Ada banyak alasan bagi bisnis untuk mengelola file elektronik dan mendigitalkan dokumen mereka. Menciptakan struktur untuk mengatur dan berbagi informasi adalah salah satu manfaat; seperti mengurangi kertas, membuat jejak audit, memastikan kepatuhan terhadap peraturan, dan memfasilitasi kolaborasi internal dan eksternal. Sistem manajemen dokumen (DMS) membantu perusahaan mendigitalkan, menyimpan, mengelola, dan melacak dokumen, objek data, dan gambar secara elektronik. Baik disebut sebagai sistem, perangkat lunak, atau solusi, penawaran DMS hadir dengan berbagai fitur dan label harga. Kami telah menemukan beberapa kategori terbaik untuk membantu Anda memilah-milah apa yang bisa menjadi serangkaian opsi yang membingungkan.
Dalam ulasan kami, kami menemukan banyak penawaran. Beberapa sistem fokus pada mengaktifkan penyimpanan, pencarian, keamanan dan menyertakan beberapa revisi dokumen dan fungsi berbagi. Lainnya melampaui DMS menyediakan banyak lonceng dan peluit (dan plug-in) untuk spektrum kemampuan seperti pembuatan alur kerja, manajemen tugas, kolaborasi, aturan otomatis, dan banyak lagi.
Mengingat banyaknya pilihan, menentukan sistem yang tepat dapat menjadi hal yang menakutkan. Kami berbicara dengan Jennifer Pankow, Manajer, Kesuksesan Klien, SHI International Corp., yang membantu menyederhanakannya: 'Dari keputusan bisnis, tanyakan pada diri Anda 'Apa yang saya dapatkan yang membantu meningkatkan bisnis saya atau memenuhi kebutuhan kritis?' Inilah yang kami bantu pelanggan melihat dan memetakan solusinya. Daripada berpikir 'Saya butuh DMS', tanyakan: 'Apa yang harus saya lakukan?' Kemudian persempit pilihan Anda ke solusi mana yang melakukan itu, dan bagian mana yang melakukannya.'
istri anjing beth penurunan berat badan
Pertanyaan lain yang perlu dipertimbangkan adalah: Di mana saya ingin file saya disimpan? Ada tiga jenis DMS: Cloud, on-premise dan hybrid.
Awan: Dengan layanan ini, dokumen Anda berada di cloud vendor - siap untuk akses seluler kapan saja dan di mana saja selama Anda memiliki internet. Penyimpanan mungkin dibatasi oleh kontrak Anda (walaupun sebagian besar layanan menawarkan berbagai tingkat penyimpanan dan harga terkait), namun seringkali merupakan opsi terjangkau yang mencakup manajemen dan pembaruan sistem, dan file dicadangkan ke cloud.
Lokal: Opsi ini memungkinkan lebih banyak penyesuaian saat DMS berada di server Anda, dan Anda tidak terbatas pada penyimpanan tingkat kontrak. Tetapi biaya di muka mungkin menakutkan, pemeliharaan TI mungkin ekstra, dan Anda harus menerapkan protokol cadangan jika server Anda mati.
Hibrida: Kombinasi lokal dan cloud ini memungkinkan Anda fleksibilitas untuk menggunakan cloud untuk beberapa jenis dokumen sambil menghindari migrasi konten lama yang tidak memerlukan akses seluler.
Saat melihat opsi DMS, faktor utama yang perlu dipertimbangkan adalah:
Keamanan: Salah satu aspeknya adalah kemampuan Anda untuk mengontrol akses dan mengatur izin untuk dokumen dan file di dalam sistem. Menilai bagaimana file-file ini dibagikan dengan aman secara internal dan eksternal adalah penting. Aspek lainnya adalah tingkat keamanan yang melindungi data Anda di tempat penyimpanannya. Jika Anda mencari solusi cloud, pastikan keamanan vendor untuk pusat data mereka cukup untuk melindungi data Anda dan mematuhi peraturan apa pun untuk industri Anda.
Pemindaian: Jika Anda tenggelam dalam kertas, temukan sistem yang memungkinkan pemindaian dokumen dalam jumlah besar dengan fitur penamaan dan pengarsipan otomatis. Salah satu fitur potensial, Optical Character Recognition (OCR), mengubah dokumen yang dipindai menjadi file yang dapat diedit dan dicari.
Cari: Adalah bijaksana untuk memastikan bahwa tidak peduli bagaimana sistem mengatur file Anda, kemampuan pencarian memungkinkan pencarian kata kunci teks lengkap di dalam file (bukan hanya berdasarkan judul).
Akses, Edit, Pantau: Seberapa luas kebutuhan bisnis Anda untuk membuat, mengakses, dan mengubah dokumen? Saat meninjau DMS, lihat:
- Pengaturan akses/izin dokumen dan file, misalnya, apakah peran ditetapkan, apakah akses diatur oleh dokumen, folder atau keduanya, dapatkah Anda mengatur izin oleh individu dan grup?
- Berbagi/mengedit file, yaitu, apakah ada check in/out, dapatkah banyak pengguna mengedit sekaligus?
- Pemantauan dan pelacakan, misalnya, dapatkah Anda melihat siapa yang telah melihat dokumen, apakah Anda mendapatkan log aktivitas/audit, dapatkah Anda mengatur peringatan?
- Kontrol versi, yaitu dapatkah Anda melihat riwayat versi, bagaimana sistem memastikan versi terbaru sedang dikerjakan, dapatkah Anda mengakses versi sebelumnya?
- Penciptaan, perakitan, dan pengarsipan, yaitu, fitur apa yang ada selama masa pakai dokumen mulai dari pembuatan hingga pengarsipan?
Kolaborasi: Berapa banyak kolaborasi internal dan eksternal yang Anda butuhkan untuk memberdayakan? Meskipun kontrol versi, pengeditan, dan tanda tangan elektronik mungkin merupakan fitur DMS yang cukup standar, beberapa sistem menyertakan alur kerja, penulisan bersama, manajemen tugas, peringatan, pengiriman pesan, dan banyak lagi.
Keramahan pengguna: Anda menginginkan adopsi sistem yang mendekati 100%. Pastikan alat dan antarmuka ramah pengguna dan intuitif, sehingga tim Anda dapat menggunakannya dengan mudah.
Mobilitas: Jika akses seluler adalah prioritas, temukan sistem yang kompatibel dengan semua perangkat. Pertimbangkan yang memiliki aplikasi yang mereplikasi pengalaman desktop.
Integrasi: Ada berbagai macam kemampuan integrasi di seluruh penawaran DMS yang kami ulas. Ketahui sistem apa yang Anda perlukan untuk diintegrasikan dengan DMS Anda. Misalnya, keinginan Anda untuk menghindari keharusan memindahkan file dari penyimpanan cloud yang ada, misalnya Drobox, Microsoft Cloud, Google Drive, dll., atau kebutuhan Anda untuk terhubung dengan CRM, sistem manajemen konten, atau perangkat lunak akuntansi dapat mendorong keputusan vendor Anda. .
Dukung: Seperti halnya layanan vendor lainnya, pastikan Anda memahami bagaimana dukungan diberikan. Sebagian besar vendor yang kami ulas memiliki beberapa opsi dukungan termasuk email, obrolan online, dan telepon - meskipun jam terkadang terbatas. Beberapa hanya menawarkan dukungan melalui sistem tiket. Pilih salah satu yang sesuai dengan tingkat dan jenis dukungan yang Anda perlukan.
Harga: Harga DMS bervariasi menurut vendor dan layanan. Seperti yang disebutkan sebelumnya, DMS on-premise memiliki biaya awal yang substansial. Namun, dengan layanan cloud Anda kemungkinan akan membayar biaya bulanan atau tahunan yang ditentukan berdasarkan per pengguna/bulan atau kapasitas penyimpanan, dan fitur tambahan dapat menambah biaya. Jadi, pertimbangkan biaya berkelanjutan Anda dan kenaikan apa pun yang akan terjadi jika kebutuhan Anda meningkat.
Catatan Editor: Mencari Software Manajemen Dokumen untuk perusahaan Anda? Jika Anda menginginkan informasi untuk membantu Anda memilih salah satu yang tepat untuk Anda, gunakan kuesioner di bawah ini agar mitra kami, BuyerZone, memberi Anda informasi secara gratis:
Dalam pencarian kami untuk DMS 'Terbaik', kami menemukan kandidat yang memenuhi syarat dalam beberapa kategori:
Pemenang Keseluruhan, Perangkat Lunak/Sistem Manajemen Dokumen Terbaik untuk Bisnis Kecil: eFileCabinet
eFileCabinet mendapatkan suara kami sebagai Pemenang Keseluruhan Terbaik untuk Perangkat Lunak/Sistem Manajemen Dokumen untuk Bisnis Kecil 2018. DMS adalah satu-satunya yang dilakukan eFileCabinet. Ini adalah penawaran kuat yang mempromosikan kemudahan penggunaan, akses seluler, pencarian canggih 'tidak pernah kehilangan apa pun', dan tingkat keamanan yang tinggi.
Kelebihan: Ada penawaran luas fitur DMS dengan fitur baru yang ditambahkan seperti alur kerja (saat ini tersedia dalam versi beta). Keamanan dan kepatuhan adalah area fokus.
Kontra: Dukungan pelanggan, meskipun cepat merespons melalui telepon, email, atau obrolan, hanya tersedia selama jam kerja. Juga, ini bukan opsi DMS yang paling murah; tapi bukan yang paling mahal juga.
Lihat ulasan lengkap eFileCabinet kami.
Perangkat Lunak/Sistem Manajemen Dokumen Gratis Terbaik untuk Bisnis Kecil: Zoho Docs
Sementara banyak vendor DMS menawarkan uji coba gratis, versi gratis jarang. Yang kami temukan sering kali hanya diizinkan untuk satu akun pengguna. Menawarkan penyimpanan/pengguna 5 GB untuk hingga 25 anggota tim secara gratis, Zoho Docs mendapatkan pengakuan kami sebagai Perangkat Lunak Manajemen Dokumen Gratis Terbaik untuk Bisnis Kecil 2018.
Kelebihan: Zoho Docs mendukung keamanan dan kepatuhan yang kuat, memiliki antarmuka pengguna yang ramah, forum online untuk dukungan, dan banyak fitur layanan berbayar yang kami ulas.
Kontra: Zoho Docs, seperti Google Docs, memiliki format sendiri untuk file. Beberapa pengguna berkomentar bahwa bekerja dengan dokumen Word dalam sistem ini lebih menantang daripada yang mereka inginkan.
Baca lengkap kami Ulasan Zoho Docs .
Perangkat Lunak/Sistem Manajemen Dokumen Terbaik untuk Layanan Pelanggan: eFileCabinet
eFileCabinet mendapatkan suara kami sebagai Perangkat Lunak/Sistem Manajemen Dokumen Terbaik untuk Layanan Pelanggan pada tahun 2018. Meskipun DMS ini mungkin sedikit lebih mahal daripada beberapa pesaing, beberapa ulasan pengguna menyatakan bahwa itu layak karena orang-orang dan layanan pelanggan. Tim Sukses Pelanggan berkomitmen untuk setiap pelanggan baru yang menerima panggilan segera setelah pembelian untuk memastikan mereka sepenuhnya memahami produk dan perusahaan mereka dapat memperoleh manfaat darinya.
Kelebihan: Saat menghubungi layanan pelanggan melalui tiga metode mereka, yaitu, obrolan, telepon, dan email, kami mendengar kembali dengan sangat cepat, dan perwakilannya ramah, profesional, dan membantu.
Kontra: Dukungan pelanggan hanya tersedia selama jam kerja (8.00 - 17.00 MT) Senin sampai Jumat.
Lihat ulasan lengkap eFileCabinet kami.
kekayaan bersih heather graham 2017
Perangkat Lunak/Sistem Manajemen Dokumen Terbaik untuk Kolaborasi: SharePoint
SharePoint, DMS dari Microsoft, menyertakan banyak fitur yang akan menarik minat perusahaan atau tim yang perlu berkolaborasi secara efisien. Dirancang dengan tujuan untuk 'memberdayakan kerja tim' dan 'kolaborasi yang mulus di seluruh organisasi', SharePoint adalah pilihan kami untuk Perangkat Lunak/Sistem Manajemen Dokumen Terbaik untuk Kolaborasi 2018.
Kelebihan: Sebagai produk Microsoft, SharePoint menyediakan tingkat keamanan dan dukungan pelanggan yang tinggi dengan kisaran harga. Kemampuan tampaknya hampir tidak ada habisnya ketika mempertimbangkan rangkaian lengkap penawaran Microsoft yang terintegrasi dengan SharePoint.
Kontra: Banyak ulasan menunjukkan bahwa untuk sepenuhnya memanfaatkan keahlian dan kustomisasi SharePoint diperlukan. Ini berpotensi membuat solusi terlalu memakan waktu dan mahal untuk usaha kecil.
Lihat ulasan lengkap SharePoint kami.
Perangkat Lunak/Sistem Manajemen Dokumen Terbaik untuk Firma Hukum: M-Files
Karena firma hukum berurusan dengan banyak dokumen, sebagian besar berisi informasi rahasia dan sensitif, ada pertimbangan tambahan untuk memilih DMS. Menurut sebuah artikel di Jurnal ABA, ' Inilah Lowdown Hukum pada Perangkat Lunak Manajemen Dokumen ,' komponen manajemen dokumen dalam perangkat lunak manajemen praktik yang digunakan firma hukum saat ini mungkin cukup untuk praktik tunggal atau firma kecil di area praktik yang tidak memiliki dokumen berat. Tetapi untuk perusahaan kecil yang mengelola sejumlah besar dokumen, menemukan sistem yang berdiri sendiri yang dapat berintegrasi dengan baik dengan manajemen praktik dan perangkat lunak akuntansi Anda yang ada mungkin sangat bermanfaat. Karena teknologinya yang inovatif, keamanan, dukungan untuk kepatuhan data, dan kemampuan integrasi, pilihan kami untuk Perangkat Lunak/Sistem Manajemen Dokumen Terbaik untuk Firma Hukum adalah M-Files.
Kelebihan: Selain fitur DMS yang solid seperti kemampuan pemindaian, OCR untuk mengatur dan mencari, dan kontrol akses, teknologi ini menawarkan alur kerja persetujuan kontrak firma hukum dan mendukung eDiscovery.
Kontra: M-Files tidak menawarkan paket pra-konfigurasi karena beberapa pesaing melakukannya sehingga sulit untuk mengukur berapa biaya untuk firma hukum kecil untuk mendapatkan fitur yang mereka butuhkan. Solusi disesuaikan untuk setiap klien dan harga mulai di bawah .000 per tahun.
Baca ulasan isi M-Files.
Layanan Manajemen Dokumen Lainnya
Selain yang kami pilih dalam kategori Best Of kami, berikut adalah perusahaan lain yang kami ulas:
Dokmee menggambarkan penawarannya sebagai sistem manajemen dokumen yang aman dan mudah digunakan yang dirancang untuk berbagai tujuan termasuk pengambilan dan penyimpanan dokumen, pencarian dan pengambilan, dan berbagi file.
Sebuah tempat suite manajemen dokumen digunakan oleh perusahaan arsitektur, teknik, dan konstruksi untuk alur kerja, manajemen informasi, dan kepatuhan terhadap standar global.
Awan DocuWare mendigitalkan proses kertas, memungkinkan konfigurasi alur kerja khusus, dan terintegrasi dengan ERP, CRM, dan sistem lainnya.
Awan Dokumen Adobe termasuk Acrobat DC untuk produktivitas PDF dan Adobe Sign untuk penandatanganan elektronik terintegrasi.
Bisnis Hightail , sebelumnya YouSendIt, terdiri dari penawaran Berbagi File dan Kolaborasi Kreatif.
KANTOR HANYA Ascencio menyediakan editor dokumen online dan alat bisnis produktivitas melalui Cloud atau jaringan pribadi.
Alfresco Satu dari Alfresco Software, Inc. adalah platform Enterprise Content Management (ECM) yang mencakup manajemen dokumen, kolaborasi, dan otomatisasi proses.
Metodologi
Kami menggunakan tinjauan luas istilah pencarian, tren sosial, dan penelitian web untuk mempersempit daftar penawaran DMS kami. Kami mewawancarai profesional layanan klien yang memiliki pengalaman menggunakan DMS dan membantu pelanggan dengan keputusan manajemen konten atau pembelian perangkat lunak mereka. Dengan pilihan yang dipersempit, kami kemudian meninjau situs web masing-masing perusahaan dan menonton demo atau mendaftar untuk uji coba, dan membandingkan penawaran khusus seputar jenis layanan, harga, layanan pelanggan, skalabilitas, fungsionalitas, kemudahan penggunaan, ulasan pelanggan, situs web bisnis dan teknologi ulasan dan penghargaan. Untuk informasi yang hilang, kami menghubungi perusahaan. Dalam proses ini, kami tidak hanya mengisi kesenjangan informasi, tetapi juga menilai kecepatan dan ketelitian tanggapan mereka.
Pengungkapan Editorial: Inc. menulis tentang produk dan layanan dalam artikel ini dan artikel lainnya. Artikel-artikel ini secara editorial independen - itu berarti editor dan reporter meneliti dan menulis tentang produk ini tanpa pengaruh departemen pemasaran atau penjualan. Dengan kata lain, tidak ada yang memberi tahu wartawan atau editor kami apa yang harus ditulis atau untuk memasukkan informasi positif atau negatif tertentu tentang produk atau layanan ini dalam artikel. Isi artikel sepenuhnya merupakan kebijaksanaan reporter dan editor. Namun, Anda akan melihat bahwa terkadang kami menyertakan tautan ke produk dan layanan dalam artikel. Ketika pembaca mengklik tautan ini, dan membeli produk atau layanan ini, Inc dapat diberi kompensasi. Model periklanan berbasis e-niaga ini - seperti iklan lainnya di halaman artikel kami - tidak berdampak pada liputan editorial kami. Reporter dan editor tidak menambahkan tautan tersebut, mereka juga tidak akan mengelolanya. Iklan ini, seperti iklan lain yang Anda lihat di Inc, mendukung jurnalisme independen yang Anda temukan di situs ini.
Catatan Editor: Mencari Software Manajemen Dokumen untuk perusahaan Anda? Jika Anda menginginkan informasi untuk membantu Anda memilih salah satu yang tepat untuk Anda, gunakan kuesioner di bawah ini agar mitra kami, BuyerZone, memberi Anda informasi secara gratis:
Catatan Editor: Mencari Software Manajemen Dokumen untuk perusahaan Anda? Jika Anda menginginkan informasi untuk membantu Anda memilih salah satu yang tepat untuk Anda, gunakan kuesioner di bawah ini agar mitra kami, BuyerZone, memberi Anda informasi secara gratis:
Pengungkapan Editorial: Inc. menulis tentang produk dan layanan dalam artikel ini dan artikel lainnya. Artikel-artikel ini secara editorial independen - itu berarti editor dan reporter meneliti dan menulis produk-produk ini bebas dari pengaruh departemen pemasaran atau penjualan apa pun. Dengan kata lain, tidak ada yang memberi tahu wartawan atau editor kami apa yang harus ditulis atau untuk memasukkan informasi positif atau negatif tertentu tentang produk atau layanan ini dalam artikel. Isi artikel sepenuhnya merupakan kebijaksanaan reporter dan editor. Namun, Anda akan melihat bahwa terkadang kami menyertakan tautan ke produk dan layanan ini dalam artikel. Ketika pembaca mengklik tautan ini, dan membeli produk atau layanan ini, Inc dapat diberi kompensasi. Model periklanan berbasis e-niaga ini - seperti iklan lainnya di halaman artikel kami - tidak berdampak pada liputan editorial kami. Reporter dan editor tidak menambahkan tautan tersebut, mereka juga tidak akan mengelolanya. Model periklanan ini, seperti orang lain yang Anda lihat di Inc, mendukung jurnalisme independen yang Anda temukan di situs ini.
