Anda pernah ke sana. Proyek ini kritis. Hampir tidak ada cukup waktu dan taruhannya tinggi. Tekanan menyala. Tidak ada ruang untuk kesalahan. Jika Anda melakukannya dengan benar, semuanya bahagia, dan Anda adalah pahlawannya. Jika Anda salah, tragedi menyerang dan semua orang, termasuk klien Anda, staf Anda, dan mungkin keluarga Anda di rumah akan melihat Anda sebagai pecundang.
Richard Phillips, CEO Pilot Freight Services, bekerja di bawah tekanan seperti ini setiap hari. Perusahaannya menangani logistik untuk perusahaan besar yang harus mengirimkan barang, menyiapkan, dan bekerja di banyak wilayah di dunia dengan sedikit atau tanpa margin kesalahan.
Perusahaannya sering diminta untuk menangani operasi yang unik atau kompleks. 'Biasanya ketika kita diminta untuk melakukan sesuatu yang luar biasa, itu juga merupakan misi kritis bagi pelanggan,' ungkap Phillips. 'Upaya pertama kali kami selalu langsung, dan itu terjadi di jalan raya, di gudang yang sibuk, di tar mac bandara, dan di lokasi terpencil di seluruh dunia.' Nasib orang dan terkadang nyawa bisa dipertaruhkan. Menyelesaikan sesuatu dengan benar saat pertama kali biasanya merupakan satu-satunya pilihan.
Phillips, seorang anggota Young Presidents' Organization (YPO), membagikan beberapa kiat hebat tentang cara memastikan Anda dan tim Anda tidak menyerah di bawah tekanan saat misi penting.
1. Memelihara budaya tanggung jawab.
Memastikan bahwa proyek dilakukan dengan benar pertama kali menempatkan sejumlah besar tanggung jawab pada mereka yang terlibat. Jika mereka tidak siap untuk mengambil tanggung jawab ini, maka kegagalan bisa saja terjadi. ' Setiap karyawan Pilot tahu bahwa mereka bertanggung jawab atas setiap pengiriman di sistem kami, ' kata Phillips. ' Tidak ada yang namanya masalah orang lain.'
2. Menjaga budaya kepemilikan.
Adalah hal yang baik untuk bertanggung jawab, dan beberapa orang mungkin memiliki peran dalam proyek besar. Tetapi seseorang harus bertanggung jawab atas kesuksesan secara keseluruhan. 'Meskipun setiap karyawan bertanggung jawab atas setiap pengiriman, setiap pengiriman terutama dimiliki oleh satu orang, atau satu tim, yang tahu bahwa perlu proaktif dalam mengelola proses jika kita ingin berhasil,' urai Phillips.
3. Memelihara budaya kebenaran.
Kesalahan sering tidak dapat dihindari dalam situasi berisiko tinggi. Dengan tekanan tinggi seperti itu, beberapa orang mungkin merasa terdorong untuk menghindari mengatakan yang sebenarnya ketika ada sesuatu yang salah, jika hanya untuk menyelamatkan pekerjaan mereka. Phillips memastikan orang-orangnya didorong untuk menjadi orang yang mengatakan kebenaran, apa pun hasilnya. 'Setiap karyawan Pilot tahu bahwa menunjukkan potensi masalah selalu merupakan hal yang baik,' dia menegaskan. 'Bahkan jika beritanya buruk.'
4. Pelajari proyek secara ekstensif.
Dalam misi yang rumit dan berisiko tinggi, setiap detail yang terlewatkan dapat menyebabkan bencana. 'Ketahui sepenuhnya semua yang Anda bisa tentang pelanggan dan apa yang Anda lakukan untuk mereka sebelum Anda mulai. Mengetahui kebutuhan pelanggan. Tahu operasi mereka,' tambah Phillips. ' Bagi kami itu berarti kami tidak hanya tahu bahwa pengiriman sangat penting. Kami tahu mengapa. Apakah itu rapuh? Dalam hal apa itu rapuh? Ketahui pemasoknya. Seberapa sering mereka terlambat? Bagaimana mereka suka bahan mereka diambil? Periksa cuaca. Ketahui ketinggian pintu dermaga. Pastikan pintu lift berfungsi dengan baik. Periksa cuaca lagi. Ketahui jam operasi untuk setiap fasilitas di mana Anda mungkin mengambil atau menurunkan barang. Ketahui nama penjaga keamanan setelah jam kerja. Apakah dia punya hewan peliharaan? Ketahui nama hewan peliharaannya. Yang paling penting, tahu persis apa yang Anda mampu dan apa yang akan Anda lakukan. Anda sering dapat memperoleh pengalaman tanpa risiko jika Anda mempelajari semua yang Anda bisa tentang dunia tempat Anda beroperasi.'
5. Tahu kapan harus mengatakan 'Tidak' kepada pelanggan.
Sangat bagus untuk menjadi pahlawan sepanjang waktu, kecuali jika Anda tidak bisa. 'Jika ada risiko kegagalan yang signifikan, pelanggan Anda akan berterima kasih karena telah mengatakannya,' direkomendasikan Phillips. 'Anda akan mendapatkan kredibilitas, meningkatkan hubungan pelanggan, dan yang lebih penting, Anda akan melayani mereka dengan tepat.'
6. Mulailah dari yang kecil untuk menghilangkan kekusutan.
Ketika Anda memiliki operasi besar yang harus sempurna di luar gerbang, Anda perlu membuat tempat pengujian Anda sendiri. 'Kami tahu selalu ada konsekuensi dari kegagalan, tetapi jika kami dapat mencoba program di satu atau dua kota, dan kemudian berhenti dan belajar pelajaran kami sebelum meluncurkan program secara global, kami dapat menyelamatkan diri dari banyak sakit kepala,' berbagi Phillips.
7. Terus berkomunikasi dengan anggota tim Anda.
Pengetahuan tidak berguna dalam skenario tim kecuali jika dibagikan. Meninggalkan siapa pun dari komunikasi dapat menyebabkan kesalahan tak terduga ketika tekanan meningkat. 'Bicaralah dengan sesama karyawan Anda dan ketika mereka berbicara dengan Anda, dengarkan,' kata Phillips. 'Ada sangat sedikit masalah yang dapat muncul yang tidak dapat diselesaikan, jika Anda mengetahuinya.'
berapa harga angel brinks?
8. Jauhkan pihak luar dalam lingkaran.
Semua orang baik di dalam maupun di luar tim Anda harus bekerja sinkron untuk menyelesaikan proyek penting. Jangan biarkan tim luar Anda mengetahui apa yang terjadi. 'Tetap berhubungan dengan setiap vendor dan ketahui bagaimana mereka berencana melakukan operasi mereka,' kata Phillips. Dia juga menekankan perlunya mengelola harapan pelanggan di sepanjang jalan. 'Tetap berhubungan dengan pelanggan dan tetap up to date pada apa yang terjadi. Lakukan ini bahkan ketika segala sesuatunya berjalan seperti yang direncanakan. Ya itu membosankan. Di duniaku, membosankan sama dengan sukses.'
9. Miliki rencana darurat... untuk semuanya.
Phillips berutang banyak kesuksesannya pada kemampuan perencanaan timnya. Dengan memikirkan setiap kemungkinan dan solusi sebelumnya, mereka menghemat waktu dan stres ketika ada yang salah, bahkan jika itu adalah skenario yang tidak mereka harapkan. 'Ketahui persis bagaimana Anda akan merespons jika pemasok terlambat, jika pesawat mengalami masalah mekanis, jika ada badai salju di Midwest,' kata Phillips. 'Tiga pagi biasanya waktu yang buruk untuk mencoba dan menjadi kreatif. Jadi, lakukan pemecahan masalah inovatif Anda sebelumnya.'
10. Buat tim yang ingin sukses.
Sukses dalam proyek kritis misi terjadi ketika semua orang dengan senang hati bermain bersama. Karyawan, vendor, dan klien Anda harus memiliki kepercayaan dan keinginan bahwa proyek tersebut layak dan dapat dicapai. Jaga mereka sebagai individu dan dukung mereka sebagai sebuah tim sehingga bersama-sama Anda dapat mencapai keajaiban. 'Ketika ketiga kelompok ini bertindak sebagai satu komunitas, masalah jarang terjadi, dan sangat sedikit yang tidak dapat diperbaiki,' pungkas Phillips.
Setiap minggu Kevin mengeksplorasi cerita eksklusif di dalam (YPO), organisasi peer-to-peer premier dunia untuk chief executive, memenuhi syarat pada usia 45 tahun atau lebih muda.
