Kotak masuk saya sekarang memiliki 93 email, 15 di antaranya belum dibaca. Berapa banyak yang kamu punya?
Selama beberapa tahun terakhir, Inbox Zero telah meningkat sebagai teknik manajemen waktu yang populer. Dikembangkan oleh Merlin Mann, Inbox Zero menganjurkan agar kotak masuk email Anda tetap kosong setiap saat. Pendukung Inbox Zero, membual bahwa mereka lebih unggul dari kita semua. Karena mereka mampu mempertahankan kotak masuk yang kosong, mereka telah mencapai otak yang bersih dan dapat lebih fokus pada hal-hal penting.
Ini membuatku gila. Inbox Zero benar-benar buang-buang waktu. Saya menganggap diri saya ahli dalam beberapa hal di dunia ini, dan manajemen waktu adalah salah satunya. Memiliki kotak masuk yang terkini dan minimal memang berharga, tetapi memastikan kotak masuk saya nol setiap hari adalah pemborosan dan mengganggu.
Berikut adalah lima teknik manajemen waktu yang saya pilih dari Inbox Zero setiap hari dalam seminggu:
1. Bumerang
Boomerang adalah ekstensi Gmail. Ini adalah satu-satunya alat manajemen waktu terbaik yang saya temukan dalam karir profesional saya. Jika Anda menunggu balasan dari email yang Anda kirim, Anda dapat memilih agar email tersebut muncul di bagian atas kotak masuk Anda di lain waktu dan waktu yang Anda pilih, jika Anda belum menerima balasan pada saat itu. Anda juga dapat menulis email kapan saja, dan mengirimkannya di kemudian hari. Saya akan sering menulis email pada jam 11 malam atau 6 pagi, dan menggunakan Boomerang untuk mengirimkannya pada jam kerja, agar tidak mengganggu rekan tim saya.
jordan smith usia suaranya
2. Trello
Trello adalah alat manajemen tugas gratis, tersedia di web dan seluler. Trello memungkinkan Anda untuk memprioritaskan tugas dan membentuk berbagai daftar. Anda dapat memiliki daftar 'To Do Today', daftar 'Call To Make', dan banyak lagi. Pilihannya tidak terbatas.
Anda bahkan dapat meneruskan email apa pun ke Trello. Di dalam papan Trello, klik 'Tampilkan Menu', lalu 'Lainnya', lalu 'Pengaturan email-ke-papan'. Anda akan menemukan alamat email yang unik. Teruskan email apa pun ke alamat email ini dan mereka akan ditambahkan ke papan Trello Anda.
Ini sangat berguna untuk semua email yang sebenarnya merupakan item 'Yang Harus Dilakukan', dan yang tidak selalu sensitif terhadap waktu tetapi ingin Anda alamatkan di beberapa titik.
3. Filter email dan berhenti berlangganan
Keduanya memiliki tujuan yang sama-- lewati kotak masuk. Berhenti berlangganan dari daftar email membutuhkan waktu, tetapi ini adalah penghemat waktu yang luar biasa dan bernilai investasi. Untuk email yang ingin Anda dapatkan tetapi tidak perlu dibaca, seperti kupon ke toko favorit dan milis, siapkan filter email untuk melewati kotak masuk dan langsung membuka label email.
Saya memiliki label yang disebut 'Diskon & Penawaran'. Dengan cara ini, setiap kali saya berada di pasar untuk mendapatkan diskon, saya cukup membuka folder ini dan melihat apa yang tersedia.
4. Daftar Tiga Teratas
Membaca email saat mereka datang benar-benar sewenang-wenang dan reaktif-- kebalikan dari prioritas dan proaktif.
Alih-alih diborgol ke email Anda sepanjang hari, buatlah daftar setiap pagi dengan tiga bisnis teratas dan tiga tugas pribadi teratas yang ingin Anda selesaikan pada akhir hari. Saya menyimpan tiga daftar teratas saya di Trello. Kertas juga berfungsi, seperti halnya tempat lain yang Anda pilih untuk menyimpan daftar. Tugas harus cukup kecil untuk diselesaikan.
Jika Anda harus menulis tinjauan kinerja dan itu akan jatuh tempo dalam seminggu, tiga tugas teratas mungkin menghabiskan 30 menit untuk itu hari ini.
5. Matikan SEMUA notifikasi email
Anda tahu siapa Anda-- jika Anda tidak dapat melakukan percakapan tanpa memeriksa ponsel atau jam tangan, berjanjilah bahwa Anda akan meluangkan waktu 10 menit hari ini dan mematikan notifikasi.
Saya percaya bahwa seharusnya tidak ada notifikasi di laptop, dan hanya notifikasi pesan teks di ponsel. Terus-menerus membuka email hanya untuk membalas segera atau mengeluarkannya dari kotak masuk Anda, bahkan jika Anda akan menggunakan Boomerang untuk menundanya sampai hari lain, memerlukan pengalihan tugas tanpa henti.
Penelitian telah membuktikan bahwa multitasking tidak efisien, dan kita yang dapat fokus pada satu tugas mendapat keuntungan besar. Jika Anda tidak dapat memaksa diri untuk mematikan semua notifikasi, matikan sebanyak mungkin.
perceraian oscar de la hoya
6. Katakan saja tidak
Dan akhirnya, jika semuanya gagal, katakan saja tidak. Ini adalah mitos bahwa Anda harus memenuhi semua permintaan.
Jangan menjadi orang yang kasar dan hantu, tetapi jika Anda memiliki tugas yang sepertinya tidak pernah cukup penting untuk dilakukan minggu ini, beri tahu orang itu bahwa Anda tidak dapat membantu mereka. Atau, cari cara untuk membantu mereka yang membutuhkan waktu lima menit atau kurang dari Anda. Dan, jika Anda mengenal orang lain yang mungkin menghargai kesempatan untuk melakukan tugas tersebut, lihat apakah Anda dapat berkolaborasi dan melibatkan orang lain untuk mengerjakan tugas tersebut.
