Istilah 'sistem saran karyawan' mengacu pada berbagai upaya yang dilakukan bisnis untuk mengumpulkan dan memanfaatkan masukan dari karyawan mereka dengan harapan mencapai penghematan biaya atau meningkatkan kualitas produk, efisiensi tempat kerja, layanan pelanggan, atau kondisi kerja. Upaya ini berkisar dari sekadar menempatkan kotak saran di area umum hingga menerapkan program formal dengan komite untuk meninjau ide dan penghargaan bagi yang diadopsi. Ide-ide yang dihasilkan dapat berkisar dari peningkatan kualitas kehidupan kerja yang sederhana, seperti meletakkan lemari es di ruang kopi, hingga masalah perampingan yang lebih besar yang dapat menghemat ribuan dolar perusahaan per tahun, seperti mengalihkan semua telepon seluler tenaga penjualan dari kontrak individu ke kontrak kelompok. dengan penjual diskon. 'Program saran menciptakan situasi yang saling menguntungkan,' tulis Kate Walter dalam Majalah HR . 'Lebih banyak keterlibatan dan masukan bagi karyawan dan peningkatan efisiensi dan penghematan biaya bagi pengusaha.'
'Perusahaan yang membuat sistem saran yang efektif menemukan bahwa karyawan memiliki ide-ide hebat yang dapat menurunkan biaya, meningkatkan pendapatan, meningkatkan efisiensi, atau menghasilkan kualitas yang lebih baik,' kata Charles Martin, penulis buku Sistem Saran Karyawan: Meningkatkan Produktivitas dan Keuntungan . 'Karyawan bekerja sama lebih baik sebagai sebuah tim dan sering mengirimkan ide sebagai sebuah tim. Dan mereka mulai berpikir lebih seperti manajer, melihat di luar lingkup pekerjaan mereka sendiri.'
Beberapa perusahaan berasumsi bahwa karena mereka memupuk hubungan terbuka antara karyawan dan manajemen, ide-ide untuk perbaikan akan muncul secara informal, tanpa dorongan eksplisit. Tetapi para ahli mencatat bahwa sistem saran formal mendorong karyawan untuk benar-benar memikirkan pekerjaan mereka dan ingin berpartisipasi dalam operasi perusahaan. Sistem saran formal membiarkan karyawan tahu bahwa ide-ide mereka dihargai. Sistem seperti itu bahkan dapat meningkatkan motivasi dan menumbuhkan loyalitas dan kerja tim di antara karyawan. Dan manfaat ini datang sebagai tambahan dari dampak positif sistem saran karyawan terhadap keuntungan perusahaan. 'Tidak dapat disangkal bahwa ahli yang sebenarnya adalah orang yang melakukan pekerjaan itu; oleh karena itu, itulah tempat terbaik untuk pergi ketika perbaikan dicari,' konsultan Tomas Jensen, presiden Pusat Pengembangan Sistem Saran, mengatakan kepada Susan Wells seperti yang diterbitkan dalam Majalah HR . 'Jutaan dolar dihemat dengan mendengarkan aset terbesar perusahaan—sumber daya manusianya.' Wells melanjutkan untuk membahas studi oleh Employee Involvement Association (EIA) yang menemukan penghematan lebih dari 4 juta pada tahun 2003 di 47 perusahaan di mana 450.000 orang berpartisipasi dalam program.
ELEMEN SISTEM SARAN YANG SUKSES
'Tujuan dari sistem saran yang sukses adalah untuk memanfaatkan reservoir ide dan pemikiran kreatif dari semua karyawan untuk peningkatan proses kerja dan produk,' tulis Robert F. Bell dalam Solusi IIE . 'Untuk melakukannya membutuhkan pemahaman yang tepat oleh semua orang tentang proses, dukungan manajemen dari sistem, dorongan dan penghargaan yang berarti, dan struktur untuk memastikan tidak ada yang gagal.' Unsur-unsur sistem saran karyawan yang sukses dapat dibagi menjadi empat bidang utama: dukungan manajemen, struktur program, visibilitas program dan promosi, serta pengakuan dan penghargaan.
Dukungan manajemen
Elemen pertama dari sistem saran karyawan yang sukses adalah menunjukkan dukungan dari manajemen puncak. Manajer harus menunjukkan antusiasme dan komitmen terhadap program jika ingin menghasilkan hasil yang diinginkan. Seorang pemilik usaha kecil mungkin mulai dengan berbagi visinya untuk perusahaan dengan karyawan. Karyawan yang memahami misi perusahaan secara keseluruhan lebih mungkin untuk menyampaikan ide-ide berharga yang akan membantu perusahaan mencapai tujuannya. Langkah selanjutnya mungkin memastikan manajer lini mendukung sistem saran dan tidak merasa terancam olehnya. Penting juga bagi manajer untuk sering mengangkat topik dalam rapat dan memasukkan hasil positif dari saran karyawan ke dalam laporan kemajuan berkala. Manajer juga harus didorong untuk mengajukan saran sendiri, meskipun mereka umumnya tidak diberi penghargaan untuk ide-ide yang berada di bawah tanggung jawab perencanaan strategis normal mereka.
Struktur Program
Elemen berikutnya dari sistem saran karyawan yang sukses adalah struktur. Para ahli merekomendasikan untuk menempatkan tanggung jawab untuk pengembangan dan implementasi program dengan satu administrator. Orang ini harus mulai dengan memilih komite karyawan—dari semua bagian organisasi dan mewakili berbagai kelompok demografis—untuk membantu mengelola berbagai fase. Administrator dan komite karyawan kemudian harus mengembangkan aturan yang jelas untuk memandu upaya karyawan dalam memberikan saran. Program saran cenderung lebih berhasil ketika karyawan didorong untuk membuat saran yang masuk akal dalam parameter pengalaman kerja mereka sendiri. 'Tujuan sebenarnya adalah untuk menghasilkan ide sebanyak mungkin, dan, dari waktu ke waktu, untuk meningkatkan kualitas saran melalui umpan balik dan dorongan,' kata Bell. Penting untuk mengembangkan pernyataan kebijakan yang jelas yang mencakup semua aspek program saran dan memastikan bahwa manajer dan karyawan memahaminya. Jika karyawan memandang proses ini sebagai proses yang terbuka dan terbuka, ini akan membantu menghilangkan kecurigaan tentang bagaimana ide ditinjau dan dihargai.
berapa umur leslie lopez
Visibilitas Program
Elemen penting lain dari program saran karyawan yang sukses adalah visibilitas. Lagi pula, karyawan tidak dapat diharapkan untuk berpartisipasi dalam suatu program jika mereka tidak mengetahuinya. Para ahli merekomendasikan untuk meluncurkan program saran dengan cara yang sangat terbuka, dengan pengumuman, buletin, pesta, dll. Karyawan harus menerima gagasan bahwa manajemen bermaksud untuk memberikan pertimbangan penuh atas semua saran dan rencana untuk mengambil tindakan yang terbaik pada waktu yang tepat. Sistem saran itu sendiri juga harus dipublikasikan dan dipromosikan secara luas. Contoh sistem yang mungkin termasuk kotak saran yang sudah dikenal dengan formulir tertulis; papan buletin kuno untuk memposting ide dan hasil; saluran telepon bebas pulsa khusus untuk memungkinkan karyawan menelepon untuk memberikan saran; atau sistem yang lebih canggih berdasarkan email atau posting ke situs Web khusus. Setelah sistem diperkenalkan, penting untuk menindaklanjuti dengan kegiatan promosi yang sedang berlangsung untuk mempertahankan minat karyawan.
Pengakuan dan Penghargaan
Elemen penting lain dari sistem saran karyawan yang sukses adalah mengenali peserta dan memberikan penghargaan untuk ide-ide bagus. Karyawan lebih mungkin untuk berpartisipasi dalam program saran jika ide-ide yang mereka ajukan mendapat tanggapan yang cepat dan bijaksana dari manajemen. Para ahli merekomendasikan pengaturan jadwal di mana penerimaan ide akan diakui (berkisar dari 24 jam dengan sistem elektronik hingga satu minggu dengan sistem yang lebih tradisional). Kemudian karyawan harus diberi tahu dalam waktu 30 hari apakah ide mereka akan diadopsi atau tidak. Bahkan dalam kasus di mana ide tidak digunakan, karyawan yang mengirimkannya harus berterima kasih atas partisipasinya dalam program tersebut. Mungkin bermanfaat untuk memberikan hadiah kecil dan nyata bagi karyawan yang mengajukan ide ke sistem saran untuk pertama kalinya, seperti kaus oblong, pena, atau payung.
Untuk memastikan keberhasilan sistem saran, penting juga untuk mempublikasikan saran yang digunakan dan dampak positifnya bagi perusahaan. Salah satu cara untuk melakukan ini mungkin dengan mengadakan makan malam tahunan untuk menghormati orang-orang yang memberikan saran sepanjang tahun. Banyak perusahaan juga menetapkan sistem penghargaan untuk gagasan karyawan yang mengarah pada penghematan biaya atau perbaikan proses. Misalnya, beberapa perusahaan mendistribusikan sebagian kecil dari semua tabungan yang disediakan oleh sistem saran karyawan sebagai bagian dari program bagi hasil tahunan mereka. Para ahli mengakui bahwa mengembangkan sistem penghargaan yang tepat yang mengakui kontribusi karyawan yang berharga dapat menjadi rumit tanpa menciptakan kecemburuan dan kebencian di antara sesama karyawan. Beberapa menyarankan bahwa tugas ini sebaiknya didelegasikan ke komite penasihat karyawan. Kuncinya adalah mengevaluasi ide-ide berdasarkan faktor-faktor seperti inovasi dan kecerdikan serta nilai uang saat menetapkan penghargaan.
ALASAN UMUM SISTEM SARAN GAGAL
'Di beberapa perusahaan, karyawan mengirimkan banyak ide berguna kepada manajemen tingkat atas. Di bagian lain bagian bawah kotak saran dilapisi dengan debu,' tulis seorang kontributor untuk Eksekutif Wanita . 'Apa bedanya? Ini bukan kualitas karyawan tetapi kualitas kepemimpinan yang mereka terima.' Ada sejumlah alasan mengapa sistem saran mungkin gagal menghasilkan respons positif di antara karyawan. Dalam artikelnya untuk Solusi IIE , Bell menguraikan beberapa masalah umum yang dialami perusahaan dalam menerapkan dan mengelola sistem saran.
Misalnya, karyawan mungkin merasa enggan untuk memberikan saran jika mereka yakin bahwa manajemen tidak benar-benar tertarik dengan ide-ide mereka. Jika perusahaan hanya mengeluarkan undangan suam-suam kuku untuk saran atau menciptakan suasana yang mungkin dianggap mengintimidasi, maka saran karyawan tidak mungkin datang. Perusahaan mungkin akan mengalami masalah serupa dalam memunculkan saran jika manajemen tidak jelas tentang siapa yang diundang untuk berpartisipasi dalam program atau terlalu banyak menerapkan aturan ketat tentang partisipasi.
Masalah umum lainnya dengan sistem saran karyawan melibatkan tanggapan manajemen terhadap saran. Karyawan tidak mungkin berpartisipasi dalam program jika mereka mengalami respons yang lambat, atau tidak ada respons, terhadap saran mereka. Sistem saran juga akan gagal jika tidak ada penjelasan yang jelas tentang penerimaan atau penolakan saran, atau jika karyawan merasa bahwa manajemen membuat penilaian yang bias tentang saran mana yang harus disetujui. Akhirnya, sistem saran cenderung menciptakan masalah bagi organisasi ketika imbalan yang ditawarkan untuk ide-ide bagus tidak konsisten atau tidak dapat diprediksi.
BIBLIOGRAFI
Bell, Robert F. 'Membangun Sistem Saran yang Efektif.' Solusi IIE . Februari 1997.
Chanesky, Wayne S. 'Sindrom Kotak Saran'. Toko Mesin Modern . Februari 2006.
Dempsey, Mary. 'Kekuatan Saran.' Bisnis Detroit Crain . 6 Maret 1995.
Martin, Charles. Sistem Saran Karyawan: Meningkatkan Produktivitas dan Keuntungan . Publikasi Renyah, 1997.
'Kembalinya Kotak Saran.' Pekan Industri . 19 Januari 1998.
skylar menggali kekayaan bersih 2015
'Enam Cara Mendapatkan Ide Hebat dari Karyawan.' Eksekutif Wanita . Maret-April 1996.
Ulfelder, Steve. 'Melampaui Kotak Saran: Bagaimana manajer di perusahaan Tempat Terbaik mendorong aliran bebas ide, saran, dan inovasi.' dunia komputer . 27 Juni 2005.
Walter, Kate. 'Ide Karyawan Menghasilkan Uang.' Majalah HR . April 1996.
Wells, Susan J. 'Dari Ide ke Hasil.' Majalah HR . Februari 2005.
