Komunikasi lisan menggambarkan semua jenis interaksi yang menggunakan kata-kata yang diucapkan, dan ini merupakan bagian penting dan integral dari dunia bisnis, terutama di era yang dijuluki era informasi. 'Kemampuan untuk berkomunikasi secara efektif melalui berbicara serta menulis sangat dihargai, dan dituntut, dalam bisnis,' tulis Herta A. Murphy, Herbert W. Hildebrandt, dan Jane Thomas dalam buku mereka Komunikasi Bisnis yang Efektif . 'Mengetahui isi dari area fungsional bisnis itu penting, tetapi untuk menghidupkan ide-ide itu—dalam rapat atau presentasi tunggal—menuntut presentasi lisan yang efektif.' Jenis-jenis komunikasi lisan yang biasa digunakan dalam suatu organisasi meliputi rapat staf, diskusi pribadi, presentasi, wacana telepon, dan percakapan informal. Komunikasi lisan dengan pihak di luar organisasi dapat berupa pertemuan tatap muka, panggilan telepon, pidato, telekonferensi, atau konferensi video.
Keterampilan manajemen percakapan sangat penting bagi pemilik dan manajer usaha kecil yang sering memikul banyak beban di bidang-bidang seperti presentasi klien/pelanggan, wawancara karyawan, dan melakukan rapat. Agar komunikasi lisan menjadi efektif, harus jelas, relevan, bijaksana dalam ungkapan dan nada, singkat, dan informatif. Presentasi atau percakapan yang memiliki ciri-ciri ini dapat menjadi alat yang sangat berharga dalam memastikan kesehatan dan pertumbuhan bisnis. Komunikasi bisnis yang tidak jelas, tidak akurat, atau tidak pengertian, di sisi lain, dapat membuang waktu yang berharga, mengasingkan karyawan atau pelanggan, dan menghancurkan niat baik terhadap manajemen atau bisnis secara keseluruhan.
PRESENTASI LISAN
Presentasi publik umumnya diakui sebagai yang paling penting dari berbagai genre komunikasi bisnis lisan. Seperti halnya semua jenis komunikasi, langkah pertama dalam mempersiapkan pidato atau sambutan publik adalah menentukan maksud/sasaran penting dari komunikasi tersebut. Seperti yang dicatat oleh Hildebrandt, Murphy, dan Thomas, presentasi bisnis cenderung memiliki salah satu dari tiga tujuan umum: membujuk, menginformasikan atau menginstruksikan, atau menghibur. Dari tujuan tersebut akan muncul ide-ide pokok yang akan dituangkan dalam presentasi. Ide-ide ini harus diteliti secara menyeluruh dan disesuaikan dengan kebutuhan audiens.
Ide-ide tersebut kemudian harus diatur untuk memasukkan pendahuluan, isi atau teks utama, dan ringkasan atau kesimpulan. Atau, seperti pepatah lama tentang berpidato, 'Beri tahu mereka apa yang akan Anda katakan kepada mereka, beri tahu mereka, dan beri tahu mereka apa yang Anda katakan kepada mereka.' Pendahuluan harus menarik minat pendengar dan menetapkan tema sisa presentasi. Bagian utama harus berkonsentrasi pada titik-titik penekanan. Kesimpulan harus menyatakan kembali poin-poin kunci dan meringkas pesan menyeluruh yang sedang disampaikan.
istri dan anak tommy lee jones
Alat bantu visual dapat menjadi komponen yang berguna dari beberapa presentasi. Baik itu diproyeksikan dari PC, ditampilkan di papan tulis, papan tulis, atau alat bantu visual flip chart harus bermakna, kreatif, dan menarik untuk membantu pembicara menyampaikan pesan. Kunci keberhasilan penggunaan alat bantu visual adalah bahwa mereka harus mendukung tema presentasi, membantu penyampaiannya tetapi melakukannya tanpa mengurangi dengan menjadi ceroboh, rumit, atau bahkan terlalu menghibur.
Setelah presentasi telah diatur dan alat bantu visual telah dipilih, pembicara harus melatih presentasi dengan keras dan merevisi sesuai kebutuhan agar sesuai dengan batasan waktu, dan untuk memastikan cakupan menyeluruh dari poin utama. Mungkin membantu untuk berlatih di depan cermin atau di depan teman untuk mendapatkan kepercayaan diri. Presentasi lisan yang baik akan mencakup frase transisi untuk membantu pendengar bergerak melalui materi, dan tidak akan terlalu panjang atau teknis. Penting juga bagi pembicara untuk mengantisipasi pertanyaan yang mungkin dimiliki audiens dan memasukkan informasi tersebut dalam presentasi atau bersiap untuk menjawabnya dalam sesi tanya jawab di akhir presentasi. Presentasi yang profesional dan ramah adalah kunci lain untuk komunikasi yang efektif, apakah pengaturannya adalah konferensi, jamuan makan, makan siang liburan, atau retret manajemen. 'Ketahuilah bahwa ketika Anda berbicara di sebuah acara bisnis, Anda mewakili perusahaan Anda dan kantor Anda di perusahaan itu,' kata Steve Kaye dalam Solusi IIE . 'Gunakan acara ini sebagai kesempatan untuk mempromosikan niat baik. Hindari keluhan, kritik, atau kontroversi. Ini akan mengasingkan penonton dan menghancurkan kredibilitas Anda dengan cepat. Sebaliknya, bicarakan apa yang ingin didengar audiens. Puji tuan rumah Anda, hormati acaranya, dan pujilah para hadirin. Pancarkan kesuksesan dan optimisme.'
Presentasi lisan dapat disampaikan secara extemporaneously (dari garis besar atau catatan); dengan membaca dari sebuah naskah; atau dari ingatan. Pendekatan ekstemporer sering disebut-sebut sebagai metode yang memungkinkan pembicara melakukan kontak mata dan mengembangkan hubungan baik dengan audiens sekaligus menyampaikan informasi terkait. Membaca dari sebuah manuskrip lebih sering digunakan untuk komunikasi yang lebih panjang dan/atau mendetail yang mencakup banyak hal. Sedangkan hafalan biasanya hanya digunakan untuk diskusi singkat dan/atau informal.
Penyampaian presentasi lisan yang efektif membutuhkan pembicara untuk mempertimbangkan nada, kecepatan, dan volume vokalnya. Penting untuk memasukkan perubahan dalam nada vokal untuk menambah penekanan dan menghindari monoton. Juga membantu untuk memvariasikan kecepatan berbicara dan memasukkan jeda untuk memungkinkan pendengar merenungkan elemen-elemen spesifik dari keseluruhan pesan. Menemukan volume yang tepat sangat penting untuk keberhasilan presentasi juga. Terakhir, pembicara harus berhati-hati untuk tidak menambahkan kata atau suara asing—seperti 'um,' 'Anda tahu', atau 'oke'—di antara kata atau kalimat dalam presentasi.
Unsur nonverbal seperti postur, gerak tubuh, dan ekspresi wajah juga merupakan faktor penting dalam mengembangkan keterampilan komunikasi lisan yang baik. 'Penampilan luar Anda mencerminkan suasana hati Anda,' Hildebrandt, Murphy, dan Thomas menegaskan. 'Jadi postur yang baik menunjukkan ketenangan dan kepercayaan diri; berdiri tidak dengan perhatian kaku atau dengan sikap santai yang menutupi podium, tetapi tegak dengan berat badan Anda yang kira-kira merata di setiap kaki.' Beberapa gerakan mungkin berguna untuk menarik perhatian pendengar atau untuk meningkatkan penekanan, tetapi perpindahan atau mondar-mandir yang konstan harus dihindari. Demikian pula, gerakan tangan dan lengan dapat digunakan untuk menunjuk, menggambarkan, atau menekankan, tetapi mereka harus bervariasi, diatur dengan hati-hati, dan disesuaikan dengan audiens. Terakhir, pembicara yang baik harus sering melakukan kontak mata dengan audiens, membiarkan ekspresi wajah mereka menunjukkan minat mereka pada ide yang mereka presentasikan, dan berpakaian dengan cara yang sesuai untuk acara tersebut.
Pemilik usaha kecil mencerminkan populasi umum dalam antusiasme mereka untuk berbicara di depan umum sangat bervariasi untuk individu ke individu. Beberapa pengusaha menikmati pusat perhatian dan berkembang dalam pengaturan yang membutuhkan presentasi publik (formal atau informal). Yang lain kurang mahir berbicara di depan umum dan menghindari ditempatkan dalam situasi seperti itu. Tetapi konsultan bisnis mendesak pengusaha untuk memperlakukan presentasi publik dan keterampilan komunikasi lisan sebagai alat yang berpotensi sangat berharga dalam pertumbuhan bisnis. 'Anda dapat mempertimbangkan untuk menyewa pelatih presentasi atau menghadiri lokakarya tentang presentasi bisnis,' saran Kaye. 'Layanan ini dapat menunjukkan kepada Anda bagaimana memaksimalkan dampak Anda saat berbicara. Bahkan, mempelajari keterampilan seperti itu berfungsi sebagai investasi jangka panjang di masa depan Anda sebagai pemimpin yang efektif.'
BIBLIOGRAFI
Hardingham, Alison. 'Dibebankan dengan Niat.' Manajemen Orang . 30 Maret 2000.
Holmes, Godfrey. 'Kesalahan Taktis.' Akuntansi . Juni 2000.
Kay, Steve. 'Membuat Dampak dengan Gaya: Tips Presentasi untuk Pemimpin.' Solusi IIE . Maret 1999.
Murphy, Herta A., Herbert W. Hildebrandt, dan Jane P. Thomas. Komunikasi Bisnis yang Efektif . Edisi ketujuh. McGraw-Hill, 1997.
Rosenbaum, Bernard L., 'Teknik Presentasi.' Penjual Amerika . Januari 2005.
