'Terlalu banyak rapat' dan 'Terlalu banyak waktu yang terbuang untuk rapat yang tidak produktif.' Ketika sebuah perusahaan berjuang dengan keterlibatan karyawan yang rendah , Anda akan selalu menemukan salah satu keluhan ini di dekat bagian atas daftar.
Ini terlihat seperti keluhan tentang rapat, tetapi sebenarnya, ini adalah pernyataan tentang perasaan tidak dihargai.
berapa umur jeff glor
Ketika seseorang mengatakan bahwa mereka terlalu banyak menghadiri rapat, mereka mengatakan bahwa orang yang mengadakan rapat ini tidak memperhatikan semua pekerjaan penting lainnya di piring mereka. Karyawan tersebut menghadiri lebih banyak rapat daripada yang diizinkan oleh beban kerja mereka, memaksa mereka untuk mencuri waktu dari istirahat, liburan , dan keluarga sehingga mereka dapat melakukan pekerjaan yang harus mereka selesaikan untuk mendapatkan gaji.
Ketika seseorang mengeluh tentang membuang-buang waktu dalam rapat *tidak produktif*, mereka mengatakan bahwa pemimpin rapat tidak cukup menghormati tim untuk merencanakan rapat yang produktif. Seorang pemimpin yang tergesa-gesa mungkin mengklaim bahwa mereka tidak punya waktu untuk menyusun rencana pertemuan, yang membuatnya lebih buruk karena sekarang sangat jelas bahwa waktu pemimpin itu berharga tetapi dapat diterima untuk membuang waktu orang lain.
Organisasi berkinerja tinggi menjalankan rapat yang tepat dengan orang yang tepat pada waktu yang tepat. Mereka menghargai waktu yang diinvestasikan karyawan dalam rapat dan memastikannya digunakan secara produktif.
Mulai dan berakhir tepat waktu itu penting, seperti halnya membagi waktu dalam rapat secara adil. Mungkin yang lebih penting, para pemimpin yang perhatian bekerja untuk menjadwalkan pertemuan yang meminimalkan gangguan pada pekerjaan lain dan menghindari ketidaknyamanan peserta yang tidak perlu.
Berikut adalah lima cara untuk membangun rasa hormat dalam cara Anda menjadwalkan rapat.
1. Jadwalkan rapat pada waktu transisi alami untuk meminimalkan waktu pengalihan tugas.
Penjadwalan yang efektif meningkatkan fokus selama rapat, mengurangi biaya pengalihan tugas, dan meningkatkan waktu fokus yang produktif untuk pekerjaan lain. Pengalihan tugas adalah waktu yang diperlukan untuk mengalihkan perhatian Anda dari satu tugas ke tugas lainnya dan kembali fokus. Penalti waktu pengalihan tugas dapat menghabiskan 10 hingga 50 menit ekstra dari hari itu.
Rapat diadakan pertama kali di pagi hari, tepat sebelum istirahat tengah hari, dan di penghujung hari diselaraskan dengan waktu-waktu ketika pekerjaan secara alami sudah terganggu. Ini menciptakan hanya satu, bukan dua, interupsi pengalihan tugas untuk setiap pertemuan.
2. Jadwalkan pertemuan dengan waktu persiapan yang cukup.
Agar waktu rapat tetap produktif dan fokus, semua orang harus siap . Mereka perlu waktu untuk meninjau agenda, membaca laporan apa pun, dan mempertimbangkan pertanyaan yang akan mereka ajukan.
Pertemuan yang dijadwalkan setidaknya dua hari sebelumnya memberi orang waktu untuk bersiap-siap.
berapa umur kathy bates
3. Sisakan waktu di antara pertemuan untuk transisi.
Rapat yang produktif dimulai tepat waktu, yang menjadi tidak mungkin ketika orang kekurangan waktu yang dibutuhkan untuk meninggalkan satu rapat dan melanjutkan ke rapat berikutnya.
Pada hari-hari dengan beberapa rapat, menjadwalkan rapat untuk berakhir setidaknya 10 menit sebelum dimulainya rapat berikutnya memastikan orang memiliki waktu untuk bertransisi dengan lancar. Ini adalah waktu yang cukup untuk melakukan perjalanan singkat ke kamar kecil dan membalas beberapa pesan penting, yang membuat perbedaan besar dalam kemampuan setiap orang untuk fokus.
4. Blokir penuh atau setengah hari sebagai waktu 'Tidak Ada Rapat'.
Individu berkinerja tinggi secara teratur memblokir waktu untuk pekerjaan yang ingin mereka lakukan. Dikenal sebagai pemblokiran waktu , Anda dapat melipatgandakan manfaat ini di seluruh grup dengan waktu fokus bebas rapat yang ditentukan.
Ini membuat semua orang tahu bahwa mereka dapat mengandalkan waktu beberapa jam berturut-turut untuk menyelesaikan pekerjaan individu setiap minggu, membuatnya lebih mudah untuk merencanakan, mengurangi kecemasan, dan meningkatkan produktivitas. Ini terutama penting bagi pekerja pengetahuan yang membutuhkan banyak waktu tanpa gangguan untuk melakukan pekerjaan terbaik mereka dan 'mengikuti arus.'
Misalnya, tim kami meninggalkan hari Selasa dan Jumat tanpa rapat.
5. Jadikan rapat opsional.
Terakhir, cara paling sederhana untuk menghargai waktu setiap orang adalah dengan menghargai penilaian mereka tentang cara terbaik menggunakan waktu itu. Jika tim Anda merasa ada terlalu banyak rapat, beri tahu mereka bahwa mereka dapat memilih keluar dari rapat apa pun yang menurut mereka tidak perlu untuk pekerjaan mereka.
Dan, jika mereka merasa bahwa sebuah pertemuan tidak produktif, peluklah 'hukum dua kaki'. Hal ini memungkinkan Anda untuk meninggalkan rapat secara diam-diam saat Anda menyadari bahwa waktu Anda tidak digunakan dengan baik.
Jika organisasi Anda berjuang untuk mencegah rapat yang tidak produktif dari kalender, menerapkan hanya beberapa tips ini sebagai kebijakan akan mengirimkan pesan rasa hormat yang kuat. Ketika Anda bekerja untuk menjadwalkan rapat yang menghargai waktu semua orang, Anda akan mendapat manfaat dengan memiliki lebih banyak karyawan yang terlibat dan setia yang akan menggunakan waktu itu untuk Anda.
