Saya perhatikan baru-baru ini bahwa tren generasi Milenial untuk menghindari telepon dengan cepat menyebar ke orang-orang dari segala usia. Ini dimulai dengan smartphone. SMS diganti meninggalkan pesan suara dan seluruh percakapan sekarang berlangsung dengan ibu jari kami. Menelepon seseorang kini menjadi prioritas rendah dalam daftar komunikasi dan bahkan sering diremehkan.
Tentu saja komunikasi tertulis memiliki kelebihan.
- Anda bisa mendapatkan pesan Anda apakah orang lain tersedia atau tidak.
- Anda dapat merespons tanpa memperhatikan zona waktu atau pola tidur.
- Anda tidak perlu membuang waktu dengan gosip cerewet yang tidak diinginkan.
Tetapi telepon memiliki manfaat yang tidak akan pernah diatasi oleh teks dan email. Ini masih merupakan alat penting untuk etiket bisnis dan harus dipertimbangkan secara setara dalam lingkungan komunikasi saat ini. Berikut adalah 10 skenario di mana panggilan telepon melakukan pekerjaan terbaik.
1. Saat Anda Membutuhkan Respons Segera
Masalah dengan teks atau email adalah Anda tidak pernah tahu kapan seseorang akan membalas Anda. Anda suka berpikir orang lain sedang duduk di sana menunggu pesan Anda, tetapi itu tidak selalu benar. Hari-hari ini ketika seseorang melihat nama Anda di telepon yang berdering, mereka tahu Anda berusaha ekstra untuk berbicara dengan mereka. Tentu saja jika mereka benar-benar sibuk, dalam rapat, tidur, atau bersembunyi dari Anda, ID penelepon akan memberi tahu mereka dan Anda pergi ke pesan suara, yang jarang mereka periksa. Setidaknya sekarang kamu bisa mengekspresikan dirimu dengan emosi yang tulus .
dave matthews istri jennifer ashley harper
dua. Ketika Anda Memiliki Kompleksitas dengan Banyak Orang
Istri saya Van baru-baru ini mengoordinasikan pertunangan di luar negeri untuk saya dan ada enam orang berbeda di berbagai zona waktu yang terlibat dalam logistik. Setelah lima percakapan e-mail samar yang menciptakan lebih banyak kebingungan, dia benar-benar berteriak di depan komputer. Akhirnya saya menyarankan panggilan konferensi. Dalam 30 menit, semua pertanyaan terjawab, semua orang selaras, dan Van berubah dari frustrasi menjadi lega. Dia sekarang adalah advokat telepon yang baru direkrut.
3. Ketika Anda Tidak Ingin Rekaman Tertulis Karena Sensitivitas
Anda tidak pernah tahu siapa yang akan melihat email atau teks. Benar, panggilan telepon dapat direkam...tetapi tidak secara legal di sebagian besar negara bagian tanpa pemberitahuan sebelumnya atau perintah hakim. Kecuali Anda benar-benar merasa nyaman dengan pesan Anda sampai ke tangan siapa pun, sebaiknya gunakan telepon untuk percakapan yang memerlukan kebijaksanaan.
Empat. Ketika Nada Emosinya Ambigu, Tapi Seharusnya Tidak
Terkadang wajah tersenyum tidak cukup untuk menyampaikan emosi yang sebenarnya. Emoticon membantu membingkai konteks emosional secara luas, tetapi ketika perasaan orang dipertaruhkan, yang terbaik adalah membiarkan mereka mendengar dengan tepat dari mana Anda berasal. Kalau tidak, mereka secara alami akan menganggap yang terburuk .
5. Ketika Ada Kebingungan yang Konsisten
Kebanyakan orang tidak suka menulis email yang panjang dan kebanyakan tidak suka membacanya. Jadi ketika ada banyak detail yang membuat kebingungan, panggilan telepon bekerja secara efisien untuk memberikan kejelasan. Pertama-tama, Anda dapat berbicara sekitar 150 kata per menit, dan kebanyakan orang tidak mengetik secepat itu. Kedua, pertanyaan dapat dijawab dalam konteks sehingga Anda tidak berakhir dengan pertanyaan dan jawaban yang tak berujung.
6. Saat Ada Kabar Buruk
Ini seharusnya sudah jelas, tetapi sayangnya banyak orang akan mengambil pendekatan pengecut untuk berbagi berita yang sulit. Jangan menjadi salah satu dari orang-orang yang tidak berperasaan itu. Buatlah tentang orang lain dan bukan Anda. Memanusiakan situasi dengan empati yang bisa mereka dengar.
7. Ketika Ada Berita Yang Sangat Penting
Baik atau buruk, jika ada signifikansi informasi, penerima perlu memahami pentingnya di luar tanda seru ganda. Kemungkinan besar mereka akan memiliki pertanyaan langsung dan Anda harus siap memberikan konteks untuk mencegah kesimpulan yang tidak diinginkan .
8. Ketika Penjadwalan Sulit
Setelah bolak-balik berkali-kali dengan asisten rekan kerja mencoba mencari tanggal dan waktu yang tersedia, akhirnya saya baru saja meneleponnya. Sekarang saya tidak perlu khawatir bahwa slot waktu akan terisi pada saat dia membaca email saya. Kami baru saja berbicara dengan kalender di tangan dan menyelesaikan dalam lima menit apa yang membuat kami jengkel selama tiga hari. Kemudian pada hari itu saya melihat salah satu teman pecinta kuliner saya menghabiskan 20 menit frustrasi menggunakan Open Table dan akhirnya menyarankan agar dia menelepon restoran. Dalam tiga menit dia sudah memesan dan tersenyum sedikit malu.
9. Ketika Ada Sedikit Kemarahan, Pelanggaran, atau Konflik di Pertukaran
Pesan tertulis sering kali dapat diambil dengan cara yang salah. Jika Anda melihat pesan yang menunjukkan masalah apa pun, jangan biarkan itu memburuk--atau lebih buruk lagi, coba dan perbaiki--dengan komunikasi yang lebih tanpa emosi. Angkat telepon dan selesaikan masalah sebelum lepas kendali.
10. Kapan Sentuhan Pribadi Akan Bermanfaat
Kapan pun Anda ingin terhubung secara emosional dengan seseorang dan tatap muka tidak memungkinkan, gunakan telepon. Biarkan mereka mendengar kepedulian dalam suara Anda dan penghargaan di hati Anda.
Suka postingan ini? Jika demikian, daftar di sini dan jangan pernah melewatkan pemikiran dan humor Kevin.
andrew j. istri barat
