Email adalah dokumen paling umum di dunia bisnis. Sayangnya, banyak e-mail yang ditulis dengan sangat buruk sehingga penerima harus berjuang untuk mencari tahu mengapa mereka membaca e-mail dan apa yang harus mereka lakukan.
catatan: untuk mengasah keterampilan mengirim email Anda, daftar ke my buletin mingguan gratis.
tammy rivera tanggal lahir
Inilah metode yang sangat mudah untuk menulis email yang menyelesaikan pekerjaan.
1. Pikirkan keputusan tertentu.
Tujuan dari email adalah selalu untuk mendapatkan penerima (s) untuk membuat keputusan dari beberapa jenis. Kalau tidak, mengapa repot-repot menulisnya?
Karena itu, sebelum Anda menulis sesuatu, tanyakan pada diri Anda: persis keputusan apa yang saya ingin penerima buat?
Seperti semua tulisan bisnis, ketidakjelasan adalah kebalikan dari berguna. Semakin jelas tujuannya, semakin meyakinkan email Anda.
2. Mulailah dengan menulis kesimpulan Anda.
Kesimpulan Anda adalah pernyataan keputusan yang Anda ingin penerima buat, berdasarkan isi email Anda.
Di sekolah, mereka mungkin mengajari Anda untuk memulai dengan perkenalan dan diakhiri dengan kesimpulan. Salah.
Tak seorang pun di dunia bisnis memiliki waktu untuk mengembara melalui pengembangan ide. Jika Anda tidak segera memberi tahu mereka alasan email tersebut, kemungkinan mereka akan melanjutkan.
Jadi Anda mulai dengan kesimpulan Anda. Misalnya, misalkan tujuan Anda adalah membuat bos Anda menyetujui gym internal.
SALAH:
Jim,
Seperti yang Anda ketahui, ketidakhadiran karyawan umumnya diakui sebagai masalah berkelanjutan dengan dampak keuangan yang curam, baik di perusahaan kami maupun di perusahaan lain di industri kami. [yada, yada, yada] Oleh karena itu, kita harus mempertimbangkan untuk mengalokasikan uang untuk pemasangan gym di fasilitas kantor pusat kita.
BAIK:
Jim,
Saya ingin Anda menyetujui pemasangan gym internal.
3. Susun argumen pendukung Anda ke dalam 'potongan-potongan yang dapat dicerna'.
Setelah Anda menyatakan kesimpulan Anda, kumpulkan argumen yang mendukung kesimpulan Anda (yaitu keputusan yang ingin Anda buat). Untuk membuat argumen Anda 'dapat dicerna', bagilah menjadi 'potongan-potongan' kecil, dan sajikan setiap poin dengan format dan struktur kalimat yang serupa.
SALAH:
Menurut laporan pemerintah yang baru-baru ini diterbitkan, kebugaran fisik kelompok sangat penting meskipun sangat sedikit perusahaan yang benar-benar menunjukkan komitmen untuk itu! Banyak perusahaan mengidentifikasi kebugaran fisik sebagai aset kompetitif yang kurang dihargai, tetapi tidak memiliki rencana untuk perbaikan di bidang ini, meskipun kebugaran fisik sangat terkait dengan kesuksesan ekonomi dan pribadi perusahaan dan individu. Saya merasa bahwa jika kita tidak mengatasi masalah kebugaran fisik karena meningkatkan produktivitas di tempat kerja, kita akan tertinggal.
BAIK:
Gym in-house akan:
- Mengurangi absensi.
- Meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.
4. Dukung setiap argumen dengan bukti.
Dikatakan bahwa setiap orang memiliki dua hal: sfingter dan opini. Kecuali Anda memberikan fakta yang mendukung argumen Anda, email Anda menjadi satu raksasa, opini dan oleh karena itu, di mata penerima, Anda mungkin akan tampak seperti satu, raksasa ... yah ..., Anda mendapatkan idenya .
SALAH:
Gym in-house akan mengurangi ketidakhadiran karena orang-orang akan ingin datang bekerja daripada tinggal di rumah dan mereka tidak akan terlalu sakit.
BAIK:
- Mengurangi absensi. Menurut survei National Health Institute terhadap 1.000 perusahaan, perusahaan dengan pusat kebugaran di rumah mengalami ketidakhadiran 20% lebih sedikit daripada mereka yang tidak memiliki fasilitas tersebut.
5. Ulangi kesimpulan Anda sebagai 'ajakan untuk bertindak.'
Di akhir email, nyatakan kembali kesimpulan dengan cara yang memberi penerima langkah berikutnya yang harus diambil penerima, dengan asumsi penerima sekarang setuju dengan kesimpulan Anda, berdasarkan kekuatan argumen dan bukti Anda. Tetap sederhana dan spesifik.
SALAH:
Dukungan Anda untuk proyek ini akan sangat dihargai.
BAIK:
Jika Anda membalas email ini dengan persetujuan Anda, saya akan memulai prosesnya.
berapa kekayaan bersih pasangan fred?
6. Tempelkan manfaat di baris subjek.
Baris subjek Anda (alias 'judul') adalah bagian terpenting dari sebuah email, itulah sebabnya Anda menulisnya terakhir, setelah Anda menuliskan kesimpulan Anda dan argumen serta bukti yang mendukung kesimpulan itu.
Idealnya, baris subjek harus menyelesaikan dua tugas penting: 1) cukup menarik minat penerima sehingga email dibuka dan dibaca, dan 2) menyiratkan kesimpulan yang Anda ingin penerima terima.
Dalam kebanyakan kasus, cara terbaik untuk menyelesaikan kedua tugas adalah dengan merangkum manfaat (atau manfaat) yang akan dihasilkan dari keputusan yang Anda ingin penerima buat.
SALAH:
Subjek: Dampak Kesehatan dari Program Kebugaran Karyawan In-House
BAIK:
Subjek: Bagaimana kita dapat mengurangi ketidakhadiran
Untuk menyelesaikannya, berikut adalah dua email:
SALAH:
Kepada: Jim@Acme.com
Subjek: Dampak Kesehatan dari Program Kebugaran Karyawan In-House
Jim,
Seperti yang Anda ketahui, ketidakhadiran karyawan umumnya diakui sebagai masalah berkelanjutan dengan dampak keuangan yang curam, baik di perusahaan kami maupun di perusahaan lain di industri kami. Gym in-house akan mengurangi ketidakhadiran karena orang-orang akan ingin datang bekerja daripada tinggal di rumah dan mereka tidak akan terlalu sakit. Oleh karena itu, kita harus mempertimbangkan untuk mengalokasikan uang untuk pemasangan gym di fasilitas kantor pusat kita. Dukungan Anda untuk proyek ini akan sangat dihargai.
Jill
BAIK:
Kepada: Jim@Acme.com
Subjek: Bagaimana kita dapat mengurangi ketidakhadiran
Jim,
Saya ingin Anda menyetujui pemasangan gym internal. Ini akan:
- Mengurangi absensi. Menurut survei National Health Institute terhadap 1.000 perusahaan, perusahaan dengan pusat kebugaran di rumah mengalami ketidakhadiran 20% lebih sedikit daripada mereka yang tidak memiliki fasilitas tersebut.
- Meningkatkan produktivitas. Kami memiliki 50% lebih banyak ketidakhadiran daripada perusahaan lain di industri kami, sehingga mengurangi angka tersebut sebesar 20% akan secara otomatis meningkatkan produktivitas kami sebesar 10%.
Jika Anda membalas email ini dengan persetujuan Anda, saya akan memulai prosesnya.
Jill
Serius, mana dari dua email yang menurut ANDA lebih mungkin untuk memajukan agenda Anda?
Suka postingan ini? Jika demikian, daftar untuk buletin Sumber Penjualan gratis .
