Jeff Bezos baru-baru ini melarang PowerPoint dari rapat di Amazon, bersikeras bahwa rapat dimulai dengan para peserta diam-diam membaca dokumen hard-copy yang berisi informasi yang diperlukan untuk membahas masalah tersebut.
Ini tidak mengherankan, mengingat ada penelitian ilmiah yang signifikan bahwa penggunaan PowerPoint mengurangi kecerdasan organisasi. Namun, mengganti PowerPoint dengan 'dokumen briefing' (seperti yang telah dilakukan Bezos) bukan hanya ilmu yang bagus; ini juga merupakan langkah finansial yang sangat cerdas, karena tiga alasan berikut:
- Ini menghemat waktu. PowerPoint berkomunikasi dengan kecepatan seperti yang dibicarakan oleh presenter; dokumen pengarahan berkomunikasi dengan kecepatan yang dibaca audiens. Presentasi yang memakan waktu satu jam (tanpa interupsi atau diskusi) diringkas menjadi hanya lima menit.
- Ini menghemat waktu. Karena dokumen pengarahan memberikan informasi penting di awal pertemuan, semua orang secara harfiah 'berada di halaman yang sama' dan diskusi lebih singkat dan lebih tepat sasaran. Selanjutnya, karena presentasi membutuhkan presenter, salah satu harus menghadiri pertemuan untuk mendapatkan informasi. Dengan dokumen briefing, orang yang hanya membutuhkan informasi (tetapi tidak perlu berpartisipasi) cukup membaca dokumen dan melewatkan rapat.
- Ini menghemat waktu. Sebuah dokumen briefing menghilangkan tiga pemborosan waktu PowerPoint terburuk: a) Presentasi 'Mereka-tidak-bisa-menyematkan-ini-Jello-to-the-wall', b) 'Saya-tidak-mempersiapkan-jadi-saya -menggunakan-standar-saya-slide-deck' presentasi; dan, yang paling buruk, c) 'Demi-cinta-dewa-akankah-kau-tolong-sampai-ke-titik sialan?' presentasi.
Apakah saya menyebutkan bahwa itu menghemat waktu? Bagus, karena seperti yang telah saya tunjukkan sebelumnya, rata-rata eksekutif menghabiskan sekitar 50 persen waktunya untuk rapat (sepertiganya sama sekali tidak berguna). Ini adalah pengurasan produktivitas yang sangat besar, di atas dan di luar kemampuan PowerPoint yang terkenal untuk mengurangi kecerdasan organisasi.
Jadi mari kita lakukan angka. Karena dokumen briefing (setidaknya) dua kali lebih efisien waktu daripada PowerPoint dan cenderung menghilangkan rapat yang paling tidak berguna, dengan mengganti PowerPoint dengan dokumen briefing, Bezos secara efektif meningkatkan produktivitas manajemen di seluruh perusahaan dengan paling sedikit 25 persen.
Saya telah meneliti dan menulis tentang teknologi kantor dan teknik manajemen selama lebih dari 20 tahun. Ada sedikit jika ada teknologi atau teknik yang, ketika diterapkan, memiliki efek positif yang dramatis pada produktivitas.
Tapi itu tidak semua. Melarang PowerPoint demi dokumen briefing merugikan Bezos dan Amazon tepat $0,00. Untuk semua tujuan praktis, itu adalah ROI dari, yah, tak terhingga.
Cukup pintar, ya?
