Apakah Anda mempekerjakan asisten pribadi yang menyimpan Anda waktu atau siapa yang menghabiskan waktu Anda?
Baru-baru ini, saya mengundang tiga puluh lima klien pelatihan bisnis terbaik saya ke retret pribadi di Jackson Hole, Wyoming, tempat saya tinggal. Kami sedang mendiskusikan berbagai aspek kepemimpinan - cara pemilik bisnis dapat menciptakan keunggulan strategis dan hasil terobosan untuk diri mereka sendiri dan perusahaan mereka - ketika seseorang bertanya kepada saya tentang manajemen waktu .
Pertanyaan itu mendorong percakapan yang hidup tentang cara terbaik yang kami masing-masing temukan untuk memanfaatkan waktu kami. Dan menjadi jelas bahwa para pengusaha sukses yang luar biasa yang kami miliki di ruangan itu kehilangan waktu yang berharga karena asisten mereka tidak cukup mampu atau tidak cukup berdaya untuk melakukan pekerjaan yang diminta dari mereka. Jadi saya mulai berbicara tentang pentingnya mempekerjakan asisten yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda - dan apa yang dapat Anda lakukan untuk membantu mereka membantu Anda.
Dalam dua puluh lima tahun di perusahaan yang berbeda dan di kota yang berbeda, saya memiliki asisten yang telah bekerja dari kantor saya, asisten yang telah bekerja dari jarak jauh tetapi secara lokal, dan asisten yang telah bekerja ribuan mil jauhnya dari saya. Dalam prosesnya, saya telah menemukan bahwa sebenarnya ada empat tingkat asisten. Dan mempekerjakan asisten yang tepat sangat penting untuk memanfaatkan waktu Anda.
Level 1: Sang Gofer
Asisten di tingkat pertama ini memerlukan instruksi langsung dan pengawasan ketat. Mereka dapat memindahkan objek dari titik A ke titik B. Mereka dapat mengirim email atas nama Anda - ketika diberi tahu apa yang harus ditulis. Mereka dapat mengambil transkripsi dan memindai dokumen dan mengarsipkan dokumen tersebut dalam folder sesuai dengan instruksi Anda. Dengan pegolf, Anda memberi mereka petunjuk di setiap langkah
Jadi Anda menyimpan beberapa waktu -- lagi pula, pesuruh Anda adalah orang yang sebenarnya perbuatan tugas - tetapi, sungguh, Anda harus melakukan semua pemikiran mereka untuk mereka. Yang menempatkan batasan keras pada jumlah waktu yang benar-benar dapat Anda manfaatkan dengan bekerja dengan seorang pesuruh.
Ini jelas bukan jenis asisten pribadi yang harus Anda pekerjakan.
Level 2: Asisten Administrasi
Asisten administrasi atau 'admin' adalah seseorang yang dapat menangani banyak tugas dengan baik, asalkan ada proses yang jelas untuk mereka dan tugas-tugas itu berada dalam batas-batas yang mereka harapkan atau apa yang biasa mereka tangani. .
Kabar baiknya adalah bahwa admin jauh lebih otonom daripada pesuruh. Admin benar-benar dapat membantu memanfaatkan waktu Anda selama mereka mengikuti proses dan prosedur yang diketahui untuk mendapatkan hasil yang diketahui. Mereka unggul dengan tugas-tugas yang konkret dan pasti.
Tapi mereka mendapat masalah ketika hal-hal menjadi ambigu - ketika mereka diminta untuk menangani tugas-tugas di mana kesuksesan tidak dijamin. Mereka takut diganggu. Mereka takut melakukan kesalahan. Karena mereka tahu bahwa mereka akan dimintai pertanggungjawaban atas kesalahan mereka. Mereka mungkin mendapat masalah. Itu mereka mereka enggan menggunakan kebijaksanaan mereka sendiri.
Jadi admin dapat membantu memanfaatkan lebih banyak waktu Anda daripada yang bisa dilakukan oleh para pegolf, tetapi mereka akan menghindari tugas-tugas yang membutuhkan bantuan paling berharga.
Level 3: Asisten Eksekutif
kekayaan bersih chris perez 2014
Asisten eksekutif tidak menunda oleh ketidakpastian. Mereka dapat mengambil tugas yang tidak jelas dan benar-benar mencari tahu, dalam batas-batas tertentu, bagaimana membuatnya bekerja. Mereka dapat menangani tugas-tugas yang membuat sketsa bukannya menjadi direkayasa.
Tugas yang direkayasa - jenis tugas yang membuat asisten administrasi merasa paling nyaman - diproses dengan sangat baik. Langkah-langkah yang diperlukan diatur dengan jelas sebelumnya.
Sebaliknya, ketika Anda memberi asisten eksekutif tugas sketsa, Anda biasanya akan mengatakan sesuatu seperti, ' Inilah yang saya coba capai. Berikut adalah beberapa variabel yang dimainkan. Berikut adalah beberapa hal yang mungkin ingin Anda pertimbangkan . Kamu cari tahu sisanya . '
Asisten eksekutif sangat otonom; mereka hanya perlu bantuan untuk memahami konteks permintaan Anda. Mereka membutuhkan sejumlah informasi dasar untuk membantu mereka membuat keputusan yang baik atas nama Anda. Mereka membutuhkan Anda untuk mengomunikasikan harapan dan preferensi Anda.
Misalnya, ketika datang untuk bepergian, Anda ingin memberi tahu mereka dalam kondisi apa Anda ingin meningkatkan ke layanan pesawat kelas yang lebih tinggi, jenis hotel apa yang Anda sukai, dan lingkungan seperti apa yang Anda inginkan untuk tinggal.
Konteks itu juga bisa lebih dalam. Untuk bagian saya, saya ingin memiliki asisten eksekutif saya di dalam kotak masuk saya. Sebagian itu membantu karena mengurangi jumlah email yang harus saya tangani: jika saya mendapatkan seratus email sehari, saya akan mengatakan bahwa asisten eksekutif saya menangani, mendistribusikan ulang, atau menghapus sekitar lima puluh hingga tujuh puluh email.
Tetapi memiliki dia di sana juga membantu karena dia melihat konteks bisnis saya. Karena dia tahu apa yang saya kerjakan dan dengan siapa, dia bisa membuat keputusan yang lebih baik tentang siapa yang harus bertemu dengan saya. Misalnya, jika dia melihat bahwa saya bertukar banyak email dengan Joe tentang proyek tertentu dan kemudian Joe meminta pertemuan dan mengatakan bahwa itu perlu dilakukan sebelum tenggat waktu tertentu, dia dapat menentukan bahwa proyek tersebut sangat penting untuk saya dan pertemuan itu mungkin juga. Jadi dia akan mengambil inisiatif untuk mengatur pertemuan itu untukku dan hanya mengirimiku pesan yang menyatakan bahwa, ' Joe berkata dia benar-benar perlu bertemu dengan Anda sebelum tenggat waktu ini, jadi saya mengaturnya selama setengah jam, dari 2:45 hingga 3:15 . '
Asisten eksekutif benar-benar dapat membantu Anda memanfaatkan waktu Anda, asalkan Anda memberi mereka konteks yang baik.
Level 4: Kepala Staf atau Pejabat Eksekutif
Akhirnya kami memiliki kepala staf - atau, di militer, pejabat eksekutif. Asisten ini seperti COO pribadi untuk kegiatan bisnis Anda. Mereka memahami tujuan Anda. Mereka tahu siapa semua pemain kuncinya. Dan mereka mampu mendapatkan hasil sendiri sambil mengambil banyak - atau bahkan sebagian besar - beban administrasi dari pundak Anda.
Seorang kepala staf akan mengambil inisiatif dan benar-benar menindaklanjuti dan memeriksa dengan laporan langsung Anda atas nama Anda. Sementara asisten administrasi atau eksekutif mungkin membuat catatan dalam rapat, kepala staf Anda akan melihat hal-hal yang perlu ditindaklanjuti dan melakukan tindak lanjut itu sendiri. Kepala staf Anda akan mengambil sendiri lingkaran kembali dengan Cindy setelah pertemuan untuk memastikan bahwa dia benar-benar memiliki penyerahan yang bersih dari keempat item tersebut dan kemudian memeriksa kembali dua hari kemudian untuk melihat bagaimana dia melakukannya.
Sayangnya, kebanyakan orang mempekerjakan pesuruh dan asisten administrasi - orang yang hanya dapat membantu dengan tugas-tugas yang ditata dengan jelas. Tetapi sebagai pemilik bisnis, kebanyakan dari kita tidak terlalu berorientasi pada proses; kita hidup di dunia yang lebih kabur. Jadi kami benar-benar membutuhkan, setidaknya, asisten eksekutif yang dapat menangani situasi yang lebih ambigu.
Dan meskipun kepala stafnya hebat, Anda biasanya hanya akan menemukannya di perusahaan menengah dan besar. Jika Anda memiliki perusahaan yang lebih kecil, Anda mungkin memiliki tipe orang kepala staf di tim Anda, tetapi mereka tidak akan ditugaskan secara eksklusif untuk Anda. Mereka mungkin menjalankan operasi Anda sebagai gantinya, atau, jika bisnis Anda sedikit lebih besar, mereka mungkin COO Anda.
Dan itu adalah hal yang penting untuk dicatat juga bahwa judul-judul ini bersifat arbitrer. Banyak orang yang diberi gelar 'Asisten Eksekutif' sebenarnya hanyalah peminum. Dan banyak orang yang dipekerjakan sebagai pesuruh benar-benar berprestasi di tingkat asisten eksekutif. (Yang terakhir ini sangat umum di dunia hiburan.)
Jadi, saat Anda berpikir untuk mempekerjakan asisten Anda berikutnya, pertimbangkan jenis asisten yang Anda butuhkan. Dan, apa pun yang Anda putuskan, pastikan untuk mencari kualitas-kualitas itu selama wawancara.
Terakhir, bonus pro-tip: pekerjakan seseorang dengan kemampuan sedikit lebih dari yang Anda pikir Anda perlukan. Lagi pula, Anda ingin perusahaan Anda berkembang, bukan?
Jika Anda menikmati ide-ide yang saya bagikan, maka saya mendorong Anda untuk mengunduh salinan gratis dari buku terbaru saya, Bangun Bisnis, Bukan Pekerjaan . Klik disini untuk rincian lengkap dan untuk mendapatkan salinan gratis Anda.
