Hanya menjalankan aplikasi email Anda membuat bahu Anda tegang. Dan kegembiraan untuk liburan yang akan datang itu dirusak oleh pikiran bahwa mereka akan disambut di rumah oleh ribuan email yang tidak dijawab.
Jika membaca dan menanggapi email membuat Anda lelah dan tertekan, inilah saatnya untuk kendalikan kotak masuk Anda .
Ini Tidak Bekerja
Jika Anda seperti kebanyakan orang, Anda mengklik pesan tertentu untuk melihat apa yang terjadi. Terkadang, Anda membalas. Terkadang Anda menandai sesuatu sebagai telah dibaca. Pesan lain yang Anda baca kemudian tutup, mungkin 'beri bintang', dengan tujuan untuk kembali lagi nanti.
Ini tidak berhasil karena Anda hampir tidak pernah bisa kembali ke mereka. Sementara itu, email baru tiba yang mendorong email lama lebih dalam ke daftar... dan semakin menjauh dari kesadaran Anda.
Saat kotak masuk Anda menjadi berantakan dan penuh sesak, demikian juga pikiran Anda. Dan semua email yang tidak dijaga itu mengganggu pikiran Anda seperti Pedang Damocles.
Tidak heran Anda tidak bisa fokus. Tidak heran pesan jatuh melalui celah-celah. Tidak heran Anda stres.
Ubah Cara Anda Memikirkan Kotak Masuk Anda
Dua perubahan paradigma sederhana dapat memiliki dampak tektonik pada kotak masuk Anda:
Pergeseran Paradigma #1: Email tidak boleh tinggal di kotak masuk Anda.
Pikirkan kotak masuk Anda sebagai meja dapur Anda dan kotak masuk yang penuh dengan pesan baru sebagai sekantong besar belanjaan. Anda tidak akan meninggalkan bahan makanan itu di konter, bukan?
Tidak, Anda akan menaruh barang-barang yang mudah rusak di lemari es, makanan kalengan di lemari, gula dan tepung di dapur. Anda mendapatkan idenya.
Jadi mengapa Anda meninggalkan semua email itu di kotak masuk Anda? Singkirkan mereka!
Pergeseran Paradigma #2. Lebih baik mencari daripada menyortir.
Sekali waktu, Anda harus mengurutkan setiap email ke dalam semacam struktur folder yang rumit. Tapi hari-hari itu sudah lama berlalu.
Cara terbaik untuk 'menyingkirkan' email akhir-akhir ini adalah, segera setelah Anda menanganinya, arsipkan.
berapa tinggi ricky garcia?
Sekarang, jangan khawatir, pesannya tidak hilang. Anda dapat menemukannya kapan pun Anda mau dengan menggunakan fungsi pencarian aplikasi email.
Kerjakan Perubahan Paradigma Ini
Bagaimana Anda menerapkan paradigma dasar ini? Saya suka meminjam kerangka kerja yang dijelaskan teman saya Ari Meisel dalam bukunya, Lebih Sedikit Melakukan, Lebih Banyak Hidup .
Setiap kali Anda duduk untuk memeriksa email Anda, Anda harus melakukan sesuatu tentang setiap email.
Sebagai catatan tambahan, matikan notifikasi email Anda dan jangan periksa email baru setiap lima menit. Blokir, katakan 30 menit setiap kali, dan periksa email hanya 2-3 kali sehari.
Sekarang saat Anda melihat email baru, segera lakukan salah satu hal berikut:
Hadapi itu
Jika hanya membutuhkan waktu 1-3 menit, lanjutkan dan balas email tersebut. Kemudian arsipkan.
Hapus
Jika tidak ada tindakan yang Anda lakukan terhadap email tersebut, singkirkan dengan mengarsipkannya. Akibatnya, Anda 'menghapus' email dari kotak masuk Anda tetapi Anda masih dapat menemukannya nanti jika perlu.
Tunda itu
Sekarang jika Anda perlu membalas email, tetapi Anda tidak dapat melakukannya pada saat ini, maka Anda dapat menundanya dengan salah satu dari beberapa cara:
- Pindahkan ke folder To-Do
- Tambahkan email ke Gmail Tasks (atau fitur serupa di aplikasi email Anda)
- Email ke akun Asana Anda, untuk mengubahnya menjadi tugas
- Gunakan Boomerang, plugin gratis, untuk mengirim email kembali kepada Anda di masa mendatang
Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, email Anda akan berhenti terakumulasi di kotak masuk Anda.
Ke mana harus pergi dari sini?
Mulai sekarang, tindak lanjuti setiap email untuk menghapusnya dari kotak masuk Anda: Tangani, Hapus (arsipkan), atau Tunda. Apa pun yang Anda lakukan dengan email baru Anda, jangan biarkan mereka duduk di kotak masuk Anda!
Dan bagaimana dengan tumpukan email di kotak masuk Anda?
Pilih ambang batas atau periode ketika email dengan usia tertentu tidak lagi penting. Misalnya, ambil semua email yang lebih lama dari enam minggu (atau ambang batas apa pun yang Anda pilih), tandai sebagai sudah dibaca, dan arsipkan.
Untuk email yang tersisa, singkirkan, sekali dan untuk semua.
Ini mungkin memakan waktu beberapa jam, tetapi sebelum Anda menyadarinya, Anda telah mencapai Inbox Zero.
Kotak masuk Anda--dan juga pikiran Anda--telah menjadi rapi. Anda dapat bernafas lega sekarang dan menikmati email lagi.
