Sedikit Kurang Percakapan

Kapan? terakhir kali Anda menjadwalkan pertemuan dan mengundang delapan orang, bukan tiga orang yang benar-benar perlu hadir hanya karena Anda tidak ingin ada yang merasa ditinggalkan?

Kapan terakhir kali Anda mengirim e-mail ke seluruh perusahaan yang mengatakan sesuatu seperti, 'Hei, perhatian peminum kopi: Jika Anda menghabiskan pot, buat lagi!' meskipun sebenarnya hanya ada satu orang yang melanggar aturan ini (dan dia adalah salah satu pendiri Anda)?

Kapan terakhir kali Anda terlibat dalam diskusi panjang tentang palet warna untuk brosur baru dengan seorang programmer, yang tidak ada hubungannya dengan brosur tetapi yakin tahu bahwa dia tidak suka oranye?

Ini adalah gejala penyakit umum: terlalu banyak komunikasi .

Sekarang, kita semua tahu bahwa komunikasi sangat penting, dan banyak masalah organisasi disebabkan oleh kegagalan berkomunikasi. Kebanyakan orang mencoba memecahkan masalah ini dengan meningkatkan jumlah komunikasi: cc'ing semua orang di e-mail, mengadakan pertemuan panjang dan mengundang seluruh staf, dan meminta dua sen setiap orang sebelum menerapkan keputusan.

Tetapi biaya komunikasi bertambah lebih cepat dari yang Anda kira, terutama pada tim yang lebih besar. Apa yang digunakan untuk bekerja dengan tiga orang di garasi semua berbicara satu sama lain tentang segala sesuatu tidak bekerja ketika jumlah kepala Anda mencapai 10 atau 20 orang. Setiap orang yang tidak perlu hadir dalam pertemuan itu membunuh produktivitas. Setiap orang yang tidak perlu membaca email itu akan terganggu olehnya. Pada titik tertentu, overcommunicating saja tidak efisien.

Ini adalah masalah yang sangat berbahaya bagi perusahaan rintisan yang tumbuh cepat. Ketika Anda masih sangat kecil dan baru memulai, Anda tidak memiliki banyak orang, jadi menjaga semua orang dalam lingkaran dalam segala hal tidak membutuhkan banyak waktu. Namun seiring bertambahnya usia, jumlah orang yang berpotensi terlibat dalam diskusi tertentu meningkat, dan jumlah hal yang Anda lakukan sebagai perusahaan meningkat, dan jumlah waktu yang dapat Anda buang untuk berkomunikasi secara berlebihan menjadi masalah serius.

Ketika perusahaan berkembang, orang-orang di dalamnya mulai berspesialisasi. Pada titik seperti itu, beberapa manajer akan menyimpulkan bahwa mereka memiliki masalah 'menjaga semua orang pada halaman yang sama'. Tetapi seringkali apa yang sebenarnya mereka miliki adalah 'menghentikan orang untuk ikut campur ketika sudah ada cukup banyak orang pintar yang mengerjakan sesuatu'.

kekayaan bersih kelly evans cnbc

Bukannya Bob di Akuntansi tidak memiliki sesuatu yang berguna untuk dikatakan tentang fotografi untuk kampanye iklan baru. Ya, Bob memiliki gelar master dalam seni rupa. Ya, Bob adalah seorang fotografer amatir. Dan mungkin dia bahkan memiliki selera yang lebih baik daripada orang-orang di bidang pemasaran. Namun, Bob tidak boleh memberi tahu manajer pemasaran apa yang harus dilakukan, karena itu tidak efisien. Bahkan, itu sangat tidak efisien.

Biaya overkomunikasi dalam organisasi disempurnakan oleh Fred Brooks dalam bukunya tahun 1975, Bulan Manusia Mitos . Brooks membantu menjalankan proyek OS/360 di IBM, membangun sistem operasi raksasa untuk mainframe perusahaan. Pada masa itu, komputer adalah mesin besar, seukuran ruangan, berpendingin air, terkadang dengan memori utama 256.000 byte yang sangat besar. OS/360 mungkin merupakan proyek perangkat lunak terbesar yang pernah dicoba pada saat itu. Dan itu adalah secara monumental terlambat.

Setiap kali beberapa aspek proyek terlambat dari jadwal, IBM menugaskan beberapa orang lagi untuk tugas tersebut. Dan apa yang Brooks perhatikan, yang masih mengejutkan orang, adalah bahwa ini tidak berhasil. Pengamatannya kemudian dikenal sebagai Hukum Brooks: Menambahkan orang ke proyek yang terlambat cenderung membuatnya berjalan lebih lambat.

Baca kalimat itu lagi, karena tidak intuitif. Brooks menemukan bahwa menambahkan orang ke sebuah proyek akan membuatnya jauh di belakang jadwal .

Bagaimana itu bisa terjadi? Nah, ketika Anda menambahkan orang baru ke tim, orang itu perlu berkomunikasi dan berkoordinasi dengan semua orang lain di tim. Ini tidak terdengar seperti masalah besar, tapi memang begitu. Anak baru itu tidak tahu apa yang sedang terjadi, jadi orang lain dalam tim -- seseorang yang minggu lalu melakukan pekerjaan produktif -- harus menghentikan pekerjaannya dan menunjukkan kepada pemula ini caranya.

Semakin besar tim, semakin buruk hasilnya. Ketika Anda memiliki tim yang terdiri dari satu orang, Anda tidak memiliki persyaratan komunikasi. Tidak ada.

Tambahkan orang kedua, dan sekarang Anda memiliki satu koneksi: Adam dan Mary harus berbicara satu sama lain sesekali.

apa itu suku vanessa hudgens?

Sekarang tambahkan orang ketiga, katakanlah, Srinivas, dan tiba-tiba kita beralih dari satu koneksi menjadi tiga, karena Srinivas harus berbicara dengan Adam dan Mary.

Tambahkan orang keempat. Saya kehabisan nama di sini untuk membantu saya -- OK: Britney. Jika kita menambahkannya, dan dia perlu berkoordinasi dengan mereka semua, Anda mendapatkan enam koneksi.

Untuk kecenderungan matematis, rumusnya adalah jika Anda memiliki n orang di tim Anda, ada (n^dua-n)/2 koneksi. Bagan ini menggambarkan bagaimana ini menjadi masalah:

Seperti yang Anda lihat, biaya komunikasi mulai meningkat cukup cepat sampai, dalam tim besar, semua orang hanya punya waktu untuk berkoordinasi dengan orang lain -- dan tidak ada yang menyelesaikan pekerjaan. Pada tahun 2006, Moishe Lettvin, mantan programmer di Microsoft, menulis sebuah posting blog yang menjelaskan tahun yang dia habiskan untuk mengoordinasikan daftar item yang akan ditampilkan pada satu menu di Windows Vista -- menu yang Anda gunakan untuk mematikan komputer Anda. (Lihat Crapfest Mematikan Windows .) Lettvin memperkirakan bahwa 43 orang semuanya memiliki suara dalam merancang menu yang satu ini. 43! Dengan rumus Brooks, itu berarti mengelola 903 koneksi. Lettvin mengatakan dia menghabiskan begitu banyak waktu untuk tugas koordinasi sehingga, dalam 12 bulan, dia menghasilkan kurang dari 200 baris kode.

Sebagai bos, Anda perlu merancang cara untuk mengurangi jalur komunikasi. Hilangkan milis di seluruh perusahaan -- atau setidaknya kenakan biaya ,50 untuk mengirimnya. Berhenti mengadakan rapat besar. Anda membutuhkan budaya di mana orang tidak tegang karena mereka tidak diikutsertakan dalam rapat, yang berarti Anda membutuhkan budaya yang menghargai orang karena melakukan pekerjaan mereka dan tidak suka ikut campur dalam pekerjaan orang lain.

Dan pada setiap proyek, tetapkan satu orang untuk memastikan bahwa komunikasi terjadi -- tetapi hanya komunikasi yang tepat. Jika tidak, tim hanya akan mulai mengadakan pertemuan panjang dengan semua orang di sana dan, sejujurnya, orang-orang akan bersosialisasi, dan berbicara, dan berdebat tentang hal-hal yang tidak terlalu mereka pedulikan hanya untuk mendengar suara mereka sendiri.

Saya pikir ini mungkin salah satu kasus di mana gaya manajemen tahun 1950-an yang lama secara tidak sengaja mendapatkan sesuatu yang benar. Di perusahaan-perusahaan bergaya General Motors itu, mereka setidaknya memiliki gagasan tentang bagaimana informasi diperlukan untuk naik dan turun dengan rapi, bagan organisasi yang teratur, yang menunjukkan sedikit pengakuan bahwa jawaban yang benar bukanlah bahwa setiap orang dalam organisasi perlu memperhatikan semuanya.

Ketika Anda memulai perusahaan Anda, Anda mungkin melakukan komunikasi yang baik. Semua orang saling menceritakan semuanya. Dan pelanggan Anda menyukainya, karena ketika mereka menelepon untuk menanyakan tentang pesanan pembelian mereka, semua orang tahu di mana itu. Namun seiring bertambahnya usia, Anda tidak dapat terus memberi tahu semua orang tentang setiap pesanan pembelian, jadi Anda harus menciptakan sistem komunikasi khusus sehingga orang yang tepat mengetahuinya dan tidak ada orang lain. Bukan karena itu rahasia. Karena itu buang-buang waktu.

Joel Spolsky adalah salah satu pendiri dan CEO Fog Creek Software dan pembawa acara blog populer Joel on Software. Untuk arsip kolomnya, buka www.inc.com/author/joel-spolsky .