyenangkan tetapi Anda tahu itu perlu. Kadang-kadang rapat berlangsung cepat dan langsung ke pokok permasalahan dan di lain waktu rapat mengambil porsi yang baik dari hari Anda. Tapi, tidak peduli berapa lama pertemuan itu berlangsung, yang terpenting adalah apa yang Anda dapatkan darinya.
Anda memiliki tenggat waktu untuk dipenuhi, banyak tugas untuk diselesaikan, dan seluruh tim untuk dikelola. Waktu adalah uang dan jika tidak ditangani dengan benar, rapat dapat menghabiskan banyak waktu berharga. Untuk membantu Anda mendapatkan hasil maksimal dari rapat tim, Anda dan karyawan Anda dapat mengikuti panduan lima langkah ini. Anda akan segera menyadari bahwa Anda dan tim Anda akan memimpin rapat yang lebih produktif, lebih sering.
apakah nash grier merokok ganja?
1. Mengembangkan dan mendistribusikan agenda.
Mempersiapkan agenda rapat terlebih dahulu memungkinkan Anda membuat rencana permainan yang solid. Anda dapat membuat daftar semua item penting yang ingin Anda diskusikan dan tujuan yang ingin Anda capai di akhir pertemuan. Buatlah ringkas dan bahkan sisipkan bagian yang kosong untuk hal-hal yang ingin Anda ketahui.
Di bagian belakang agenda Anda dapat membuat daftar kosong bernomor untuk item tindakan. Hal ini memungkinkan peserta rapat untuk menuliskan apa pun yang mereka perlukan untuk ditindaklanjuti sebagai hasil rapat, dan menyimpan semuanya di satu tempat.
Setelah agenda selesai, kirimkan ke tim Anda. Mereka akan dapat melihat dengan tepat apa yang ingin Anda diskusikan, pertanyaan apa yang mungkin Anda miliki, dan jenis ide atau masalah apa yang mungkin ingin mereka kemukakan. Agenda membantu setiap orang merasa terorganisir tentang apa yang diharapkan dan apa yang diharapkan dari mereka selama rapat.
2. Rencanakan agenda.
Agenda hanyalah daftar poin diskusi. Sangat penting untuk meminta semua orang meninjau agenda sebelum rapat untuk menyiapkan daftar pertanyaan, jawaban, atau saran di samping setiap item. Ini akan membuat semua orang tetap pada topik, mendiskusikan segala sesuatu yang perlu didiskusikan sebelum pindah ke item berikutnya dalam agenda.
Di akhir setiap topik, tanyakan kepada semua orang, 'Apakah ada yang punya pertanyaan sebelum kita melanjutkan?' Ini adalah kesempatan untuk mengajukan pertanyaan lain sementara informasinya masih segar di benak semua orang.
3. Lakukan 'gelap' sebelum setiap pertemuan.
Dorong tim Anda untuk membawa agenda mereka dan pergi 'gelap', atau menjauh dari gangguan, untuk fokus membawa pembaruan dan ide-ide baru ke meja. Misalnya, ketika Anda memutuskan untuk mengadakan pertemuan curah pendapat, mintalah setiap orang untuk mencurahkan 10-15 menit curah pendapat sesaat sebelum rapat untuk menyiapkan daftar ide untuk didiskusikan. Mereka bahkan dapat menambahkan ide dan catatan mereka ke salinan agenda mereka sebagai panduan referensi cepat.
Ini akan memungkinkan Anda dan tim Anda untuk terjun langsung ke rapat dan berkeliling meja untuk mendiskusikan ide-ide saat ide-ide tersebut menjadi top of mind. Alih-alih menunggu lama untuk orang berikutnya untuk berbicara, semua orang akan siap untuk berbicara melalui ide-ide dan Anda akan memiliki kesempatan yang lebih besar untuk memutuskan tindakan terbaik pada hari yang sama. Energi dalam ruangan akan menular dan Anda akan senang melihat betapa lebih produktifnya pertemuan ini.
4. Hilangkan gangguan dari luar.
Rapat dibuat untuk mencurahkan sejumlah waktu tertentu untuk membahas hal-hal penting. Hargai waktu itu dengan tidak membawa gangguan dari luar, seperti ponsel atau laptop Anda. Jika tidak, rekan kerja mungkin menganggap tidak sopan atau tidak sopan melihat Anda mengetik atau terus-menerus memeriksa ponsel Anda.
Namun, karena beberapa orang mungkin memerlukan perangkat elektronik untuk membuat catatan atau mengawasi email, pastikan untuk menyetelnya dalam mode senyap agar tidak ada suara notifikasi yang keras. Juga, jika Anda membawa perangkat elektronik, beri tahu semua orang di awal rapat bahwa Anda akan menggunakannya untuk membuat catatan. Dengan tidak membawa perangkat atau memperingatkan orang sebelumnya tentang mengapa Anda membawa perangkat, akan mencegah rekan kerja bertanya-tanya apakah Anda memperhatikan.
5. Akhiri rapat dengan mengulangi hal-hal penting.
Sebagai pemimpin rapat, pastikan untuk menggunakan lima menit terakhir setiap rapat untuk meringkas hal-hal penting dengan cepat. Ini membantu membuat bagian terpenting dari informasi menjadi sangat jelas. Mengulangi apa yang diharapkan setiap orang untuk dilakukan atau dipresentasikan pada pertemuan berikutnya adalah cara yang bagus untuk mengakhiri rapat dan membuat semua orang tetap pada tugas.
Mendapatkan nilai dari rapat harus menjadi prioritas utama, jangan mengadakan rapat untuk hal-hal yang dapat Anda diskusikan dengan cepat melalui telepon atau email. Pastikan rapat Anda diatur untuk topik diskusi penting dan produktivitas tinggi. Mintalah tim Anda membantu Anda menggunakan waktu ini dengan bijak untuk bekerja sama dan mengerjakan proyek dengan lancar.
