Pertemuan yang buruk: Kita semua pernah mengalaminya. Entah itu perencanaan yang buruk, terlalu banyak bicara, atau kurangnya persiapan, pertemuan yang buruk membuang waktu dan uang yang berharga.
Tetapi pendiri dan CEO Amazon Jeff Bezos mungkin telah memecahkan kode untuk membuat rapat menjadi lebih produktif. Melalui surat tahunannya kepada pemegang saham, serta a wawancara baru-baru ini, Bezos memberikan beberapa wawasan tentang apa yang Amazon pertemuan budaya sepertinya.
Semuanya bermuara pada mengikuti tiga aturan sederhana.
Tim 'dua pizza'.
'Kami mencoba membuat tim yang tidak lebih besar dari yang bisa diberi makan oleh dua pizza,' kata Bezos. 'Kami menyebutnya aturan tim dua pizza.'
Jika Anda pernah bertemu dengan terlalu banyak orang, Anda dapat memahami hikmah dalam hal ini. Semakin besar tim, semakin banyak opini--dan semakin sulit untuk mencapai kesimpulan dan membuat keputusan. Dan jika beberapa dari banyak orang itu hanya suka mendengar suara mereka sendiri, rapat Anda pasti akan menghabiskan banyak waktu.
Tetapi dengan aturan tim dua pizza, Anda mendapatkan keseimbangan untuk mendapatkan sudut pandang dan ide yang beragam, sambil tetap gesit dan mudah diatur.
Tidak ada PowerPoint.
'Tidak ada PowerPoint yang digunakan di dalam Amazon,' kata Bezos dengan bangga. 'Seseorang untuk pertemuan itu telah menyiapkan enam halaman ... memo yang terstruktur secara naratif. Ini memiliki kalimat nyata, dan kalimat topik, dan kata kerja, dan kata benda--bukan hanya poin-poin.'
Dalam suratnya baru-baru ini kepada pemegang saham, Bezos merinci pekerjaan yang masuk ke dalam memo ini, yang menurutnya mungkin memerlukan waktu hingga satu minggu atau lebih untuk ditulis dan disempurnakan:
'Memo yang hebat ditulis dan ditulis ulang, dibagikan dengan rekan kerja yang diminta untuk memperbaiki pekerjaan, disisihkan selama beberapa hari, dan kemudian diedit lagi dengan pikiran yang segar. Mereka tidak bisa dilakukan dalam satu atau dua hari.'
sebagai saya rekan Carmine Gallo baru-baru ini menunjukkan, memo seperti ini adalah ide bagus karena otak kita memproses cerita yang bagus jauh lebih baik daripada data keras. Memo naratif semacam itu memberi penulis kesempatan untuk sepenuhnya mengomunikasikan pemikiran di balik ide-ide mereka, dan memberi kesempatan kepada peserta rapat untuk lebih memahami konsep penuh.
Tentu saja, semua itu tidak berarti apa-apa jika peserta rapat tidak mempersiapkan diri, itulah yang membuat aturan ketiga menjadi yang terbaik dari semuanya.
Mulailah dengan diam.
'Kami membaca memo itu, diam-diam, selama pertemuan,' kata Bezos. 'Ini seperti ruang belajar. Semua orang duduk mengelilingi meja, dan kami membaca dalam hati, biasanya sekitar setengah jam, berapa lama pun waktu yang kami butuhkan untuk membaca dokumen itu. Dan kemudian kita mendiskusikannya.'
Anda dapat membayangkan mengapa ini sangat bermanfaat. Berapa kali Anda menghadiri pertemuan penting di mana, terlepas dari niat terbaik Anda, Anda sama sekali tidak siap seperti yang Anda inginkan?
'Sama seperti anak-anak sekolah menengah, para eksekutif akan menggertak melalui rapat, seolah-olah mereka telah membaca memo itu,' kata Bezos. 'Karena kita sibuk. Jadi, Anda harus benar-benar mengukir waktu agar memo dapat dibaca--dan untuk itulah setengah jam pertama pertemuan itu. Dan kemudian semua orang benar-benar membaca memo itu, mereka tidak hanya berpura-pura telah membaca memo itu.'
Bezos memiliki sebelumnya memuji penggunaan ini metode karena itu menjamin perhatian penuh dari semua orang di sana. Selain itu, ini membantu mempersiapkan mereka yang memimpin diskusi semacam itu dengan lebih baik--karena keterampilan dan pemikiran yang terfokus diperlukan untuk menyatukan memo-memo ini. 'Kalimat lengkap lebih sulit untuk ditulis,' jelas pendiri terkenal itu. 'Tidak ada cara untuk menulis enam halaman, memo terstruktur secara naratif dan tidak memiliki pemikiran yang jernih.'
Mempraktikkannya.
Saya telah menggunakan metode ini dalam rapat saya sendiri, dan saya dapat menjamin keefektifannya. Sebagai moderator rapat, Anda dapat yakin bahwa setiap orang memulai dengan dasar yang kuat dan mereka semua berada di halaman yang sama. (Maaf, tidak bisa menolak.)
Tetapi yang terpenting, Anda memberi orang-orang Anda apa yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan terbaik mereka:
Waktu.
berapa tinggi hakim jeanine pirro?
Waktu untuk memahami. Waktu untuk refleksi diperpanjang. Waktu untuk berpikir terfokus.
Semuanya mengarah pada penemuan yang lebih dalam.
Jadi, ingat:
Tim dua pizza. Tidak ada PowerPoint. Mulailah dengan diam.
Ikuti tiga aturan sederhana ini, dan ubah rapat Anda dari buang-buang waktu menjadi sumber ide cemerlang.
