Setelah bekerja dengan perusahaan rintisan dan perusahaan besar selama lebih dari 25 tahun, saya telah melihat para eksekutif begitu terpikat dengan visi masa depan mereka yang 'mengganggu', mereka mengabaikan rencana jangka pendek yang membuat segalanya berjalan. Saya juga melihat para pemimpin begitu fokus pada implementasi sehingga mereka kehilangan tujuan dan strategi mereka.
Kesuksesan sejati terjadi ketika Anda menggabungkan gambaran besar dengan tindakan nyata. Sebuah perusahaan manufaktur menengah yang baru-baru ini bekerja dengan saya, misalnya, ingin membuat strategi bisnis. Tantangannya adalah bahwa para pemimpin mereka memiliki begitu banyak proyek, orang-orang hampir tidak punya waktu untuk bertemu bersama untuk merumuskan rencana mereka. Tim eksekutif akhirnya bertemu dan membuat daftar peluang prioritas utama mereka untuk tahun ini. Kami kemudian melihat mereka dengan lensa strategis baru -- alih-alih menguraikan 'rencana', mereka mendefinisikan 'piagam' proyek untuk masing-masing. Dengan melakukan itu, mereka dapat melangkah mundur dan melihat portofolio peluang mereka dengan lensa baru yang membantu mereka memprioritaskan kembali fokus mereka dan memberikan pendanaan untuk proyek-proyek dengan keuntungan terbesar.
Piagam proyek adalah dokumen yang sangat singkat, idealnya satu halaman, yang mencantumkan tujuan Anda secara keseluruhan dan faktor keberhasilan untuk mencapainya. Ini pada dasarnya adalah lembar contekan yang membuat Anda dan tim Anda tetap fokus pada apa yang paling penting dari waktu ke waktu.
Saat membuat piagam proyek Anda, pertimbangkan kategori dan pertanyaan ini:
- Apa tujuan Anda secara keseluruhan? (Apa masalah atau peluang utama yang akan Anda tangani?)
- Apa ruang lingkupnya? (Apa yang akan Anda lakukan versus tidak secara eksplisit dilakukan sebagai bagian dari proyek?)
- Siapa yang terlibat? (Orang atau kelompok apa yang harus dilibatkan, dan peran apa yang mereka mainkan?)
- Apa kasus bisnisnya? (Apa keuntungan finansial atau manfaat lain yang akan diberikan proyek kepada organisasi, pelanggan, atau pemangku kepentingan lainnya?)
- Apa ukuran keberhasilannya? (Metrik terukur apa yang akan Anda gunakan untuk menilai keberhasilan?)
- Sumber daya apa yang dibutuhkan? (Apa dana, waktu, bahan, atau sumber daya lain yang dibutuhkan?)
- Apa timelinenya? (Apa fase atau tonggak utama?)
- Apa risikonya? (Hambatan apa yang mungkin menghalangi kesuksesan?)
- Apa saja faktor keberhasilannya? (Apa yang harus dilakukan atau diterapkan untuk memastikan kesuksesan?)
Anda dapat dengan mudah mengubah pertanyaan agar sesuai dengan kebutuhan Anda dengan menambahkan atau mengganti beberapa pertanyaan yang tercantum di atas.
Piagam proyek adalah alat strategis untuk mengomunikasikan apa yang Anda lakukan dan bagaimana caranya, tanpa tersesat. Para pemimpin terbaik melibatkan tim mereka dalam membangun piagam dari awal karena mereka tahu bahwa orang-orang mendukung apa yang mereka bantu ciptakan.
